En la práctica empresarial, Al cierre del período gravable, es común que existan servicios ya prestados que no han sido facturados. Esto ocurre en actividades donde la facturación depende de información del cliente, como transporte, salud o contratos con liquidaciones posteriores.
En estos casos surge una inquietud recurrente: si el cliente reconoce el costo o gasto en un determinado período, incluso sin contar aún con la factura, ¿el proveedor del servicio debe reconocer el ingreso en ese mismo período? Adicionalmente, ¿cómo deben tratarse las retenciones en la fuente cuando son certificadas en un año distinto al del reconocimiento del ingreso?
A continuación, el Dr. Diego Guevara da respuesta a estas inquietudes, analizando el tratamiento tributario de los ingresos no facturados y explicando cómo deben imputarse las retenciones en la fuente cuando no coinciden con el período en el que se declara el ingreso.
Problema tributario
La situación se origina cuando el cliente, con base en la prestación efectiva del servicio, decide reconocer el costo o gasto en el año gravable correspondiente –por ejemplo, 2025–, aun cuando la factura será expedida en el año siguiente. En estos casos, además, es común que el cliente practique retenciones en la fuente y las certifique en ese mismo período.
Sin embargo, el proveedor del servicio puede encontrarse en una situación distinta: no ha facturado en el año 2025 por falta de información y, al momento de emitir la factura (por ejemplo, en abril de 2026), esta necesariamente tendrá fecha del año 2026. Esto genera una aparente inconsistencia entre el tratamiento fiscal del cliente y el del proveedor.
Para entender esta diferencia, es necesario analizar lo dispuesto en el artículo 771-2 del ET, particularmente en su parágrafo 2, el cual establece:
Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año gravable siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o la venta del bien en el respectivo período gravable.
Esta norma habilita al adquirente del bien o servicio para reconocer fiscalmente el costo o gasto en el período en el cual se realizó la operación económica, incluso si la factura es expedida en el año siguiente, siempre que se pueda demostrar la efectiva prestación del servicio.
No obstante, es fundamental precisar que esta disposición aplica exclusivamente al comprador del bien o servicio. Es decir, regula el reconocimiento del costo o deducción, pero no establece reglas sobre el momento de reconocimiento del ingreso en cabeza del proveedor.
Reconocimiento del ingreso: importancia de la facturación
En el caso del proveedor del servicio, el reconocimiento del ingreso está directamente vinculado a la emisión de la factura. Si al cierre del año 2025 no se ha expedido la factura y, adicionalmente, en el año 2026 ya no es posible generarla con fecha retroactiva, el ingreso deberá ser reconocido fiscalmente en el año gravable 2026.
Esto implica que, aun cuando el servicio haya sido prestado en diciembre de 2025, la ausencia de facturación en ese período impide incluir dicho ingreso en la declaración de renta de ese año. En consecuencia, el ingreso deberá declararse en el período en el cual se formaliza la operación mediante la factura, es decir, en 2026.
Así, el hecho de que el cliente reconozca el costo en 2025 no obliga al proveedor a reconocer el ingreso en ese mismo año, ya que la norma que permite dicho tratamiento no es simétrica entre las partes.
Tratamiento de las retenciones en la fuente
Una dificultad adicional surge cuando el cliente ha practicado retenciones en la fuente sobre esos pagos y las certifica como correspondientes al año gravable 2025.
Frente a este escenario, la administración tributaria ha sido clara en señalar que las retenciones en la fuente deben imputarse en el mismo período en el cual se reconoce el ingreso al que están asociadas. En otras palabras, no basta con la certificación del agente retenedor; es necesario que exista correspondencia entre el ingreso declarado y la retención utilizada.
En consecuencia, si el proveedor reconocerá el ingreso en el año 2026, podrá imputar en ese mismo período la retención en la fuente que le fue practicada en 2025, siempre que dicha retención esté asociada a ese ingreso.
Este tratamiento permite mantener la coherencia fiscal y evita que se utilicen retenciones en períodos en los cuales no se ha reconocido el ingreso correspondiente.
Implicaciones prácticas para las empresas
Este tipo de situaciones pone en evidencia la necesidad de fortalecer los procesos internos de facturación, especialmente en sectores donde la información depende de terceros. La falta de oportunidad en la facturación puede generar:
Desfase en el reconocimiento de ingresos.
