Sistema de control interno, ¿cómo se debe diseñar?

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  • Publicado: 24 septiembre, 2015

Sistema de control interno, ¿cómo se debe diseñar?

El diseño de un sistema de control interno influye en la naturaleza o razón de ser de cada auditoría. Esta evaluación brinda la posibilidad de conocer cuál es el alcance del examen y la profundidad de las pruebas.

“El control interno consiste en una serie de normas y procedimientos, establecidas y diseñados por la empresa para la protección de los activos.”

El control interno consiste en una serie de normas y procedimientos, establecidas y diseñados por la empresa para la protección de los activos. Se trata de un sistema diseñado al interior de la empresa, integrado por: el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes, y todas las medidas y métodos empleados.

1. Plan de organización

Para el cumplimiento de sus objetivos de negocio de modo efectivo y eficiente, la empresa debe definir en su plan de organización, la ubicación, la naturaleza de sus productos o servicios, su tamaño, estructura financiera y de operación.

2. Asignación de deberes y responsabilidades

Se debe establecer con claridad la responsabilidad en el desempeño de todas las funciones y la autoridad que se le concede para actuar.

También se debe implementar la separación de funciones incompatibles –segregación de funciones. Las líneas de autoridad y responsabilidad deben mantener las funciones de operación y custodia, separadas de la función de registro.

En la práctica, por ejemplo, la persona que recibe efectivo de un cliente no debe ser la misma que registra el asiento en los registros de cuentas por cobrar.

3. Diseño de cuentas e informes

Para un adecuado control de las operaciones, la empresa debe definir su plan de cuentas según las características de su negocio, donde le permita un adecuado registro de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos.

Asimismo, se debe definir un sistema de información el cual incluye los informes financieros y estadísticos que deben circular en la empresa, el responsable, y la periodicidad de los mismos.

4. Todas las medidas y métodos empleados

Se debe definir la periodicidad de las juntas directivas para el análisis de la marcha de la empresa, los diferentes comités dependiendo de las características particulares de cada empresa, y en la medida en que el volumen de operaciones lo amerite, la existencia de un departamento de auditoría interna.

¿Qué se logra con los 4 aspectos anteriores?

1. Proteger los activos de la empresa

Lo cual incluye no solo salvaguardas físicas como instalaciones apropiadas para la protección de los inventarios y de su propiedad planta y equipo, sino salvaguardas contractuales como pólizas de seguros y sistemas de vigilancia y monitoreo.

2. Obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y otros datos e informes operativos

3. Promover y juzgar la eficiencia de las operaciones

Lo cual comprende las áreas de recursos humanos en la selección y entrenamiento del personal, producción, gestión de ventas y el recobro de la cartera, y las comisiones como incentivo, control de calidad y demás áreas claves.

4. Comunicar las políticas administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas

Realizando una declaración que reciba amplia divulgación sobre la conducta corporativa, la observancia forzosa de las políticas corporativas, controles presupuestales rigurosos, apoyo efectivo a las funciones de auditoría interna, y prácticas para contratar personal competente e íntegro.

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