Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En el pasado, cuando el Decreto 1878 de mayo de 2008 modificó el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, se dispuso que los entes no comerciales y las empresas que calificaran como microempresas en los términos de la Ley 590 de 2000 tendrían que llevar menos libros oficiales que los demás entes o personas naturales obligadas a llevar contabilidad.
En efecto, si se estudia en conjunto lo que dice el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, se da a entender que las microempresas y los entes no comerciales (a las que les aplica el parágrafo 1 del artículo) no tienen que elaborar el Libro Diario (libro al que tácitamente se refieren en el numeral 1 del artículo 125).
Y adicionalmente, en el segundo inciso de ese parágrafo 1 se dispuso lo siguiente:
“Los libros con los cuales se dé cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de este parágrafo, deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. En tratándose de las personas naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3; y en el caso de las empresas unipersonales no será obligatorio el libro señalado en el numeral 2 de este parágrafo.”
(el subrayado es nuestro)
Según la parte subrayada, las personas naturales comerciantes y las empresas unipersonales a las que se refiere la ley 222 de 1995 (las cuales sí se pueden seguir consituyendo y siempre deben ser de un único dueño), no estarían obligadas a llevar el libro de registro de socios que es al que se refiere el numeral 2 del parágrafo (y se entiende el por qué de la disposición, pues siempre serán negocios de un único dueño). Adicionalmente, las personas naturales comerciantes no tienen que llevar el libro del numeral 3 (libros de actas).
Ahora bien, reconociendo que las Sociedades por Acciones Simplificadas-S.A.S. (establecidas con la Ley 1258 de Diciembre de 2008) son el tipo societario de moda en los años más recientes, es importante preguntarse si dichas S.A.S., cuando pertenezcan a un solo accionista y teniendo las características de una microempresa, estarían o no obligadas a llevar el libro con el que se lleva el control de quiénes son los dueños de la empresa y que es al que hace referencia el numeral 2 del parágrafo del artículo 125 del Estatuto Tributario.
Para ese tipo de S.A.S, habría que decir que la norma que antes citamos y subrayamos es clara en decir que solo las “Empresas unipersonales” son las que quedan exoneradas de llevar el mencionado libro. Esto quiere decir que las S.A.S., aunque sean de un solo accionista, sí deben llevar su libro de registro de accionistas y asentar en el mismo así sea la única acción que se debe emitir en el momento de su constitución (ver un modelo de este tipo de acciones en nuestra herramienta gratuita: “Modelo de Acción y Nota de sesión”)
Y es que se debe recordar que las S.A.S, a diferencia de las Empresas Unipersonales, no solo pueden llegar a tener más de un accionista sino que su capital social está expresado en acciones los cuales son títulos negociables y que cuando se venden o ceden dicha operación solo producirá efectos en el momento en que se registre la misma en el libro de registro de accionistas (ver el anterior editorial: “Cesión de acciones o cuotas: ¿cómo se hace y cuando surte efectos ante terceros?”)
Además, si la propia Ley 1258 de 2008, en sus artículos 22 y 37 exige que aun cuando la S.A.S. sea de un solo accionista también debe llevar libros de actas para asentar allí sus decisiones y sus aprobaciones de estados financieros, entonces, aunque la propia Ley 1258 de 2008 no lo dijo claramente, las S.A.S siempre, aunque sean de un solo accionista, también tendrán que llevar el libro de registro de accionistas.
Respecto del libro de accionistas, el artículo 131 del mismo decreto 2649 de 1993 dispone lo siguiente:
“Art. 130. Libro de accionistas y similares. Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.
Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.”
Nótese que si se llegan a dar movimientos de acciones o cuotas en el año, es necesario hacer una consolidación anualmente, algo que aplica a todos los tipos de sociedades (consulta nuestra herramienta gratuita en Excel: “Modelo de Consolidación accionaria exigida en el artículo 130 del Decreto 2649 de 1993”)
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