Una norma importante sobre retención en la fuente que afecta a las inmobiliarias y a quienes les hacen pagos.

Hoy día es muy común que quien toma en arrendamiento un bien inmueble no se entienda directamente con el dueño del mismo sino que debe hacerlo con algún tipo de entidad o persona que actúa como “intermediario” nombrada por el respectivo dueño del inmueble para que actúe en su nombre.

En tales casos, y para cuando la persona natural o jurídica que cancela los arrendamientos respectivos es una persona que debe practicar retenciones en la fuente a título del impuesto de renta, es importante que se conozca y dé aplicación a una norma muy especial contenida en el art.394 del ET

El agente de retención en la fuente debe contabilizar como beneficiario de la retención al “dueño del inmueble” y no ala “inmobiliaria”

En efecto, en la norma del art.394 del ET se dispone lo siguiente:

“ART. 394.—Cómo opera la retención por arrendamientos cuando hay intermediación. En el caso de arrendamientos, cuando existiere intermediación, quien recibe el pago deberá expedir a quien lo efectuó, un certificado en donde conste el nombre y NIT del respectivo beneficiario y, en tal evento, la consignación de la suma retenida se hará a nombre del beneficiario”.

Como vemos, la norma antes citada indica que si existe “intermediación” en un negocio de arrendamiento (tanto de bienes inmuebles como de bienes muebles, pues la norma no hace distinción), debe en ese caso cumplirse con unos requisitos muy particulares. Para explicarlos, pensemos en un caso práctico.

Un ejercicio práctico

Supóngase que la sociedad “EJEMPLO SA”, con nit.890.456.782-0, es la dueña de un edificio ubicado en Bogotá y para su administración contrató los servicios de la inmobiliaria persona jurídica “Administramos SA”, con nit 850.456.783-2. Para contratar dichos servicios, entre las partes se firmó un “contrato de mandato” (ver art.1262 a 1286 del Código de Comercio) y en consecuencia, es la inmobiliaria “Administramos SA” quien, en representación o como intermediaria o “mandataria” de la empresa “Ejemplo SA” (quien se llamará la “mandante”),podrá firmar los contratos de arrendamiento con quienes tomen el edificio en arrendamiento.

A su turno, dicha inmobiliaria entregó en arrendamiento la edificación a la sociedad “Horizontes SA”, identificada con nit.890.325.678-0. En consecuencia, al inicio de cada mes, es la inmobiliaria “Administramos SA”, y porque así lo dispone el art.3 del decreto 1514 de 1998, quien hará llegar la respectiva factura de venta hasta la sociedad “Horizontes SA” para cobrar el arrendamiento causado a favor de la empresa “EJEMPLO”. Supongamos que el valor del arrendamiento es de 10.000.000 más un IVA del 10%

En vista entonces de que la factura que llega hasta la contabilidad de la empresa “Horizontes SA” es una factura que trae solamente la identificación de la empresa “Administramos SA”, lo más normal sería que en la contabilidad de la empresa “Horizontes SA” se registrara en el pasivo de la cuenta contable “2365- Retenciones en la fuente practicadas a título de renta” a dicha entidad “Administremos SA”, con nit 850.456.783-2 como si fuese la entidad a quien se practicarán las retenciones del 3,5% sobre la base de los 10.000.000 mensuales.

Pero en ese caso, y para que la contabilidad de la empresa Horizontes SA no efectúe el registro contable con dicho nit, ya que el autentico beneficiario del pago y de la retención en la fuente no es la empresa “Administremos SA” sino la empresa “Ejemplo SA”, es forzoso entonces que la inmobiliaria “Administremos SA”, junto a la factura de venta que entrega mensualmente a la empresa “Horizontes SA”, le adjunte un “certificado” o “constancia” donde se diga en forma clara que tal entidad, es decir “Administremos SA”, no es la verdadera titular de la respectiva retención que se ha de practicar al valor facturado, sino que la verdadera titular será la sociedad “Ejemplo SA” con nit.890.456.782-0

De otra parte, y aunque la norma que hemos examinado es aplicativa al caso de la retención en la fuente a título del impuesto de renta, consideramos que si la empresa “Horizonte SA” también debe practicar retenciones en la fuente a título del IVA y a título del impuesto de industria y comercio, en ese caso esas retenciones también deberán quedar registradas con el mismo nit con el que se registra la retención a título del impuesto de renta (en nuestro caso, con el nit de la empresa “Ejemplo SA”)

El objetivo de esta disposición es facilitar la expedición de los certificados de retenciones en la fuente, al igual que dar armonía a los cruces de información en medios magnéticos

Visto lo anterior, se entiende que el objetivo buscado con la norma es facilitar, al finalizar el respectivo bimestre o el respectivo año fiscal, que la expedición de los respectivos certificados por retenciones en la fuente sean expedidos a quien en verdad deberá hacer uso de tales retenciones.

Es decir, deben ser expedidos a favor de la entidad que declarará los respectivos ingresos en la declaración de IVA y de renta y que por tanto, al generar los respectivos impuestos, es quien puede entones descontar las respectivas retenciones en la fuente. En el ejemplo que usamos anteriormente, la entidad a quien se deben expedir los certificados sería entonces a la sociedad “El Ejemplo SA”

De otra parte, cuando en la contabilidad de la empresa que actuó como agente de retención se han hecho los registros respectivos con el nit correcto, y a la vez dicha entidad es responsable de suministrar a la DIANla información exógena en medios magnéticos señalada en elart.631 literal b) del ET, podrá entonces la DIAN hacer un armonioso “cruce” de información ya que se informará al verdadero beneficiario tanto del pago como de la retención practicada.

En todo caso, es importante comentar que si algunas empresas han hecho pagos a simples “intermediarios”, y han hecho sus registros y sus reportes de información diciendo que el titular era “el intermediario” (pues dicho intermediario no cumplió con hacer la aclaración que aquí estudiamos), en ese caso la responsabilidad por el “no cruce” de la información recaería sobre dicho intermediario.

En todo caso, conociéndose que hoy día se ha venido usando mucho más la figura de la “intermediación” (no solo en negocios de arrendamientos sino en otros muchos negocios que versan sobre operaciones distintas), y previendo que ante tal hecho serían muchos los casos de “no cruce” entre la información reportada por quienes hicieron los pagos, la reportada por el “intermediario” y la reportada por el verdadero titular de los ingresos,fue por eso que la DIAN, en su exigencia de información de medios magnéticos por las operaciones del año 2005 contenida en el art.15 de la resolución 10147 de octubre de 2005, dispuso algo muy importante.

Dispuso que todos los que actuaron como “mandatarios” o “intermediarios” (sin importar sus características ni las de su representado) debían suministrarle el detalle completo de todas esas operaciones en que intervinieron como “intermediarios” (consulta nuestro anterior editorial “todas las inmobiliarias deberán reportar información de medios magnéticos 2005”; y si requieres asesoría para entender dicha norma, no dejes de usar nuestro producto “Actualícese en Medios Magnéticos año 2005”)

Consideramos incluso que esa disposición establecida para la información del año gravable 2005 será igualmente aplicable para cuando en octubre de 2006 se defina la información que por el presente año 2006 le ha de ser reportada a la DIAN (véase el parágrafo 3 del art.631 del ET). En consecuencia, es conveniente que todos los que actúan como intermediarios hoy día tengan completamente claros los datos de las operaciones que han hecho durante el presente año 2006 por cuenta de sus representados.