Diferencias fiscales entre proveedor y cliente.
Dificultades en la imputación de retenciones.
Riesgos de inconsistencias en cruces de información con la Dian.
Asimismo, se evidencia que la normativa tributaria permite tratamientos distintos para cada parte de la operación, lo que exige un análisis cuidadoso para evitar errores en la declaración de renta.
Para evitar este tipo de inconsistencias, es fundamental que las empresas fortalezcan sus procesos de facturación al cierre del período gravable y establezcan controles que garanticen la oportuna emisión de los documentos soporte.
Es clave analizar cada caso en función de la normativa aplicable, asegurando la correcta correspondencia entre ingresos y retenciones en la fuente, con el fin de evitar errores en la declaración de renta y posibles contingencias fiscales.
Este consultorio también resuelve las siguientes inquietudes:
Pregunta
Respuesta
05:00¿Cuáles son las rentas exentas vigentes para personas jurídicas en el año gravable 2025?
Se deben consultar en la Resolución Unificada 000227 de septiembre de 2025 (formato 1011). Sin embargo, deben considerarse las limitaciones de la tasa mínima de tributación del artículo 240 del ET, ya que muchas rentas exentas no pueden restarse para calcular el límite del 15 %, lo que puede generar impuesto adicional.
08:50 ¿Son deducibles las facturas de servicios públicos que no están a nombre de la empresa?
Sí. Según la Resolución 000227 de 2025, sirven como soporte tanto para el suscriptor como para el usuario (ej. arrendatario), siempre que se demuestre la condición de usuario y se cumplan los requisitos generales.
17:07¿Un contrato de recobros del exterior (IT) debe registrarse ante la Dian para ser deducible?
Solo si corresponde a importación de tecnología, asistencia técnica o ingeniería (artículo 123 del ET y Resolución 008742 de 2023). Software y derechos de autor no requieren registro.
17:31¿Los gastos del exterior por servicios administrativos y tecnológicos están sujetos al límite del 15 %?
Sí (artículo 122 del ET), pero no aplica el límite si se practicó retención en la fuente obligatoria sobre esos pagos.
24:30 ¿Cómo calcular la tasa mínima de tributación cuando hay pérdida contable o utilidad depurada ≤ 0?
No aplica la tasa mínima (parágrafo 6 del artículo 240 del ET). No se hacen ajustes y el impuesto se mantiene igual.
26:54¿Hay sanción por transmisión extemporánea de nómina electrónica y afecta la deducibilidad?
No hay sanción específica actualmente (Doctrina 1142 de 2024). Los gastos son deducibles si se transmite antes de declarar renta y se prueba la relación laboral y el pago.
29:34 ¿Cómo se trata fiscalmente la indemnización por pérdida total de un vehículo?
Es ingreso no gravado (artículo 45 el ET) si se reinvierte en un bien similar. El activo desaparece sin aplicar recuperación de deducciones.
38:51 ¿Son deducibles los impuestos asumidos con retención en documentos soporte a personas naturales?
El gasto principal sí es deducible, pero el impuesto asumido no lo es. Puede certificarse al tercero.
41:10 ¿Cómo reportan gestor y partícipe los resultados de un contrato de cuentas en participación?
El gestor reporta y distribuye la información (formatos 5247 y 5248). El partícipe reporta en formato 1007 sin duplicar información.
45:33Es deducible el valor en libros de un vehículo chatarrizado?
No es deducible. El incentivo es ingreso gravado y el activo desaparece sin poder tratarse como costo de venta.
47:23¿Cómo reportar en exógena las donaciones al régimen especial y su efecto en la TMT?
Generan descuento tributario del 25 % (artículo 257 del ET). Se reportan como no deducibles en formato 1001 y el descuento en formato 1004.
53:43 ¿Se pueden imputar en renta 2025 las retenciones practicadas en 2026 sobre ingresos del periodo anterior?
Depende del caso. En entidades públicas aplica sistema de caja (Ley 633 de 2000). Se debe revisar doctrina Dian para determinar si se imputan por ingreso o certificación.
