Tratamiento contable de los anticipos cuando se entrega mercancía sin factura

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  • Publicado: 8 noviembre, 2019

Tratamiento contable de los anticipos cuando se entrega mercancía sin factura

En este editorial se mencionan algunos lineamientos para tener en cuenta sobre el tratamiento de anticipos realizados a proveedores y el reconocimiento del activo adquirido cuando un proveedor no ha hecho llegar la factura de compra a la entidad, pero sí ha enviado la mercancía.

Los contratos de compra y venta de mercancía originan diferentes preguntas, sobre todo cuando se aproxima el cierre del año y se tienen anticipos sin legalizar. Algunas preguntas que podemos citar son las siguientes: ¿cómo se reconocen los anticipos efectuados en dichos contratos?, ¿cuándo debe reconocerse la mercancía como inventario?, ¿interfiere en el tratamiento contable el hecho de que la entidad compradora no reciba la factura por parte de su proveedor? En este editorial abordamos algunos principios que resuelven dichas cuestiones.

Reconocimiento de la mercancía

Al recibir la mercancía, el reconocimiento del inventario no depende totalmente de que la entidad haya recibido la factura o de que la mercancía entre o no a las instalaciones de la misma. El reconocimiento como activo se realiza evaluando tres situaciones, que para este caso serían:

  1. ¿La mercancía procede de un hecho cumplido en el pasado? En efecto, la mercancía surge de una transacción de compra o de un trato comercial efectuado en un contrato.
  2. ¿La mercancía generará beneficios económicos a futuro para la entidad? Sí, se espera que la entidad pueda vender la mercancía en un futuro y obtenga ingresos por ello.
  3. ¿Existe control sobre la mercancía? En dicho punto es donde se tendría que evaluar si a pesar de que la entidad haya recibido la mercancía puede disponer de esta o no. Por ejemplo, es posible que aun sin recibir la mercancía la entidad haya establecido en el contrato con el proveedor que tendrá el control de la misma. Lo anterior quiere decir que el hecho de tener la mercancía en su bodega no es un sinónimo de que pueda tener ventajas y riesgos sobre la misma. Para definir el control se debe evaluar el hecho económico y las cláusulas del contrato.
“la facturación para efectos fiscales tendrá otro tratamiento, pero en términos contables se debe tener en cuenta que hay que reflejar la realidad económica, independientemente de si se posee o no la factura”

Si se define que se cumplen con las anteriores condiciones, se debe proceder a reconocer la mercancía; ya el tema de la facturación para efectos fiscales tendrá otro tratamiento, pero en términos contables se debe tener en cuenta que hay que reflejar la realidad económica, independientemente de si se posee o no la factura.

Como se puede observar, las normas de tipo contable y tributario establecen tratamientos diferentes para muchas transacciones. El reconocimiento de anticipos y mercancías no facturadas es solo uno de los ajustes que deben realizarse para cada cierre contable. Por eso te recomendamos estar atento a nuestra capacitación Pasos para la conciliación fiscal del año 2019.

Anticipos según los Estándares Internacionales

Respecto de los anticipos se han generado diferentes interpretaciones:

  1. Registro según la destinación del activo
  2. Cuenta por cobrar no financiera.

En cuanto a la primera interpretación, presentar el anticipo en la cuenta de inventario genera un conflicto entre ambas definiciones, a saber, “anticipo” e “inventario”, debido a que el anticipo es un hecho económico que responde al pago que una entidad realiza antes de recibir un activo o un beneficio, lo cual difiere de la naturaleza del inventario.

Por tanto, es preferible reconocer en los activos dicha partida (si es un valor considerable, como en el caso de las empresas de construcción) en una cuenta aparte como anticipo o (si es un valor no muy significativo) incluirlo en otros activos.

También se podría reconocer teniendo en cuenta las condiciones contractuales (que se genere una obligación por parte del proveedor de devolver el dinero del anticipo, si no se cumplen con las condiciones pactadas con el comprador) como cuentas por cobrar.

Finalmente, lo que debe tenerse en cuenta es que así la entidad no haya recibido la factura, sí se cumplieron los términos de negociación sobre los riesgos y ventajas del activo se procede a dar de baja el anticipo o la cuenta por cobrar (según como se haya reconocido) y a reconocer el activo como inventario.

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