Sistemas de costos para los pequeños comerciantes: ¿cómo implementarlos?

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  • Publicado: 29 enero, 2016

Sistemas de costos para los pequeños comerciantes: ¿cómo implementarlos?

Para los pequeños negocios es importante implementar sistemas de organización de la información, de modo que les permita mantener un control sobre el flujo de dinero en la organización y conocer los resultados reales de las operaciones.

Para las empresas de menor tamaño que no posean un sistema de costos determinado y no cuenten con los recursos para adquirir un software de costos o el modulo que permita obtener la información relacionada a los costos, es pertinente la implementación de técnicas administrativas que permitan el control sobre las erogaciones en las que incurre el negocio; entre estas se encuentran:

  1. Mantener un archivo ordenado y permanente de las facturas de compra asociadas a la actividad de la empresa, entre las que se debe incluir tiquetes de compra y todos los soportes que respalden los pagos efectuados.
  2. Establecer montos de pago para cada una de las personas que se emplean en el negocio, con el objetivo de separar los gastos personales y poder determinar los costos reales de la empresa.
  3. Registrar los pagos a los trabajadores, incluidos los efectuados a la seguridad social, de modo que se puedan revisar periódicamente y mantener un control sobre estos.
  4. Para los negocios que funcionan en el mismo lugar de domicilio, es importante intentar determinar el gasto de servicios públicos que demanda la actividad de la empresa, de modo tal que no se subestimen los costos y se oculten posibles pérdidas o la inviabilidad para continuar la marcha de las actividades del negocio.
  5. Mantener un encargado del efectivo del negocio a fin de asignar un responsable a los gastos de operación continuos de los cuales no se tiene soporte, pero que en un período definido tienen incidencia sobre los resultados de la operación. El encargado debe mantener un registro de dichos gastos de modo que se puedan identificar y controlar, en consideración que por el tamaño y características de la empresa no se constituye un fondo de caja menor y no se tiene un sistema de registro contable.
“Las iniciativas de negocio generalmente empiezan con un tamaño pequeño y se requiere de la organización y el control para poder lograr la viabilidad, permanencia y crecimiento de las empresas.”

Las iniciativas de negocio generalmente empiezan con un tamaño pequeño y se requiere de la organización y el control para poder lograr la viabilidad, permanencia y crecimiento de las empresas. Por lo tanto, en los pequeños negocios los comerciantes no deben desconocer la necesidad de mantener un conocimiento y control sobre las erogaciones que impliquen costos, en consideración de que dichas prácticas se convierten en una oportunidad de mantener una vitalidad competitiva en el mercado.

Es importante tener en cuenta que bajo las consideraciones del Código de Comercio todas las personas que desarrollen una actividad mercantil y tengan la calidad de comerciantes se encuentran en la obligación de llevar contabilidad; no obstante, no se puede desconocer la realidad de los comerciantes que no cumplen con la obligación de un registro contable, desde el entendido que las obligaciones tributarias no lo requieren y por tanto no se enfrentan con la responsabilidad legal de mantener dichos informes contables. Respecto a lo anterior es de resaltar que la contabilidad no solo es una técnica de registro, sino que es una herramienta de gestión que contribuye en la óptima toma de decisiones, puesto que permite el conocimiento del estado de la empresa y es un insumo importante en la determinación de prácticas para la mejora de los resultados.

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