Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El pasado 28 de diciembre de 2007 la Supersociedades expidió su circular 100-004 para definir las condiciones bajo las cuales se llevarán a cabo la entrega de Estados Financieros con corte a diciembre 31 de 2007 y sus respectivas certificaciones y Notas a los mimos (nota: al igual que en el caso de los reportes del año 2006, esta vez tampoco será obligatorio entregar ni el Dictamen de Revisor Fiscal, ni el Informe de Gestión de los administradores ni el Proyecto de Distribución de utilidades; ver el último párrafo en la página 9 de la circular)
Dicha entrega correrá por cuenta de las sociedades comerciales y empresas unipersonales que sean inspeccionadas (es decir, las que lleguen a recibir por correo urbano una copia de la circular; véase el segundo párrafo en la página 3 de la circular), al igual que corre por cuenta también de las sucursales de sociedades extranjeras (si reciben igualmente por correo una copia de la circular) y de las sociedades que a diciembre 31 de 2007 estuvieran en condiciones de vigiladas y/o controladas por parte de la Supersociedades (estas últimas no requieren que les llegue por correo una copia de la circular; es decir, con el solo hecho de estar en la condición de “vigiladas y/o controladas” quedan obligadas a hacer los reportes)
Al respecto, es importante mencionar que las causales por las cuales una sociedad comercial o empresa unipersonal pudo llegar a tener a diciembre 31 de 2007 la condición de vigilada ante la Supersociedades, son las que se encuentran mencionadas en el decreto 4350 de diciembre 4 de 2006 (son variadas y diversas dichas causales por lo cual recomendamos leer completamente dicho decreto; consulta un editorial anterior al respecto). Pero entre ellas, la más importante sería la mencionada en el artículo 1 de dicho decreto en el cual se estableció lo siguiente;
“ARTÍCULO 1°. Quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, siempre y cuando no estén sujetas a la vigilancia de otra Superintendencia, las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales que a 31 de diciembre de 2006, o al cierre de los ejercicios sociales posteriores, registren:
a) Un total de activos incluidos los ajustes integrales por inflación, superior al equivalente a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales;
b) Ingresos totales incluidos los ajustes integrales por inflación, superiores al valor de treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales.
PARÁGRAFO. Para los efectos previstos en este artículo, los salarios mínimos legales mensuales se liquidarán con el valor vigente al 1° de enero siguiente a la fecha de corte del correspondiente ejercicio.
La vigilancia en este evento, iniciará el primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel al cual corresponda el respectivo cierre contable. Cuando los montos señalados se reduzcan por debajo del umbral establecido en este artículo, la vigilancia cesará a partir del primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel en que la disminución se registre.”
(el subrayado es nuestro)
Por consiguiente, y según lo indicado en dicha norma, si las sociedades comerciales o las empresas unipersonales tuvieron en diciembre 31 de 2006 unos activos totales superiores a los 13.011.000.000 (30.000 x $433.700 que fue el salario mínimo que regía en enero 1 de 2007), y al mismo tiempo sus ingresos del año 2006 fueron superiores a los 13.011.000.000, entonces dicha sociedad o empresa unipersonal adquirió la condición de vigilada al menos para el periodo abril de 2007 hasta abril de 2008 y por tanto queda obligada a enviar los reportes de los Estados Financieros con corte a diciembre 31 de 2007 (consulta un editorial anterior sobre este tema)
Significa lo anterior que si alguna sociedad comercial o empresa unipersonal alcanzan solo en diciembre 31 de 2007 los topes de activos y de ingresos superiores a $13.845.000.000 (30.000 x $461.5000) que es el valor del salario mínimo que rige desde enero 1 de 2008), entonces tal sociedad o empresa unipersonal no enviaría los Estados Financieros del 2007 pues su condición de vigilada iniciaría en abril de 2008 (nota: téngase presente incluso que los Estados financieros del 2007 se entregarán antes de abril de 2008, es decir, se empezarán a entregar desde el 25 de marzo de 2008)
Y en cuanto a las sociedades o empresas unipersonales que a dic.31 de 2007 tendrían la condición de “controladas” ante la Supersociedades, el artículo 85 de la ley 222 de 1995 indica que la Supersociedades las debió haber comunicado de tal situación mediante un acto administrativo de carácter particular
Ahora bien, las más importantes novedades a destacar en relación con los procesos de entrega de reportes de información 2007 a la Supersociedades son las relativas a que tales reportes se elaborarán usando el nuevo software que dicha Superintendencia hizo público desde el pasado 1 de diciembre de 2007 (consulta un editorial anterior al respecto), y que los documentos adicionales que se entregan junto con el archivo trabajado en dicho software (la certificación de los Estados Financieros y las Notas a los mismos) son documentos que tendrán que estar esta vez firmados digitalmente
En efecto, y de acuerdo a lo indicado en la circular 100-04 de diciembre de 2007 y su respectivo anexo técnico, las sociedades inspeccionadas y las sucursales de sociedades extranjeras que lleguen a quedar con la obligatoriedad de enviar los Estados financieros del 2007 tendrán la opción de obtener a través de la propia Supersociedades una “firma digital” (expedida mediante la entidad CERTICAMARA y completamente gratis) y con la cual firmarían digitalmente los documentos que antes comentamos.
