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En muchas ocasiones se generan dudas sobre la preparación y, sobre todo, la presentación, ante las juntas de socios o asambleas de accionistas, de los documentos solicitados por el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, como son el informe de gestión, los estados financieros y el proyecto de distribución de utilidades.

El dictamen o informe presentado por el revisor fiscal contiene un conjunto de aseveraciones en torno al trabajo realizado y a las conclusiones alcanzadas, con el fin de generar confianza en los inversionistas, el Estado y la sociedad en general.

Conoce más detalles sobre su contenido en este editorial.

Febrero, marzo y el 2 de abril de 2017 son sinónimo de realizar las reuniones obligatorias del máximo órgano social en las sociedades mercantiles. Es importante hacer una buena convocatoria para que las decisiones que se tomen en ellas sean legales.

Como estrategia de prevención ante la propagación del coronavirus (COVID-19) en Colombia, la Superintendencia de Sociedades emitió la presente circular para difundir las instrucciones y recomendaciones dirigidas a los supervisados frente al desarrollo de reuniones del máximo órgano social.

Así, a partir de lo estipulado en el Decreto 398 de 2020, la Supersociedades reiteró la alternativa de reuniones no presenciales para efectos de dar cumplimiento a la obligación legal de realizar reuniones ordinarias del máximo órgano social al menos una vez al año (ver artículos 181 y 422 del código de comercio). De acuerdo con la Superintendencia, esta metodología podrá utilizarse siempre y cuando se cuente con el número de participantes no presenciales necesarios para deliberar en cumplimiento con lo determinado en la ley o los estatutos, y si, además, se aplican correctamente las reglas en materia de convocatoria, quorum y mayorías previstas en la ley o los estatutos.

A través del Decreto 398 de 2020, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo adicionó al Decreto 1074 de 2015 un capítulo mediante el cual establece los lineamientos que deberán seguir las sociedades comerciales y propiedades horizontales para llevar a cabo la asamblea o junta ordinaria anual de manera virtual.
Lo anterior, con el propósito de permitir que dichas personas jurídicas adelanten las reuniones anuales a las que se encuentran obligadas a realizar en los primeros meses del año por medios no presenciales, es decir, de forma virtual. Esto, debido al estado de emergencia que actualmente atraviesa el país con ocasión a la propagación del coronavirus COVID-19, ante lo cual se emitió el mandato por parte del Gobierno nacional de suspender las reuniones físicas y que conlleven la concentración de más de diez (10) personas.

Los primeros tres meses del año son cruciales para las sociedades mercantiles, pues durante estos deberán realizarse las reuniones obligatorias del máximo órgano social, para lo cual es fundamental cumplir con determinados lineamientos que sustentan su legalidad.

Administradores de sociedades mercantiles deben informar cómo llevaron a cabo su gestión durante el período para el que fueron nombrados.

Durante los 15 días hábiles previos a la realización de la junta para aprobar los estados financieros, debe estar listo este documento, para tener acceso a él.

Antes de iniciar la asamblea general o junta de socios, y antes de que los socios deliberen, debe verificarse la calidad de los asistentes.

Administradores deben verificar que los poderes cumplan con lo señalado en el artículo 184 del Código de Comercio, así como los previstos en el contrato social.

La convocatoria extraordinaria tiene lugar cuando se presenten situaciones imprevistas o urgentes que salen de la potestad de los administradores.

La convocatoria de una asamblea extraordinaria tendrá una antelación de mínimo 5 días calendario.

La vinculación del administrador y representante legal no se pacta con un contrato de trabajo, sino que dichos nombramientos se establecen mediante un acta. Así mismo, la desvinculación puede ocurrir en cualquier momento por decisión del máximo órgano social. Las sociedades comerciales deben elegir al administrador de los bienes sociales y al representante legal a […]

El Código de Comercio en su artículo 446, indica que la junta directiva y el representante legal de las sociedades comerciales deben presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios, el balance general de cada ejercicio acompañado de un proyecto de distribución de utilidades.

En época de juntas de socios, asambleas de accionistas y de copropietarios muchos miembros no pueden asistir, situación que los obliga a otorgar poder a un tercero para que los represente. Aunque la situación es válida, hay ciertos asociados o funcionarios que no pueden representar a nadie.