Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Infografía (haz click en la imagen para ampliar)
A través de su Circular 115-000004 de Noviembre 3 de 2011, la Superintendencia de Sociedades ha dado a conocer las instrucciones con las cuales se llevará a cabo la entrega de información financiera por el año 2011 y el informe de Practicas Empresariales que cada año es exigida por tal entidad.
Las sociedades comerciales y empresas unipersonales que estarán obligadas a efectuar esos dos reportes con las cifras de los Estados Financieros del año 2011 y la información de sus Prácticas empresariales o gobierno corporativo serán solamente las sociedades comerciales que antes de diciembre 31 de 2011 ya tengan las condiciones de vigiladas y/o controladas y sin importar que estén adelantando un concordato, o un acuerdo de reestructuración o un acuerdo de reorganización empresarial (ver artículos 83 a 86 de la Ley 222 de 1995, el Decreto 4350 de diciembre de 2006 y el Decreto 2300 de junio de 2008; consulta nuestro anterior editorial: “¿Cuáles sociedades inician su condición de vigiladas por Supersociedades en Abril 1 de 2011”).
Al respecto, debe recordarse que si una sociedad alcanza solamente en Diciembre 31 de 2011 los topes o las condiciones de que trata el decreto 4350 de diciembre de 2006 y por ello se convertirá en sociedad “vigilada” por la supersociedades, en ese caso esa condición de vigilada solo iniciaría en abril 1 de 2012 y por tal razón no estaría obligada a entregar los reportes del año 2011.
Adicionalmente, si alguna sociedad comercial o alguna empresa unipersonal no está actualmente en condiciones de “vigilada” o “controlada” (es decir que están en la simple categoría de “inspeccionadas”), pero llega a recibir por correo urbano una copia de la mencionada resolución 115-000004 de Noviembre de 2011, en ese caso dicha sociedad también deberá cumplir con la entrega de la información que antes mencionamos (excepto si es una sociedad que se encuentra en proceso de liquidación voluntaria lo cual tendrán que demostrar enviando un Certificado de Cámara de Comercio a más tardar en las fechas en que tendrían que haber entregado los reportes).
Entre el 12 de Marzo y el 16 de Abril de 2012 (esta vez invirtiendo el orden de los vencimientos pues empezarán las que tengan NIT terminados entre 96 a 00 y terminarán las que tengan NIT terminado en 01 a 05 sin incluir dígitos de verificación) todas las sociedades vigiladas y/o controladas, y las inspeccionadas que reciban la circular, tendrán que entregar solo en forma virtual por el portal de internet de la Supersociedades (sección “Informes electrónicos”) su archivo de extensión .STR con el Informe Empresarial (opción 01 en el software STORM) el cual contendrá las cifras (expresadas en miles de pesos) del Balance General y Estado de Resultados a Diciembre 31 de 2011 comparativas con las del 2010. Si durante el 2011 tuvieron más de un cierre, entonces por cada cierre tienen que entregar un archivo distinto de ese Informe Empresarial.
De ese reporte solo se salvan las sociedades (vigiladas, controladas e inspeccionadas) que puntualmente a diciembre 31 de 2011 lleguen a estar en condición de liquidación voluntaria y para ello deben enviar, también entre marzo 12 y marzo 16 de 2012, un certificado de cámara de comercio que así lo demuestre. Ese tipo de sociedades presentan entonces otro reporte (opción 16 en el software STORM), y lo harán en los primeros 5 días de mayo de 2012 (ver numeral 8 de la Resolución).