Si no tramitan dicha firma digital , entonces entregarían tales documentos firmados en forma autógrafa tendiendo que llevarlos hasta las sedes de la Supersociedades donde también entregarían en un CD o Disquet el archivo con los datos de los Estados Financieros generado a través del nuevo software (vease los numerales 10.1 y 10.2 en la circular 100-04)
En cambio, si los obligados a entregar la información del 2007 y sus documentos adicionales son sociedades comerciales con categoría de vigiladas y/o controladas, para tales reportantes sí es obligatorio que obtengan a través del portal de la Supersociedades la respectiva “firma digital” con la cual han de firmar digitalmente los documentos adicionales. En ese caso, tanto el archivo con la información financiera generado a través del nuevo software, como los documentos firmados digitalmente, se entregarían solamente a través del portal de Internet de la supersociedades
En vista de lo anterior, y sin importar si se trata de las sociedades para quienes es opcional obtener la firma digital o si se trata de aquellas para las cuales es obligatorio obtenerla, la circular de la Supersociedades indica que se hace necesario agotar los siguientes pasos para la obtención y utilización de dicha firma:
1) – Diligenciar, entre el 18 de febrero y el 14 de marzo de 2008 y de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, el “Formulario Electrónico de Registro y actualización de Datos” (véase el numeral 2 de la circular). Al diligenciar tal formulario (el cual se diligencia por Internet agotando los 7 pasos mencionados en el numeral 2.4 de la circular), lo que logra es suministrar los datos del Representante Legal, del Contador y del Revisor Fiscal a los cuales se les emitiría la respectiva firma digital (nota: según el numeral 2.1 del anexo técnico que acompaña a la circular, si tales miembros de las empresas ya tienen hoy día un mecanismo de firma digital expedido por CERTICAMARA, entonces no requerirían tramitar el mecanismo que ofrece la Supersociedades)
2) – Una vez diligenciado dicho Formulario, lo que se deberá hacer es el proceso de emisión y descarga del respectivo mecanismo de firma digital. Para ello, entre los días 13 de marzo y 14 de abril (y de acuerdo con los dos últimos dígitos de la sociedad) se deberá entrar de nuevo al portal de Internet de la Supersociedades y acceder al “Servicio Electrónico de Solicitud de Certificado de Firma Digital”, servicio que se pondría al aire en dichas fecha (ver numerales 1.1 a 1.3 del anexo técnico que acompaña a la sucursal)
Una vez se haya obtenido el mecanismo de firma digital con los pasos anteriores, el mismo solo tiene validez de un mes y debe ser utilizado únicamente para los fines que antes comentamos (es decir, para firmar las Certificaciones a los Estados Financieros del 2007 y las Notas a dichos Estados).
Y si se llega a extraviar antes de ser utilizado en el proceso de firma y entrega de los reportes (entregas que se cumplirán entre el 25 de marzo y el 21 de abril de 2008), se deberá pagar para obtener un segundo mecanismo (el costo de los mismos se puede conocer visitando a www.certicamara.com)
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