Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de los Estados Financieros 2009

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  • Publicado: 25 noviembre, 2009

Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de los Estados Financieros 2009

De acuerdo con la circular 100-000005  de Noviembre 11 de 2009, esta vez habrá que enviar como documentos adicionales hasta el Dictamen de Revisor Fiscal y el Informe de Gestión de los administradores. Se deberán pedir nuevos mecanismos de firma digital y los reportes se empezarán a entregar desde marzo 1 de 2010. Luego, entre el  5 y el 29 de abril de 2010, se tendrá que entregar el “Informe de Prácticas Empresariales”.

A través de su Circular 100-000005 de Noviembre 11 de 2009 (publicada el día 13 de Noviembre de 2009 en el Diario Oficial No.47.532), la Superintendencia de Sociedades ha dado a conocer las instrucciones con las cuales se llevará a cabo la entrega de información financiera por el año 2009 y el informe de Practicas Empresariales que cada año es exigida por tal entidad.

Las sociedades comerciales y empresas unipersonales que estarán obligadas a efectuar los reportes con las cifras de los Estados Financieros del año 2009 serán solamente las sociedades comerciales que antes de  diciembre 31 de 2009 ya tienen las condiciones de vigiladas y/o controladas, y sin importar que estén adelantando un concordato, o un acuerdo de reestructuración o un acuerdo de reorganización empresarial (ver decreto 4350 de diciembre de 2006 y el decreto 2300 de junio de 2008; consulta nuestro anterior editorial: “Cuáles sociedades quedan bajo vigilancia de la Supersociedades a partir de Abril 1 de 2009?”).

Al respecto, debe recordarse que si una sociedad alcanza solamente en Diciembre 31 de 2009 los topes o las condiciones de que trata el decreto 4350 de diciembre de 2006 y por ello se convertirá en sociedad “vigilada” por la supersociedades, en ese caso esa condición de vigilancia solo iniciaría en abril 1 de 2010 y por tal razón no estaría obligada a entregar los reportes del año 2009.

Sin embargo, si alguna sociedad comercial (incluidas hasta las nuevas Sociedades por acciones Simplificadas-SAS)  o alguna empresa unipersonal no están en condiciones de vigilada o controlada,  pero llega a recibir por correo urbano una copia de la mencionada resolución 100-000005 de  Noviembre de 2009, en ese caso dicha sociedad  (que sería una entidad inspeccionada por parte de la Supersociedades) en ese caso también deberá cumplir con la entrega de la información que antes mencionamos, excepto si es una sociedad que se encuentra en proceso de liquidación voluntaria lo cual tendrán que demostrar enviando un Certificado de Cámara de Comercio a más tardar en las fechas en que tendrían que haber entregado los reportes.

Sobre esto último, es importante comentar que tradicionalmente, en las primeros meses del año, la Supersociedades coloca en la parte superior del home de su portal de Internet una casilla en la cual, con solo digitar el Nit de la sociedad, se podrá saber si figura entre las sociedades inspeccionadas que deben enviar los reportes (por si tiene dudas y no le ha llegado ninguna correspondencia urbana). Eso de seguro también lo hará durante los primeros meses del año 2010.

Se tendrán que entregar dos nuevos documentos adicionales a los Estados Financieros

En el caso de las sociedades que sean vigiladas y controladas, esta vez, y a diferencia de los reportes de años anteriores, se les ha pedido que junto a las Notas de los Estados Financieros y la Certificación de los mismos que siempre se han entregado firmados de manera virtual con estos reportes, se entregue adicionalmente el Dictamen del Revisor Fiscal y el Informe de Gestión de los Administradores (nota: El informe de gestión no se le pide a las Sucursales de sociedades extranjeras, a pesar de que siempre estarán en condiciones de vigiladas por la Supersociedades; ver el numeral 3 de la Resolución y el Decreto 2300 de 2008) .

Para las sociedades Inspeccionadas, si bien no tienen que entregar esos otros dos documentos adicionales (pues solo se les piden entregar físicamente las Notas a los Estados Financieros y la Certificación de los mismos), deben saber que la Supersociedades en cualquier momento se los puede llegar a solicitar (junto con el “proyecto de distribución de utilidades”) y porta tanto los deberán tener a disposición de tal entidad.

La oportunidad para entregar los documentos adicionales (ya sea en forma física o virtual) es dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha máxima en que se entregaría el reporte de las Cifras Financieras (ver el numeral 6.3 de la resolución).

Se usará de nuevo el STORM USER y se necesitarán efectuar registros y/o actualización de datos

Al igual que con lo ocurrido en los reportes del año 2007 y 2008, la Supersociedades ha dispuesto que los informes del año 2009 se elaborarán usando el software STORM USER (nota: si ese software ya se ha descargado antes para los informes de años anteriores, no se hace necesario volverlo a descargar pues si el computador en el que está instalado tiene conexión a Internet, entonces al ejecutar el programa lo primero que hace el mismo es conectarse automáticamente al portal de la Supersociedades y actualizarse con la nueva versión que tenga dicha entidad)

De la misma forma, se ha dispuesto que todas las sociedades (inspeccionadas, vigiladas y controladas) que tengan que hacer por primea vez estos reportes,  primero tendrán que cumplir con un registro de sus datos, labor que deben llevar a cabo accediendo a un link especial del portal de la Supersociedades para poder allí obtener sus claves y firmas digitales con las que entregarían los reportes virtualmente.