Además, la Circular vuelve a mencionar que las sociedades vigiladas y controladas que tengan que entregar el Informe Empresarial, si al mismo tiempo son las matrices de otras sociedades, en ese caso deben también entregar los Estados Financieros Consolidados a dic. 31 de 2011 (opción 07 en el software STORM) y el plazo de ese reporte (que también se entregará en forma virtual) se vence el 30 de abril de 2012 para cualquier número de Nit que tenga la entidad matriz (ver numeral 7 de la circular)
Las sociedades vigiladas y controladas, al igual que las inspeccionadas, tienen que entregar, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha en que se les venza los plazos de la entrega del reporte empresarial, los siguientes documentos adicionales:
Sociedades vigiladas y Controladas: Tienen que entregar, únicamente con archivos firmados digitalmente usando los mecanismos que la Supersociedades les asigne a sus Representantes Legales, Contadores y Revisores Fiscales, los documentos que contengan la Certificación de los Estados financieros, Las notas a los Estados Financieros, el Informe de Gestión de los Administradores (del cual solo se salvan las sucursales de sociedades extranjeras) y el Dictamen del Revisor Fiscal.
Sociedades inspeccionadas: Tienen que entregar (en forma presencial o por el portal de la Supersociedades pero en este último caso sin necesidad de que estén firmados digitalmente pues a este tipo de sociedades no les dan mecanismos de firma digital gratuitos) solo dos archivos (en extensión .doc, .pdf. o .tif) que corresponderían a los siguientes documentos: Certificación de los Estados financieros y Las notas a los Estados Financieros. Sin embarbo, en cualquier momento posterior en que la Supersociedades lo solicite, tendrían que tener listos para su entrega el Dictamen del Revisor Fiscal (si tienen esa figura), el Informe de Gestión de los administradores y el proyecto de distribución de utilidades. Si los entregan presencialmente, deben asegurarse de que no vayan grapados, argollados, ni empastados para facilitar el proceso de escaneo de los mismos”
Sociedades matrices de un grupo económico: En cuanto a las sociedades matrices que tengan que entregar el reporte de Estados Financieros Consolidados a mas tardar el 30 de abril de 2012, ese reporte también debe ser entregado con los siguientes documentos adicionales firmados digitalmente: Certificación de los Estados financieros consolidados, Informe especial de acuerdo a lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995, Notas a los estados financieros consolidados, Dictamen del revisor fiscal. (ver numeral 7 de la Circular).
Lo anterior significará que de nuevo muchos Revisores Fiscales o Contadores que les trabajan al mismo tiempo a varias sociedades van a tener que correr con la elaboración de sus dictámenes para que los mismos puedan estar disponibles desde fechas tan tempranas como el 14 de Marzo de 2012. Al respecto, debe recordarse que en la entrega de los documentos adicionales del ejercicio 2010 (incluido el dictámente de Revisor Fiscal), la Supersociedades terminó ampliando mucho más los plazos para entrega de tales documentos (ver la Circular 115-001 de Febrero 2 de 2011).Quizás vuelva a suceder lo mismo con los documentos del 2011.
Recuérdese que por razón de que el inciso tercero del artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 indica que las cifras financieras de cualquier mes del año se deben asentar dentro del mes siguiente, es por eso que la Supersociedades queda facultada para pedir en fechas tan tempranas como marzo 12 de 2012 los Estados Financieros cortados a diciembre 31 de 2011 (pues se supone que quedan asentados en los Libros oficiales durante enero de 2012 aunque en la realidad la costumbre sea otra…).
Incluso la circular en su numeral 11.10 dice lo siguiente:
“11.10. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el Coordinador del Grupo o el Intendente Regional respectivo. Dicha solicitud deberá ser justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.
Las sociedades vigiladas y controladas que sí entregan sus documentos adicionales firmados digitalmente, ellas tendrían que volver a obtener nuevos mecanismos gratuitos de firma digital.
