Se expone a una sanción si los libros oficiales no permanecen actualizados

El decreto 2649/93, en su art.56, exige que las operaciones económicas de un determinado mes, sean registradas en los libros oficiales a más tardar dentro del mes siguiente al de su ocurrencia, muchos colegas tienen la costumbre de dejar el proceso de registro de libros oficiales para varios meses después de que han transcurrido las operaciones.

En esta ocasión queremos hacer memoria de una norma tributaria que aun está vigente y que nos pone de relieve la importancia de que los libros oficiales permanezcan asentados en forma oportuna: el art.9 del decreto 1000 de abril de 1997 reglamenta los procesos de solicitud de devolución de saldos a favor de un contribuyente origine en sus declaraciones de IVA o en sus declaraciones de renta.

El mencionado artículo establece lo siguiente:

ARTÍCULO 9. VERIFICACIÓN DENTRO DEL PROCESO DE DEVOLUCIÓN OCOMPENSACIÓN. Para la verificación y control de las devoluciones o compensaciones de que trata el artículo 856 del Estatuto Tributario, la Administración competente podrá solicitar la exhibición de los registros contables y los respectivos soportes, con el fin de constatar la existencia de las retenciones, impuestos descontables o pagos en exceso que dan lugar al saldo solicitado en devolución o compensación.
Esta verificación podrá realizarse sobre la contabilidad del solicitante y sobre la de quienes figuren como sus proveedores o agentes de retención.
PARÁGRAFO. La exhibición de los documentos solicitados dentro de esta verificación, deberá hacerse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha en que elfuncionario comisionado lo solicite por escrito.
(los resaltados son nuestros)

No solo quien declaró un saldo a favor en sus declaraciones de IVA o de renta, y que pretende que la DIAN se lo devuelva,  es quien debe tener oportunamente registradas sus operaciones en sus propios libros de contabilidad, sino que también quienes fueron sus proveedores o agentes de retención lo deben hacer.

Ejemplo aclaratorio

Si la empresa XYZ s.a. es agente de retención del IVA a personas del régimen común, la empresa no podrá darse cuenta:

• Si las empresas a las que practicó retenciones de IVA se les formaron o no saldos a favor en las declaraciones de IVA que les presentan a la DIAN
• Si las empresas a las que en efecto sí se les formaron saldos a favor en sus declaraciones de IVA han procedido o no a solicitarle en devolución a la DIAN dicho saldo a favor.

La DIAN podrá exigir, en cualquier momento (y por razón de ser el agente de retención del IVA de una empresa que entró a solicitar devoluciones de saldos a favor; Ver art.850 a 865 del ET), exhibir sus libros oficiales.

Solo se tendría hasta el día hábil siguiente a la fecha en que se lo soliciten por escrito los libros oficiales para poder responder a tal exigencia. Si en tal evento se revela que las operaciones que deberían estar registradas en los libros tienen atraso de más de 4 periodos mensuales, la DIAN impondría las sanciones relacionadas (ver art.654 a 656 del ET).