Supersociedades amplió plazos para entrega de documentos adicionales que acompañan a los E.F. del 2010

Las sociedades vigiladas y controladas obligadas a efectuar sus reportes financieros del 2010 ya no deberán entregar los documentos adicionales (dictámenes de Revisor Fiscal, Informes de Gestión, Certificaciones y Notas de los Estados Financieros) dentro de los dos días hábiles siguientes a la entrega del reporte financiero sino que lo podrán hacer en abril de 2011.

Infografía (haz click en la imagen para ampliar)

A través de su Circular 01 de Febrero 2 de 2011 la Supersociedades ha establecido que solamente las sociedades vigiladas y controladas obligadas a efectuar entrega de información financiera del año 2010  podrán entregar entre el 1 y el 14 de abril de 2011 los documentos adicionales que acompañan a los Estados reportes financieros y que son documentos que se deben entregar virtualmente en el portal de la Supersociedades pues primero se deben firmar con los mecanismos de firma digital gratuitos que la Supersociedades asigna al Representante Legal, contador y Revisor fiscal.

Esta medida es de mucha importancia por cuanto la Circular 100-0004 de Noviembre 4 de 2010, en su numeral 4.1, había establecido que esos documentos adicionales ( a saber: la certificación de los Estados Financieros, las Notas a dichos Estados, El informe de gestión de los Administradores y  el Dictamen del Revisor Fiscal), se debían entregar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera.

En consecuencia, las sociedades vigiladas y controladas tendrán que entregar sus reportes financieros en los plazos señalados en el numeral 4 de la Circular 100-0004 de Noviembre de 2010 (es decir, entre el 1 y el 29 de Marzo de 2011). Pero los documentos adicionales ya n o los entregarían dentro de los dos días siguientes sino que los podrán entregar entre el 1 y el 14 de Abril de 2011.

Por consiguiente, esta vez no habrá que correr tanto con la elaboración de dictámenes de Revisores Fiscales o Informes de Gestión de los administradores que fue justamente lo que sucedió con la entrega de reportes año 2009 y que era algo que también habíamos vuelto a criticar en nuestro editorial de Noviembre de 2010 cuando analizamos la Circular 100-0004

Esos documentos adicionales entonces  los podrán entregar solamente a partir del 22 de Marzo de 2011 (que es cuando la Supersociedades habilitará la parte pertinente de su portal de internet para recibirlos)  y a más tardar en las siguientes fechas según los dos últimos dígitos de la sociedad:

Se recuerda entonces que para poder entregar virtualmente esos documentos adicionales, primero habrá que conseguir los mecanismos de firma digital gratuitos y especiales que otorga la Supersociedades, a través de la entidad Certicamara,  al Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal.

Y que no se debe madrugar mucho a conseguirlos pues después de descargados, solo tienen vigencia de dos (2)  meses  y si no se utilizan dentro de dicho tiempo entonces tocaría solicitar unos nuevos a Certicamara asumiendo el respectivo costo. Y esto último se complica aun más si justamente entre enero y abril  de 2011 a la sociedad le da por cambiar de Revisor Fiscal, o de Contador o de Representante Legal

El aplazamiento no aplica para las sociedades inspeccionadas

Queda claro además que los aplazamientos para entrega de documentos adicionales que se está produciendo con esta Circular 01 de  Febrero de 2011 no aplican para las simples sociedades inspeccionadas (Nota: para conocer si alguna sociedad está en etapa de “inspección” o a diciembre de 2010 ya estaba en condiciones de “vigilada y/o controlada” solo hay que visitar la parte pertinente del portal se la Supersociedades)

Las sociedades simplemente inspeccionadas y que estén obligadas a entregar los reportes financieros 2010 (para lo cual debieron haber recibido por correo urbano una copia de la Circular 100-0004 de 2010, o pueden comprobarlo entrando por estos días al home del portal de la supersociedades y consultando con el Nit de la sociedad ), deberán entregar (por el portal de la Supersociedades) sus reportes con las cifras financieras del 2010 entre el 1 y el 29 de Marzo de 2011 según los plazos del numeral 4 de la Circular

Pero sus dos documentos adicionales mencionados en el numeral 4.1.2 de la misma circular (a saber: la certificación de los Estados Financieros y sus notas), tales documentos sí los entregarán dentro de los dos días hábiles siguientes. Y podrán hacerlo en simples archivos .doc o .pdf en el portal de la supersociedades (es decir, sin tener firmas digitales), o también los pueden entregar en  forma impresa(Nota: si los entregan en forma impresa solo deben estar foliados pero no deben estar ni anillados, ni cosidos, ni grapados).

Además, aunque a las sociedades simplemente inspeccionadas no se les pida entregar el Informe de Gestión de los administradores, ni el Dictamen del Revisor Fiscal, ni el proyecto de distribución de utilidades, deben  saber que la Supersociedades en cualquier momento se los puede llegar a solicitar (junto con el “proyecto de distribución de utilidades”) y porta tanto los deberán tener a disposición de tal entidad.

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