(nota: aclárese que todas las sociedades, inspeccionadas, vigiladas y controladas, entregan el reporte de los Estados Financieros y el de Prácticas Empresariales de forma virtual a través de la sección “Informes Electrónicos” del portal de la Supersociedades; pero solo las vigiladas y controladas entregarán los documentos adicionales firmados virtualmente y por eso solo a ellas es a quienes se les da firmas digitales para su Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal; además, esta vez la resolución dice en su numeral 5 que si las sociedades inspeccionadas tienen problemas para entregar sus reportes virtualmente, que en ese caso los podrán llevar hasta las sedes físicas de la Supersociedades en una USB o CD debidamente rotulado)

Además, si en el pasado una sociedad ya había cumplido con hacer ese registro, entonces solo se hará necesario que reporte las actualizaciones que se hallan producido en los datos básicos (direcciones, razón social, nombres del gerente, del contador o del Revisor Fiscal). No se pide esta vez que para probar esos cambios se haga llegar una copia del certificado de Cámara de Comercio donde se evidencie la modificación solicitada.

Se tendrán que solicitar nuevas firmas digitales

Las sociedades vigiladas y Controladas que tendrán que entregar los documentos adicionales firmados digitalmente, tendrán que volver a descargar nuevos mecanismos digitales gratuitamente durante el 2010 de acuerdo con el Anexo Técnico que la Supersociedades podrá en su portal de Internet a partir de Enero de 2010

Téngase presente que si un mismo Representante, contador o Revisor Fiscal está al servicio de varias sociedades reportantes, en ese caso se le emitirá un certificado distinto por cada distinta sociedad a la cual esté prestando sus servicios.

Los plazos para entregar la información financiera se empiezan a vencer en Marzo 1 de 2010

En relación con los plazos para entregar los Estados Financieros del año 2009 y sus respectivos documentos anexos, es importante comentar que los mismos empezarán a transcurrir en una fecha tan temprana como el 1 de marzo de 2010 (y finalizarán en fecha abril 29 de 2010).

En consecuencia, como esa entrega se realizaría antes de las fechas en que normalmente se aprueban los Estados Financieros (lo cual se realizará en la mayoría de los casos  a finales de marzo de 2010 y comienzos de abril de 2009), el  numeral 11.7 de la Resolución dice lo siguiente

11.7. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio ya remitidos con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el Coordinador del Grupo o el Intendente Regional respectivo. Dicha solicitud deberá ser justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

Recuérdese que por razón de que el inciso tercero del  artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 indica que las cifras financieras de cualquier mes del año se deben asentar dentro del mes siguiente, es por eso que la Supersociedades queda facultada para pedir en fechas tan tempranas como marzo 1 de 2010 los Estados Financieros cortados a diciembre 31 de 2009 (pues se supone que quedan asentados en los Libros oficiales durante enero de 2010 aunque en la realidad la costumbre sea otra…).

Durante Abril también se entregará el informe de “Practicas Empresariales” y los Estados Financieros Consolidados

Al igual de lo sucedido con los reportes del año 2008, todas las sociedades (esta vez incluidas hasta las simples inspeccionadas) tendrán también tendrán que elaborar y entregar el  informe conocido como “Informe de Prácticas empresariales” (opción 31 en los informes que se elaboran con el STORM) y entregarlo entre el 5 y el 29 de abril de 2010.

Así mismo, las sociedades matrices de otras sociedades, si figuran entre las obligadas a enviar reportes de sus Estados Financieros Individuales, también tendrán que entregar los Estados Financieros Consolidados (opción 07 en el software STORM) junto con sus Notas, Certificación, Dictamen de Revisor Fiscal e Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995 y lo deberán hacer a mas tardar el 15 de abril de 2010 (ver numeral 8 de la Resolución)

Ojalá el STORM USER sea debidamente actualizado

Como sea, habrá que ver si esta vez el software STOR USER es modificado para que cuando la Supersociedades le éxiga la información financiera del año 2009 a sociedades que califican como microempresas, no les pida entonces datos de sus Estados de Flujos de Efectivo como pasó con los reportes del 2008, pues desde el 2008 las microempresas no están obligadas a hacerlo (consulta nuestro anterior editorial: “La Supersociedades no debería seguir pidiendo a ciertas sociedades su Estado de Flujos de Efectivo”)

Además, habrá que ver si el informe de Practicas Empresariales tiene alguna adaptación especial para cuando el mismo tenga que ser respondido por una Sociedad por Acciones Simplificada en las cuales, a pesar de ser anónimas, no hay obligación de tener Juntas directivas y en donde, si hay un solo accionista, no hay entonces Asamblea de Accionistas y ese mismo único accionista aprobaría sus Estados Financieros (ver artículos 22 y 25 de la Ley 1258 de 2008, véase también nuestro editorial anterior: “¿Puede una SAS de un único accionista hacer contratos con ese único accionista?”)

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