Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Tal como lo dispone la Circular de Supersociedades 100-000004 de Noviembre 4 de 2010, las sociedades que a esa fecha tenían condición de vigiladas y controladas estarán obligadas a entregarle a dicha entidad el informe sobre sus cifras financieras a Diciembre 31 de 2010.
Así mismo, si alguna sociedad está en la categoría de simple inspeccionada, y llega a recibir por correo urbano la solicitud de entregar la información financiera a Diciembre 31 de 2010, entonces también deberá cumplir con dicha obligación (Nota: La Supersociedades ya habilitó en el home de su portal de internet las casillas con las cuales, al digitar el nit de una sociedad, se podrá comprobar si la sociedad está o no obligada a entregar los reportes del año 2010)
Ahora bien, tanto las sociedades vigiladas y controladas como las sociedades simplemente inspeccionadas, deberán entregar junto a su reporte de cifras financieras lo que se conoce como la “Certificación de los Estados Financieros” (documento firmado por el Representante legal, el Contador y el Revisor Fiscal). Las primeras lo deben hacer en forma virtual y las segundas en forma presencial. Así misma, solo las primeras deben también entregar su “Dictamen de Revisor Fiscal” en forma virtual (ver numerales 4.1.1. y 4.1.2 de la Circular)
Recordemos que la “Certificación de los Estados Financieros” es un documento en el cual, los tres funcionarios que lo firman, simplemente certifican que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los Estados Financieros, conforme al reglamento y que los mismos se han tomado fielmente de los libros (ver Artículo 37 de la Ley 222 de 1995, y la pagina 8 de la “Cartilla instructiva de Supersociedades para reportes año 2009”). Así mismo, los dictámenes de Revisor Fiscal son documentos que solo se pueden expedir respecto de Estados Financieros que primero hayan sido Certificados (ver Artículo 38 de la Ley 222 de 1995,
En relación con lo anterior, surge la inquietud de si al haberse cerrado el año 2010, sucede que el Revisor Fiscal, o el Contador, o el Representante Legal terminan siendo cambiados en la empresa entre Enero de 2011 y Marzo de 2011 (es decir, antes de entregar los documentos a Supersociedades). En ese caso ¿Cuáles funcionarios son los que tendrían que emitir los documentos antes mencionados? ¿Los funcionarios que estaban en los cargos hasta diciembre 31 o los nuevos funcionarios?
Sobre esa situación, y en el caso de los reportes del año 2007, la Supersociedades terminó dando la siguiente respuesta que todavía se puede leer en su portal de internet:
“Pregunta: ¿Si una sociedad cambia de revisor fiscal en enero de 2008, qué revisor fiscal debe dictaminar los estados financieros en 31 de diciembre de 2007?
Rta/ Los estados financieros en 31 de diciembre de 2007, deben ser dictaminados por el revisor fiscal que actuó hasta diciembre 31 de 2007.”
Al respecto, consideramos que la respuesta de Supersociedades no es la acertada pues en realidad se debe entender que serán siempre los nuevos funcionarios (debidamente registrados en el registro mercantil de la sociedad) los encargados de emitirle a dicha entidad las Certificaciones y dictámenes que ella solicita.
No se puede pedir que sean los funcionarios salientes quienes expidan dichos documentos pues incluso ellos podrán haberse llegado a morir, o en el caso de los Contadores y Revisores, puede ser que hayan sido sancionados por la Junta Central y queden impedidos para expedir certificaciones y dictámenes.
En realidad, el gran problema que puede tenerse con el cambio de Representante, o de Contador o de Revisor Fiscal justamente en las vísperas de tener que entregar los reportes a Supersociedades, radica en que si a los funcionarios salientes ya se les habían entregado mecanismos de firma digital por parte de la supersociedades para que emitieran virtualmente sus Certificaciones y dictámenes, entonces a la sociedad le tocaría pagar a Certicamara la emisión de nuevos mecanismos para los nuevos funcionarios…
Eso se confirma con otra de las respuestas que la Supersociedades tiene publicada en su portal de internet donde se lee:
Pregunta: Si hay cambio de Representante, Contador o Revisor fiscal y previamente se solicitaron los certificados ¿Como solicito nuevamente los certificados?
Rta/ En ese caso, la sociedad deberá asumir el costo del certificado y deberá pedirlos directamente en Certicamara.”
Recuérdese además que los certificados de firma digital que se otorgan por Certicamara para los procesos de entrega de documentos virtuales a Supersociedaes, son gratuitos la primera vez y solo tienen vigencia por 2 meses después de descargados. En consecuencia, tampoco es conveniente madrugar demasiado a descargarlos (quizás desde comienzos de Enero de 2011) pues podrían quedar sin vigencia justo antes de tener que utilizarlos (en marzo de 2011) y en ese caso tocaría asumir el costo de que Certicamara expida unos nuevos
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