Seguridad Social: importancia de definir partidas salariales y no salariales

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  • Publicado: 27 julio, 2015

Seguridad Social: importancia de definir partidas salariales y no salariales

La determinación de los conceptos que constituyen salario es fundamental para los empleadores, pues ello les permite realizar una liquidación adecuada de los aportes a la Seguridad Social y evitar incurrir en sanciones impuestas por la UGPP por evasión de aportes al SGSS.

La identificación de aquellos montos que forman parte del salario es importante a la hora de definir la base sobre la cual el empleador se encuentra obligado a registrar los aportes al Sistema General de Seguridad Social, además que sobre el salario se deben provisionar y liquidar las prestaciones sociales que se derivan de la relación laboral.

Dentro de la labor de fiscalización adelantada por la UGPP, uno de los focos de revisión es la base sobre la cual se liquidan los aportes, debido a que los empleadores se han negado al reconocimiento legal de figuras como las comisiones, bonificaciones, o auxilios que cumplen con las características determinadas por la legislación para ser constitutivos de salario, evadiendo la responsabilidad con respecto a los aportes al SGSS y el pago completo de prestaciones, puesto que el salario es subreconocido.

Por lo anterior, resulta de gran importancia que los empleadores ejecuten una revisión de la asignación salarial de sus subordinados, de modo tal que se logre establecer con claridad cuál es el salario de cada uno, bajo la consideración integral del concepto salario establecido en el Código Sustantivo del Trabajo –CST–, de modo que eviten sanciones por la inadecuada liquidación de los aportes.

Partidas salariales

Para determinar los pagos que forman parte del salario, se debe iniciar por la consideración de lo que establece el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo:

Artículo 127. Elementos Integrantes.  Constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones”.

El concepto de contraprestación directa de servicio es clave en la definición de salario, ya que en este se reconocen los pagos como: horas extras, bonificación habitual, porcentaje de ventas, comisiones, etc., los cuales por su naturaleza son partidas salariales. La Ley 50 de 1990, define que la partida es salario cuando remunera el actuar del trabajador, es decir, cuando se paga como contraprestación por la labor ejecutada por el mismo.

Como se observa, el artículo 127 establece pagos en dinero o en especie, por ejemplo cuando se paga una bonificación o una comisión, que responda al ejercicio laboral, con bonos o similares, estos igualmente son parte salarial.

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Es importante anotar que el concepto de mera liberalidad, que significa dar algo al trabajador por decisión propia y autónoma de la empresa, no puede constituir excusa para no reconocer las bonificaciones o comisiones como parte salarial.

Las bonificaciones habituales a que hace referencia el artículo 127, han sido materia de varias sentencias del Consejo de Estado. Pero la claridad radica en que la norma alude que la bonificación habitual es salario, siempre y cuando responda a la acción o servicio que preste el trabajador en forma directa.

Otro tema complejo para analizar son los viáticos

Los gastos propios del desplazamiento en función laboral se denominan viáticos, y hacen referencia especialmente a los que surgen de la manutención y el alojamiento, y si estos desplazamientos son permanentes se convierten en salariales.

Permanente es lo repetitivo en períodos similares, por ejemplo, cuando se presenta casi todos los meses. En consecuencia, si frecuentemente las labores del trabajador ameritan el reconocimiento de viáticos, el artículo 130 del CST define que es salarial:

Artículo 130. Viáticos 

1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.

2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.

3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente”.

Los viáticos se clasifican de la siguiente manera:

  1. Permanentes: de forma frecuente o habitual, o en el contrato se establecen los períodos en los cuales el trabajador va a viajar y se definen de manera ordinaria,  para ello no es indispensable la determinación de periodos de conformidad con lo que ha determinado la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 33156 del 30 de septiembre del 2008.
  2. Ocasionales: la misma norma está diciendo que el ocasional se da por un requerimiento extraordinario.

Para efectos de dar claridad, el único viático que se convierte en salarial es el viático permanente. No salariales: el ocasional.

La doctrina establece, adicionalmente, que el viático permanente puede ser cualitativo o cuantitativo; el viático permanente es cualitativo cuando en el contrato de trabajo se dice que el empleado va a estar de manera permanente por fuera de la empresa; y es cuantitativo cuando en el contrato de trabajo no se dice que él estará permanentemente por fuera de la empresa; pero por circunstancias especiales debe desplazarse por períodos fuera de su sede.

Partidas no salariales

En cuanto a los pagos que no son constitutivos de salarios, el CST se ha encargado de señalar cuáles son las características que se deben cumplir para poder definir dicha clasificación, determinado en el artículo 128 de la citada norma.

Artículo 128. Pagos que no constituyen salarios. No constituyen salario las sumas que ocasionalmente, y por mera liberalidad, recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad”.

(El subrayado es nuestro).

“No es salario lo que se entregue al trabajador de manera ocasional y unilateral, por mera liberalidad”

No es salario lo que se entregue al trabajador de manera ocasional y unilateral, por mera liberalidad.

Por ejemplo, si una empresa quiere dar una bonificación ocasional por resultado de la empresa o utilidad, esta no constituye salario ya que en la utilidad existen otros factores que no dependen de la labor directa del trabajador.

En resumen, de lo que se ha mencionado es importante anotar que las bonificaciones no salariales no tienen efecto sobre el salario y sus contraprestaciones, pero sí se consideran desde lo tributario como un ingreso.

Pero hay unas partidas que no son salariales; si lo que recibe en dinero o en especie no es para su beneficio ni para enriquecer su patrimonio, no es ingreso. Estas partidas son, entre otras: gastos de representación, auxilios de transporte, elementos de trabajo y otros  semejantes.

Las partidas no salariales admiten como máximo un porcentaje del 40% como no salarial; cuando pasan del 40% se debe aportar a Salud, Pensión y ARL, más no a parafiscales.

Hay partidas que se pueden pactar con el trabajador como no salariales, las que no remuneran su actuación directa, sino que se quieren entregar por mera liberalidad y ahí sí pueden ser habituales u ocasionales:

  • Beneficios o auxilios habituales u ocasionales.
  • Acordados convencionalmente. (Convención colectiva, pacto colectivo).
  • Acordados contractualmente. (Que hayan sido pactados en el contrato de trabajo).
  • Otorgados en forma extralegal. (En algún otro documento en donde se diga que la partida no es salario).
  • Cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no son salarios, como: alimentación, auxilio de alimentación, auxilio de vestuario, auxilio de habitación, prima extralegal, prima de vacaciones, prima de servicios, prima de navidad.

Estos auxilios o beneficios habituales u ocasionales, se pueden estar dando mensualmente porque fueron pactados expresamente como no salariales. Pero como ya se ha enunciado, sí son ingresos para el trabajador.

Cuando en una convención colectiva se apruebe un auxilio especial no salarial, es importante que en dicha convención se deje expresa y claramente establecido que no es de carácter salarial; si no lo dice, la DIAN lo puede tomar como salarial, con todos sus requerimientos de seguridad social y parafiscales.

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