Se deben reportar las retenciones asumidas en los Medios Magnéticos?

A la fecha en que nos encontramos (Abril de 2006), son muchas las empresas y personas naturales a quienes les ha quedado claro suministrar un reporte especial de medios magnéticos, por el solo hecho de haber sido agentes de retención durante el pasado año 2005 y sin que se deba tomar en cuenta ningún otro requisito:

• sus niveles de ingresos a dic. de 2004
• si es entidad con o sin ánimo de lucro
• si es grande contribuyente o no
• si fue una persona jurídica que apenas se constituyó durante el 2005
• etc…

Corresponde suministrar a la DIAN, en un reporte especial de medios magnéticos que se empieza a vencer en Mayo de 2006, con el detalle sobre tales retenciones en la fuente (si aun tienes dudas al respecto, consulta nuestro editorial  “Todos lo que hicieron RTF en el 2005 reportarán Medios Magnéticos a la DIAN” e igualmente visita este otro link de la DIAN)

En efecto, la resolución 10147 de oct de 2005 (modificada con la resolución 12466 de dic de 2005) indica que todos los que fueron agentes de retención durante el 2005 deben suministrar los datos sobre nombres y apellidos, nits, direcciones, valores bases y valores de las retenciones practicadas a título de renta y a título de IVA (de esta última solo las practicadas a responsables del IVA en el régimen común).

No se deberá suministrar información por las retenciones que se practicaron a título de IVA a responsables del Impuesto en el Régimen Simplificado, ni tampoco las que se practicaron a título del Impuesto de Timbre, a pesar que las mismas también quedaban denunciadas en las declaraciones mensuales que se presentaron a la DIAN durante el 2005.

Se entiende que los valores por retenciones a titulo de Renta y de IVA practicadas durante 2005 y que se incluirán en el reporte de medios magnéticos deben coincidir en “su totalidad” con los valores que se llevaron a lo largo del año en las declaraciones de retenciones del año 2005.

En pocas palabras, es valido decir que el reporte será como el equivalente de los “anexos” a tales declaraciones, anexos que nunca se presentan con las declaraciones cuando se reportaron ante los bancos o a través del Internet en el portal de la DIAN, gracias al reporte exigido por la DIAN es como si en últimas la DIAN misma terminara conociéndolos

Nota: si quieres conocer el material educativo que hemos preparado para ti, que ilustra paso a paso como cumplir con esta importante obligación Tributaria durante el presente año 2006, consulta nuestro producto “Actualizate en medios magnéticos”)

Sobre este reporte, nos surgen un par de dudas…

1. ¿Se deben suministrar incluso los datos de aquellas Retenciones en la Fuente que fueron simplemente “asumidas” por el agente retenedor, es decir, que no fueron descontadas efectivamente al sujeto pasivo en el momento del pago pero que sí fueron incluidas en las declaraciones que mensualmente se presentaron y pagaron a la DIAN a lo largo del 2005?
2. Si el reporte de medios magnéticos exige reportar las “bases” sobre las cuales se practicó la respectiva retención en la fuente (a titulo de renta y de IVA), ¿Cuál sería la “base” en el caso de las Retenciones en la Fuente a título de Renta practicadas sobre los “salarios”, sabiendo que mensualmente cuando se practica retención a un asalariado el total de sus “pagos laborales” es depurado hasta llegar un “sueldo gravable”? ¿Se reporta como “base” ese “total de pagos laborales del mes” o solamente el  “sueldo gravable”?

1. Las retenciones “asumidas” sí se deben reportar

Para responder a la primera pregunta, es valido decir que no importa si la retención practicada, declarada y pagada a lo largo del año 2005 en cualquiera de los formularios mensuales de dicho periodo era una “retención asumida”, aun así las “retenciones asumidas” sí se deben incluir en el reporte de medios magnéticos, se debe recordar que aunque la retención haya sido “asumida” por el agente retenedor, ello no desvirtúa el hecho de que el beneficiario del pago sí percibió un “ingreso” Tributario durante el 2005 (y que se reportaría como la “base” sobre la cual se practicó la retención).

Lo anterior se ratifica cuando se estudia el concepto de la DIAN 42076 de julio de 2004 el cual indica que aun sobre las “retenciones asumidas”, el agente de retención debe cumplir con expedirle su respectivo certificado anual a que se refiere el art. 381 del ET, por lo tanto el valor retenido también se debe incluir en el reporte de medios magnéticos.

Debe recordarse que una de las principales intenciones de la DIAN al exigir el reporte de las retenciones practicadas a terceros es justamente conocer cuantos “ingresos” fueron los que percibió un determinado sujeto pasivo de parte de su agente retenedor, y con eso evaluar qué tanto ha cumplido con las Obligaciones Tributarias que se le desprenden de haber percibido tales “ingresos”.

Nota: la “base” que se suministra en el reporte de medios magnéticos es justamente aquella sobre la cual se hizo la retención, y sin importar que a ese mismo sujeto pasivo se le hayan hecho más pagos durante el año los cuales no hayan dado base para hacerle retención.

2. La “base” en el caso de las retenciones por salarios sería el “salario gravable”

La “base”  a reportar en el medio magnético como base sobre la cual se practicaron Retenciones por salarios sería justamente el valor del “salario gravable” al que se llegaba mensualmente cuando se hacía la depuración a los salarios del trabajador a quien se practicó la retención en la fuente y no el valor de sus “pagos laborales brutos totales  mensuales”  que percibía a lo largo del 2005 (si quieres aprender más sobre esa depuración, consulta nuestro editorial “Definiendo si un salario está sujeto s retencion en la fuente durante 2006”)

Frente a este hecho, es claro suponer que tal “base” así reportada no le dará a la DIAN la verdadera idea de todo lo que en verdad percibió como ingreso laboral un trabajador en el año 2005 y muchos asalariados no van a poder ser rastreados en cuanto a sus ingresos laborales totales obtenidos durante dicho año.

La única forma en que tal información le podría llegar a la DIAN es cuando el agente de retención, a parte de tener que suministrar la información de las retenciones practicadas durante el 2005 (literal “b” del art.631 del ET), esté también obligado a suministrar la información sobre “costos y gastos” en que incurrió en el año 2005 (literal “e” del art.631 del ET), en este reporte se deben detallar a los beneficiarios a quienes se les hicieron pagos que acumularon en el año 2005 más de $1.000.000, y si se trata de “asalariados”, solo se reportan cuando superen los $25.000.000 (véase el parágrafo 1 del art.4 de la resolución 10147 de oct de 2005; al respecto también conviene estudiar nuestro editorial anterior “Cuales entidades reportarán medios magnéticos durante 2006?” ).