Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De acuerdo a lo que se había indicado en su circular 100-04 de diciembre 28 de 2007, desde el pasado 13 febrero de 2008 la Supersociedades ha habilitado en su portal de Internet (www.supersociedades.gov.co) una pestaña en la parte superior con la cual se puede efectuar lo que se denominarán los procesos de “registro y actualización de datos” y “obtención y activación de mecanismos de firma digital”, procesos que se deben cumplir entre el 18 de febrero y el 14 de marzo de 2008 (el primero); y entre el 13 de marzo y 14 de abril de 2008 (el segundo; véase el numeral 2 de la circular 100-04 de diciembre 28 de 2007, y el anexo técnico de dicha circular; consulta también nuestro editorial anterior: Supersociedades establece nuevas condiciones para la entrega de los Estados financieros por el año 2007).
El nombre de dicha pestaña es “Registro de sociedades y certificado digital”. Cuando se navega por dicha pestaña, lo que permite es que cualquier persona vinculada a la sociedad obligada a suministrar información del año 2007, introduzca el Nit de la sociedad y una cuenta de correo electrónico cualquiera (Nota: para enterarse de si alguna sociedad está o no obligada a suministrar la información del 2007, en el home de la página de Internet de la Supersociedades, y en su parte superior, se ha habilitado por estos días unas casillas especiales que permiten, con el nit de la sociedad, hacer la respectiva consulta).
A esa cuenta de correo electrónico, la Supersociedades (desde una cuenta llamada webmaster@supersociedades.gov.co) le hará llegar un correo (el cual se advierte que puede llegar a quedar como un “spam”, lo cual se debe tomar en cuenta para que se revise entonces esa carpeta de los “spam” antes de pensar que no ha llegado el respectivo correo).
En dicho correo, se suministrará el dato sobre una dirección de Internet especial en la cual se podrá diligenciar algunos datos básicos de la sociedad y el usuario que esté navegando allí podrá autoasignarse una clave o contraseña especial. Con dicha clave ingresará a la pestaña “Registro de sociedades y certificado digital, y en ese caso, ya se le dejaría actualizar otros datos básicos de la sociedad como son direcciones urbanas, direcciones de correos electrónicos y teléfonos fijos.
(Nota: con esa misma clave o contraseña será como luego se podrá entregar, por el portal de Internet de la Supersociedades, el archivo con la información financiera, archivo que debe quedar trabajado con el nuevo software “Storm”; es decir, que a diferencia de lo que sucedió en años anteriores, esta vez la Supersociedades no dará a conocer esa contraseña en un oficio que antes se hacía llegar en papel a cada sociedad sino que será en el proceso que acabamos de describir cuando cada sociedad se autoasignará su propia contraseña).
Cuando se están diligenciado esos otros datos básicos de la sociedad, y solo en el caso de las sociedades vigiladas y controladas (es decir, dejando por fuera a las simplemente inspeccionadas), la persona podrá iniciar el proceso de registro de datos básicos del representante legal, contador y Revisor Fiscal a quienes se les emitirá el mecanismo de firma digital.
(Nota: de acuerdo a lo que nos confirmó el pasado martes 12 de febrero de 2008 la Dra. Sor Esperanza Sanabria, Directora de Informática y Desarrollo de la Supersociedades, en el marco de nuestra Gran Jornada de Actualización 2008, es cierto, como lo dijimos en un editorial anterior, que si un mismo contador o Revisor Fiscal está al servicio de varias sociedades reportantes, en ese caso se le emitirá un certificado distinto por cada distinta sociedad a la cual esté prestando sus servicios).
Esa misma persona que diligenció los datos básicos del representante legal, del contador y del Revisor Fiscal, será la que luego ingresará hasta la dirección https://ar.certicamara.com, y allí, usando tres nombres de “usuario” especial que le han asignado (uno para el REPresente legal, otro para el CONtador y otro para el REvisor Fiscal), y digitando la misma clave o contraseña que mencionamos en uno de los pasos anteriores, se le permitirá entonces descargar tres archivos especiales que corresponden a los archivos de las “firma digitales” para cada uno de esos tres funcionarios de la empresa que firmarán digitalmente la cerftificación de los Estados financieros (el nombre de ese archivo de “firma digital” puede ser por ejemplo REP8000001301.p12).
Y al descargarlos, esa misma persona les podrá asignar la contraseña especial con la que luego se puede seguir manipulando dicho archivo de firma digital (al estilo de cómo funciona el mecanismo de Firma digital de la DIAN)
Llegando a este punto, debe entenderse entonces que esa persona que descargó los tres archivos de “firma digital”, y que les asignó sus contraseñas especiales, se los tiene luego que pasar al representante legal, al contador y al Revisor Fiscal para que ellos puedan ser los que, cuando ya esté elaborado en Word el documento de la certificación de estados Financieros (documento al cual puede ponérsele cualquier nombre pero cuidando que su extensión sea “.doc” y no “.docx” que es la que le pone el Word 2007; consulta un editorial anterior al respecto), hacer que dicho documento quede firmado digitalmente (para ello deben utilizar el software certifirma 4.0).
Todos los pasos antes comentados han quedado ilustrados en las láminas de Power Point que la propia Superintendencia de Sociedades ha puesto en su portal de Internet desde el pasado 12 de febrero de 2008, láminas que recomendamos descargar y estudiar detenidamente.
Conforme a lo que hemos descrito, se pone en evidencia que este proceso de actualización de datos de las sociedades y la obtención de las firmas digitales para sus representantes legales, contadores y Revisores Fiscales es un proceso que puede tener el riesgo de verse trastornado, pues no es confiable que una misma persona sea la que tenga la posibilidad de apoderarse (incluso sin ser verdadero miembro de la empresa pues el portal de Internet de la Supersociedades no hace ninguna verificación en este punto) de los tres certificados de firma digital con lo cual se pueden llegar a cometer fraudes.
Definitivamente, el proceso sería más seguro si en lugar de ser una misma persona la que descargue los tres certificados de firma digital, se dejara que fuese directamente el representante legal, el contador y el Revisor Fiscal, quienes con alguna información que les llegue hasta sus propias cuentas de correo electrónico, sean los únicos que descarguen y utilicen el mecanismo de firma digital (pues así es como funciona el mecanismo que por ejemplo emite la DIAN). Habrá que esperar para ver si no se presentan inconvenientes con estos procesos.
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