(nota: si nunca antes lo han hecho, primero tienen que inscribirse en el portal de la Supersociedades para registrar los correos electrónicos a los cuales se los enviarán; y recuérdese que si un mismo Representante Legal o Revisor Fiscal o contador tienen que firmar en varias empresas, entonces usará un mecanismo distinto por cada empresa)
Al igual de lo ocurrido desde los reportes del año 2007, la Supersociedades ha dispuesto que los informes del año 2011 se elaborarán usando el software STORM USER (nota: si ese software ya se ha descargado antes para los informes de años anteriores, no se hace necesario volverlo a descargar pues si el computador en el que está instalado tiene conexión a Internet, entonces al ejecutar el programa lo primero que hace el mismo es conectarse automáticamente al portal de la Supersociedades y actualizarse con la nueva versión que tenga dicha entidad)
Además, las sociedades simplemente inspeccionadas que nunca antes hayan hecho reportes, deben inscribirse primero en la zona respectiva del portal de la Supersociedades para que se le asignen las contraseñas respectivas ya que el reporte con las cifras financieras (es decir, el archivo con extensión .str generado con el STORM), lo tienen que entregar al igual que todas las sociedades en forma virtual visitando la zona de “Informes Electrónicos”
Las sociedades vigiladas, controladas o inspeccionas que ya vienen inscritas en el portal de la Supersociedades y tengan que reportar un cambio de sus datos básicos (direcciones, representantes, contadores, revisores, etc.), en ese caso el representante legal deberá remitir una solicitud escrita dirigida a esta Superintendencia anexando copia del certificado de cámara de comercio en donde
se evidencie el respectivo cambio o novedad. (ver ultimo inciso numeral 3)
Todas las sociedades (vigiladas, controladas y hasta las inspeccionadas) que tengan que entregar el Informe Empresarial con las cifras de los Estados Financieros a diciembre 31 de 2011 (opción 01 en el Software STORM), también tienen otra vez la tarea de entregar, entre abril 23 y Mayo 22 de 2012, el denominado Informe de Prácticas Empresariales (opción 31 en el Software STORM).
Todos lo deben entregar únicamente en forma virtual y sin necesidad de tener que estar mandando luego un oficio por escrito a la Supersociedades avisando de que cumplieron con la entrega del reporte.
Al respecto, en el numeral 2 y 6 de la Circular se hacen las siguiente aclaraciónes:
“Nota: El informe 31 Prácticas Empresariales NO debe ser remitido por sucursales de sociedades extranjeras NI por sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial”
“El informe 31 prácticas empresariales NO requiere la presentación de documentos adicionales NI ser firmado digitalmente y NO requiere el envío de un oficio indicando el cumplimiento del requerimiento.”
(las mayúsculas son de la Supersociedades)
El reporte de Prácticas Empresariales es en realidad un cuestionario de unas 128 preguntas que deben responder solamente los administradores de las sociedades (Junta directiva, o Representante Legal) y que está dividido en tres secciones: 1) Carátula, 2) Anexo Jurídico y 3) Anexo Gobierno Corporativo y Responsabilidad social Empresarial
En su Circular la Supersociedades da al respecto la siguiente instrucción (véase la parte final del numeral 5):
“Nota: El informe de prácticas empresariales se solicita a partir del mes de abril para garantizar que las sociedades hayan realizado la reunión del máximo órgano social, asamblea general de accionistas o junta de socios de acuerdo con su naturaleza jurídica. Por lo anterior, el informe 31-PRÁCTICAS EMPRESARIALES estará disponible para su diligenciamiento en el aplicativo STORM a partir del primero (1º) de marzo de 2012.
Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de todo lo ocurrido durante el año 2011 en un solo envío.”
Así mismo, en el inciso tercero de la circular se lee lo siguiente:
“En el anexo jurídico incluido en este informe [el de Prácticas Empresariales], el empresario podrá adelantar un chequeo de los mínimos legales con el fin de disminuir el riesgo de incumplimiento legal y evitar, de esta forma, sanciones o multas”
Si después de haber entregado el informe de practicas empresariales se piensa que es necesario hacerle una corrección, en ese caso la Circular dice lo siguiente en su numeral 11.11.:
“11.11 En el evento de presentarse alguna modificación en el informe de prácticas empresariales, al igual que en el punto anterior, será necesario solicitar autorización para retransmitir, indicando las razones por las que se solicita la modificación y dicha comunicación debe estar suscrita por el representante legal.
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