Supersolidaria despacha por correo los libros contables de las CTAs y PCTAs

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  • Publicado: 10 junio, 2009

Supersolidaria despacha por correo los libros contables de las CTAs y PCTAs

Desde el pasado mes de Abril de 2009 la Supersolidaria adoptó este  mecanismo con el que se pretende hacer más ágil el proceso de registro de los libros de contabilidad de las CTAS y PCTAs que están ubicadas por fuera de Bogotá. Pero con el proyecto de convergencia hacia las NIIF, dentro de poco se permitirá el registro electrónico de los libros.

Desde cuando fue expedido el Decreto 4588 de Diciembre de 2006, la Superintendencia de la Economía Solidaria (Supersolidairia) se convirtió en la entidad que pasaría a reemplazar los servicios que las Cámaras de Comercio de todo el país le efectuaban a  las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado que funcionan en  todo Colombia relacionados con el registro de documentos, libros de contabilidad y hasta expedición de Certificados de Existencia y Representación legal (véase el Artículo 7 del Decreto 4588 de 2006 y la circular externa 002 de junio de 2008 de la Supersolidaria).

Frente a lo anterior, y como lo hemos comentado en anteriores editoriales, era claro que concentrar todas esas funciones en la única sede que tiene actualmente la Supersolidaria en la ciudad de Bogotá iba a significar que las  CTAS y PCTAS que logran obtener su reconocimiento de legalidad y registro ante la Supersolidaria terminarían enfrentando complicaciones sobre todo en el trámite de estar yendo hasta Bogotá a registrar sus libros de contabilidad (consulta nuestros anteriores editoriales: “Supersolidaria imparte instrucciones para registro e inscripción de CTAs y PCTAs” y “Nueva Circular de Supersolidaria: cambian exigencias en Libros Oficiales de Contabilidad de CTAs y PCTAs”).

Pero desde el pasado mes de Abril de 2009 la Supersolidaria adoptó un mecanismo con el que se pretende hacer más ágil el proceso de registro de los libros de contabilidad de las CTAS y PCTAs que están ubicadas por fuera de Bogotá.

(nota: en archivo publicado en el portal de la Supersolidaria, se muestra que hasta mayo de 2009 sólo unas quinientas (500) CTAs y PCTAS, de las casi seis mil (6.000) que alcanzaron a radicar antes de Enero 22 de 2009 sus documentos para legalidad ante el Ministerio de la protección social, habían culminado todo su proceso de legalización hasta estar debidamente inscritas ante la Supersolidaria).

La Supersolidaria puede remitir los libros ya registrados por medio del servicio de  Fletes contra entrega

En noticia que publicaron el 2 de Junio de 2009 en el portal de Internet de dicha Superintendencia, se lee lo siguiente:

“Con el servicio de fletes contra entrega, la Superintendencia de la Economía Solidaria garantiza la entrega ágil y oportuna de los diferentes libros que legalmente debe registrar a las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado y a las instituciones de educación.

A través de esta modalidad de correo, en la que el destinatario cancela el cargo de correspondencia, se evitan trámites innecesarios, se ahorra tiempo y se asegura que las organizaciones solidarias reciban oportunamente los libros ya registrados.

Previo al envío de estos documentos, la Superintendencia confirma con los responsables de cada entidad la aceptación del envío que tiene un costo aproximado de $15.000 por paquete dependiendo del peso y volumen de los libros.

El servicio de flete contra entrega se ha aplicado exitosamente desde el mes de abril, especialmente con las organizaciones ubicadas fuera de Bogotá. Las entidades con domicilio y oficinas en la capital del país tienen la opción de retirar los libros registrados directamente en la Superintendencia.”

A parte de ese valor que  tendría que cancelar la CTA o PCTA por aceptar que la Supersolidaria le devuelva por correo sus libros ya registrados, dichas entidades también deben pagar un valor de $8.600 que fueron fijados por la Supersolidaria como tarifa durante el año 2009 para el proceso de Registro de Libros (véase la Circular Externa 002 de Enero de 2009 expedida por la Supersolidaria).

Es claro entonces que para las CTAS y PCTAS ubicadas por fuera de Bogotá sí es más ventajoso aceptar el servicio ofrecido por la Supersolidaria, pues si se ponen a contratar personal de mensajería en Bogotá para estar yendo hasta la Sede de la Supersolidiaria a llevar los libros, luego yendo otra vez a recogerlos cuando estén registrados y luego despachándolos hasta la ciudad donde está la CTA o PCTA, en ese caso gastarían más dinero y tiempo.

Pronto se permitirá el registro de libros electrónicos y no en papel

Como sea, el proceso de estar haciendo el registro de los libros de contabilidad en hojas físicas ya sea ante la Supersolidaria, o ante las Cámaras de Comercio o la DIAN, es algo que próximamente empezará a cambiar, pues en el texto del Proyecto de Ley 165/07-Cámara y 203/08-Senado, proyecto por el cual se haría la convergencia hacia las Normas Internacionales de Información Financiera y que ya ha sido aprobado tanto en Cámara como en Senado, en el inciso tercero del artículo 1 de dicho proyecto se indica:

“Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados”

Hasta ahora, lo único que se permite efectuar en forma electrónica es el diligenciamiento de los libros de contabilidad. Pero dichos libros requieren estar previamente registrados en papel ante la entidad respectiva (ver concepto 115-085226 de Agosto 26 de 2008 emitido por la Supersociedades).

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