Software contable para PYMEs en crisis financiera. ¡Hágalo usted mismo Contador! ¿O no debemos? – Hernán A. Rodriguez

Autor: Hernán A. Rodríguez

El Contador Público se enfrenta a la necesidad de ser propositivo avanzando en la innovación contable y puede optar por dos caminos: en uno se hace a un lado para que otros profesionales lideren este proceso utilizando las tecnologías de punta, en otro camino puede el mismo enfrentarse a este proceso desarrollando habilidades especiales en la cadena de producción de software.

Software de Gestión Contable Integral o de Soporte a la Contabilidad

Las contabilidades pueden ser operadas manualmente o por computador. La contabilidad manual puede recibir ciertos apoyos ofimáticos. La contabilidad por computador puede ser asistida por sistemas de computador con énfasis en la captura de la información contable con utilización parcial de soluciones ofimáticas o también puede ser asistida por computador con énfasis en la generación de información contable a partir de la operación empresarial con la utilización integral de soluciones ofimáticas.

Para las pymes de emprendimientos se pueden diseñar contabilidades basados en libros de registro manuales sin ayuda de computador o con ayuda de computador. También es muy práctico y de bajo costo la utilización de las soluciones ofimáticas comunes, ya que con hojas electrónicas y bases de datos de escritorio se pueden diseñar sistemas contables sencillos que respondan a las necesidades del manejo de información particularizada. Para las pymes consolidadas se pueden utilizar la anterior solución o las basadas en soluciones de software especializados de contabilidad de escritorio que manejan módulos especiales como facturación, gestión de proveedores y de pagos.

La más incipiente de las soluciones manejaría las hojas de los libros electrónicos como verdaderas tablas de registros estructurados que al no soportar concurrencia (muchas capturas y muchas consultas a la vez) solamente puede ser manejada por un usuario que captura y otro o varios que consultan. Esta solución cuenta con pantallas de capturas hacia tablas de movimientos con macros de validación e informes multidimensionales sobre tablas dinámicas conectadas a tablas de cuentas, de comprobantes validos, de nits con direcciones. Y por ultimo tienen diseñada varias consultas con filtros sobre macros que alimentan a los diseños de informes con formulas matriciales invisibles en cada celda.

El siguiente paso en complejidad esta dado por la necesidad de posibilitar la concurrencia. Este paso debe darse reemplazando el almacenamiento en hojas por el almacenamiento en tablas de soluciones de bases de datos de escritorios, ya de licencia propietaria (Access) o de licenciamiento gratis (Zoho). El diseño de esta solución es también de bajo costo y de estabilidad probada, pero requiere mantenimiento especializado.

Un último paso sería cuando la seguridad, la funcionalidad y la estabilidad es el fundamento del negocio. En este paso ya se tendría que contratar las soluciones ofrecidas como SAAS (Software as a Service- Software como un Servicio) que por lo general cobran un arriendo mensual módico por acceso a la solución que se inicia desde internet. También se recomiendan las soluciones Express poco conocidas como la de MS Accounting.

La escaza complejidad de un sistema contable PYME posibilita la utilización de todas estas soluciones para las necesidades de procesamiento de sus libros contables y preparación de sus Estados Financieros

Necesidades de Estados Financieros

Las empresas de categoría PYME ya sean empresas comerciales y las no comerciales, que estén obligadas u opten por llevar contabilidad deberán emitir solamente Balance General, Estado de Resultados y Estado de Inventario.

Necesidades de Libros Empresariales

La contabilidad empresarial ha determinado históricamente algunos libros como necesarios, la ley colombiana trata de reglamentarlos todos y prescribe algunas necesidades así:

Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras. Plan de Cuenta

Asentar en orden cronológico todas las operaciones. Diario

Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global. Diario

Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos. Mayor

Los libros auxiliares necesarios para entender los principales. Auxiliares

Controlar el movimiento de mercancías, sea por unidad o por grupos homogéneos. Kardex

Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras base comprensivas de contabilidad. Conciliaciones

Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. Registro de Aportes o Acciones.

Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico. Actas de Reuniones

Cumplir las exigencias de otras normas legales. Otros

Algunos libros deben llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. Tratándose de las personas naturales, y en el caso de las empresas unipersonales solo serán obligatorios los que suponen su condición.

Anexo 1 Categorías PYMES:

1. Mediana empresa:

a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, o

b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

2. Pequeña empresa:

a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabaja-dores, o

b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes o,

3. Microempresa:

a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o,

b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes o,