Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El pasado 4 de Febrero de 2009 la Supersociedades expidió su Circular Externa 100-0000002 a través de la cual dispuso que todas las sociedades vigiladas que estén (o lleguen a estar) admitidas a un proceso de liquidación judicial (también conocida como “liquidación forzosa”) deberán empezar a remitir hasta dicha Superintendencia un reporte especial de sus Estados Financieros con corte trimestral (nota: los procesos de liquidación judicial son los que están hoy día regulados en los Artículos 47 y siguientes de la Ley 1116 de Diciembre de 2006).
La Circular dispone que ese informe especial (el cual se elabora usando la opción de informe No.28 dentro del Listado de informes que se pueden elaborar con el Software STORM USER, software que se usa para hacer hoy día todos los distintos reportes exigidos por Supersociedades), se deberá remitir por los trimestres Enero-Marzo, Abril-Junio, Julio-Septiembre y Octubre-Diciembre (el de este último trimestre es también llamado: “de fin de ejercicio”).
Estas entidades ya venían cumpliendo entonces con hacer ese Reporte Especial, pero únicamente por el trimestre final del año (Octubre-Diciembre) pues así desprende de la norma que estuvo contenida en el Numeral 4 de la Circular 100-004 de Diciembre de 2007 (que reguló los procesos de entrega de información 2007) y de la norma que está contenida en el numeral 1.4 de la Circular 115-00012 de Diciembre 19 de 2008 (que regula los procesos de entrega de información 2008; consulta nuestro editorial anterior: “Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de los Estados Financieros 2008”).
En consecuencia, la novedad introducida con la nueva Circular 100-000002 de 2009 es que el reporte especial se empezará a hacer también por los otros trimestres de cada año.
El reporte especial antes aludido se deberá presentar dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente a la fecha de corte del periodo intermedio correspondiente, y el “de fin de ejercicio” a más tardar el 31 de marzo siguiente de cada año.
Los vencimientos serían entonces de la siguiente forma:
| Fecha de Corte |
Plazo para la presentación |
| A 31 de marzo | 5 primeros días hábiles de mayo |
| A 30 de junio | 5 primeros días hábiles de agosto |
| A 30 de septiembre | 5 primeros días hábiles de noviembre |
| A 31 de diciembre | A más tardar el 31 de marzo de cada año |
La misa Circular 100-000002 de 2009 hace las aclaraciones respectivas sobre lo que sucedería con la entrega del informe especial trimestral en los casos en que la sociedad sea admitida al proceso de liquidación judicial en un momento especial dentro del transcurso del respectivo trimestre. En la norma se dijo lo siguiente:
“Si el inicio del proceso liquidatorio es en el mes del corte de la información periódica, el primer envío lo realizará con el corte próximo siguiente, es decir que si la sociedad entró al proceso en marzo, el primer envío lo hará con corte a 30 de junio; si entró en junio, el primer envío lo hará con corte a 30 de septiembre.
Si la sociedad entró al proceso liquidatorio con más de un mes de anterioridad a la fecha de corte de los trimestre señalados anteriormente, presentará la información desde la fecha de inicio del proceso hasta la fecha de corte del periodo intermedio próximo. Por ejemplo: si la sociedad entra a liquidación el 25 de febrero, el primer envío de información lo deberá hacer con corte a 31 de marzo, consignando en las columnas de trimestre actual, únicamente la información desde la fecha de inicio del proceso hasta el 31 de marzo, es decir del 25 de febrero hasta el 31 de marzo”
Ese informe trimestral especial deberá estar acompañado todas las veces de los siguientes documentos adicionales:
a) Certificación suscrita por el liquidador y el contador de la sociedad.
b) Las notas a los estados financieros.
c) Informe de Gestión del Liquidador (Sólo para los estados financieros “de fin de ejercicio”, es decir, los del trimestre Octubre-Diciembre)
Se entiende que el informe especial construido con el Software STORM USER se entregará siempre en forma virtual por el portal de la Supersociedades.
Pero los documentos anexos antes citados se entregarán en papel cada trimestre en las sedes de la Supersociedades pues los mecanismos de firma digital que se emiten a través de Certicamara solo sirven para firmar los documentos adicionales que se entregan con el Informe de los Estados Financieros individuales de fin de año (opción No.01 en el Software STORM USER).
Incluso, esos mecanismos de Firma Digital emitidos por Certicamara solo tienen validez de un mes después de haber sigo generados (consulta nuestro editorial anterior: “10 pasos para obtener y utilizar el mecanismo de Firma Digital en los Reportes 2008 a Supersociedades”).
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