Sin ajustes por inflación ni fiscales ni contables en el 2007 (III) – Gabriel Vásquez

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Proceso de eliminación de ajustes por inflación contables

Por metodología y control, separaremos la explicación de los procesos de eliminación del de reversión. El primero, implica desactivar o no hacer los cálculos mensuales. El segundo, consiste en anular los registros efectuados durante el 2007, de acuerdo con el parágrafo transitorio del Artículo 1 DR 1536/97.

El primero, la eliminación, depende del modelo utilizado en su implementación, los cuales fueron detallados en artículo anterior. Si los ajustes se implementaron en hojas Excel, es decir que no hacen parte integral del sistema de información contable, simplemente se “dejan de elaborar” y no se registran en la contabilidad.

Si por el contrario, los ajustes están integrados con el sistema de información contable, es decir, que los cálculos lo realiza de acuerdo a instrucciones previas y de manera automática el software, implica un análisis más complejo, que puede llegar incluso, al cambio total, por seguridad del sistema hacia el futuro, como explicaremos adelante.

Los análisis preliminares de la eliminación, incluyen una revisión de parte de la casa proveedora del software, con el propósito de elaborar las acciones técnicas de anulación de instrucciones, de tal forma que no se permitan errores, incluso fraudes, con transacciones no autorizadas con los rubros no monetarios, especialmente inventarios y propiedad planta y equipos.

De acuerdo al grado de detalle de los cálculos y las partidas involucradas, establecidas en el diseño del sistema, se requiere también un estudio preliminar de las posibles transacciones efectuadas. Los exámenes deben incluir los parámetros utilizados, con base en la matriz de origen – destino – transacciones involucradas, tanto de los ajustes iniciales, como de las cuentas ya ajustadas (Tabla 1).

Para cada evento se requiere identificar los parámetros contables utilizados y los procedimientos autorizados de manera automática. Existen las siguientes modalidades del registro del ajuste por inflación: 1- Auxiliar separado o independiente de la cuenta de origen; 2- Sumado o adicionado en la misma cuenta de origen.

Las cuentas de inventarios, cuando se registraron en la misma cuenta de origen los ajustes por inflación, su posterior traslado al costo de ventas, al momento de la venta y/o traslados de las partidas de inventarios a centros de costos por procesos intermedios, no permite identificar en el costo de ventas, que parte es costo y que parte es ajuste por inflación.

Si por el contrario, los ajustes se registraron de manera separada de la cuenta de origen, los traslados o movimientos de inventarios con ocasión de la venta de mercancías o de distribución de costos, se efectúa al costo histórico. Posteriormente, se traslada el ajuste por inflación correspondiente. De esta manera en el costo de ventas y/o centros de costos, se puede identificar por separado, el costo histórico y el correspondiente ajuste por inflación.

Algo similar ocurrió con las propiedades planta y equipos, cuando se registraron los ajustes en la cuenta de origen. Su posterior traslado, retiro, bajas, se efectuaron incluido el correspondiente ajuste por inflación. Casi imposible, identificar en este caso el ajuste por inflación de la partida objeto de transacción posterior.

Con las depreciaciones acumuladas, con mayor frecuencia ocurrió lo siguiente. No se identificó la partida histórica “pura”, de los ajustes por inflación en períodos posteriores del saldo inicial por depreciación acumulada. Resulta muy complejo la separación del valor histórico “puro” del valor de los ajustes por inflación, a menos que se reconstruya, desde el origen, los correspondientes cálculos del activo y su depreciación, históricos y ajustados.

Evaluaciones preliminares por cambios en el sistema contable de transacciones de inventarios, sistemas de costeo, propiedad planta y equipo, cargos diferidos, depreciaciones y amortizaciones, deberán incluir la posibilidad, de menor riesgo y costo, de cambio total del software, con nuevos parámetros y cálculos, pero sin ajustes por inflación. En algunos casos, por seguridad del sistema, es conveniente volver al diseño original, sin ajustes por inflación, cuando se trata de casas de software extranjeras.

Reversiones

Las entidades que no efectuaron ajustes por inflación en lo transcurrido del año 2007, normalmente porque utilizaron el modelo Excel, no tendrán que realizar ninguna reversión.

Las empresas que por el contrario, por estar los ajustes integrados al sistema contable, realizaron de manera automática los registros durante el 2007, deberán, previo análisis de parámetros utilizados, elaborar los registros de reversión de los registros originales.

Cuando la cuenta origen no tuvo separado el valor histórico del valor del ajuste por inflación del período 2007, se requieren efectuar prorrateos, con base en los saldos de la cuenta de corrección monetaria acumulados en el período 2007 y los saldos en la cuenta de origen. La corrección monetaria del período deberá quedar con saldo “cero” después de las reversiones. No se recomiendan reprocesar los meses anteriores (Enero, Febrero, Marzo, Abril de 2007), sin ajustes por inflación, debido al riesgo de incluir transacciones no autorizadas, diferentes de la reversión de los ajustes por inflación.

Por control interno, para evitar posibles fraudes con las partidas involucradas, especialmente inventarios y propiedad planta y equipo, estos registros de reversión del 2007, deberán ser autorizados directamente por la gerencia, por escrito y dejar evidencia de su cálculo y de los efectos en las cuentas origen, destino y transacciones posteriores. A su vez, tener presente que los ajustes por inflación acumulados hasta diciembre 31 de 2006, tendrán tratamiento diferente en el 2007, como costo “histórico ajustado” y no serán objeto de reversión.

Si existieren eventualmente correcciones de períodos anteriores en los cómputos de los ajustes por inflación, se sugiere que estos registros se efectúen por separado de las reversiones de los ajustes por inflación realizados durante el 2007.

Hay situaciones muy especiales, que por la complejidad de la eliminación y la respectiva reforma del sistema contable, se deberán continuar los procesos, procedimientos contables y sistemas de costeo con ajustes por inflación, hasta tanto no se estipule la metodología de eliminación y de reversión. Al cierre del periodo junio o diciembre, se podrá tomar la alternativa de cambio de software o eliminación de un período semestral o anual completo.

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: gvasquet@yahoo.es
28 de Mayo de 2007