Supersociedades vuelve a opinar sobre archivos electrónicos para libros de contabilidad

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  • Publicado: 20 mayo, 2015

Supersociedades vuelve a opinar sobre archivos electrónicos para libros de contabilidad

En el Concepto 220-053436 de abril 20 de 2015, la entidad respondió sobre si llevar los libros de contabilidad por medios electrónicos implica o no generar archivos PDF de los mismos.

El pasado 20 de abril del 2015 la Supersociedades expidió el Concepto 220-053436 a través del cual se resolvió el interrogante de si actualmente el permiso de poder llevar los libros de contabilidad en “archivos electrónicos” (concedido con el Decreto-Ley 019 de enero de 2012 que modificó el artículo 56 del Código de Comercio) implicaba que tales libros se deberían estar generando en PDF o si solo es suficiente con garantizar su fácil reproducción.

Al respecto, la entidad, luego de citar el artículo 56 del Código de Comercio, indicó que lo único que pide en sí la norma, y en combinación con lo indicado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (sobre comercio electrónico), es que los administradores o representantes legales, cuando escojan medios electrónicos para llevar la contabilidad (que puede ser cualquier medio electrónico y no solo el sistema de generar archivos PDF) simplemente se aseguren que con ese medio electrónico sí se garantice la reproducción exacta de los libros y demás documentos contables. De lo contrario, no podrá dársele valor legal a dichos medios.

Esa misma posición es la que ha tenido la Supersociedades desde cuando expidió la Circular 220-000001 de marzo 6 de 2012. Allí la entidad indicó:

La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas. Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información que minimicen una eventual pérdida de datos.

“toda la responsabilidad de que la contabilidad en archivos electrónicos sí sea confiable, recae exclusivamente en los administradores o representantes legales de los entes jurídicos”

Por tanto, toda la responsabilidad de que la contabilidad en archivos electrónicos sí sea confiable, recae exclusivamente en los administradores o representantes legales de los entes jurídicos. Pero en el caso de las personas naturales comerciantes, las cuales no tienen representantes legales, ellas mismas serían las responsables de que su contabilidad electrónica esté siendo llevada en medios seguros.

Libros de actas y de socios electrónicos

En el mismo Concepto 220-053436 de abril de 2015, la Supersociedades destaca que en el caso de los libros de actas y de socios, que se quieran llevar en forma electrónica, existe una reglamentación especial contenida en el Decreto 805 de abril de 2013.

La posibilidad de efectuar el registro de tales libros de actas y de socios en forma electrónica, directamente en los archivos de las Cámaras de Comercio, es algo que solo empezó a llevarse a la práctica en mayo de 2014 (Ver las Circulares 01 de enero 17 de 2014  y 04 de mayo 27 de 2014 y nuestro editorial de octubre de 2014: “Cámaras de comercio ya están efectuando registros electrónicos de actas y de socios”).

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