Una oportunidad de éxito: la factura electrónica – John Jairo Bohórquez Cárdenas

Con la expedición de la Ley 962 de 2005 y sus reglamentos, por los cuales se establecen las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación, control fiscal y regulación de aspectos técnicos, a partir de enero 1 de 2019, cuando es de obligatorio cumplimiento el Decreto 1625 del 11 de Octubre de 2016, los contribuyentes que no facturen vía documento equivalente tienen la obligación de facturar de forma electrónica; así surgirán varias necesidades para los contribuyentes, que generalmente son satisfechas por los contadores.

Con ellas vienen más responsabilidades para los contadores, cualquiera sea el vínculo que se tenga con la empresa, ya que se debe asegurar el proceso de facturación electrónica. Algunos pasos para hacer exitosos y sostenibles estos nuevos requerimientos son:

Control: puede estar encaminado a recibir la información de cada factura en el mismo momento en que se realiza el envío al cliente, y destinar un medio digital para compilar esta información. Para corroborar que la información se recibió con la completitud necesaria, debe tener un usuario en el aplicativo de generación de factura electrónica de consulta para el contador.

Herramienta tecnológica: la Dian ha puesto a disposición de las empresas un servicio web gratuito denominado “Facturación Gratuita Dian”, mediante el cual las compañías podrán realizar la expedición de la factura electrónica; para poder usar este aplicativo el usuario deberá realizar exitosamente el procedimiento de habilitación, establecido en el artículo 14 de la Resolución 0019 de 2016[1] . Es importante que las empresas evalúen las bondades de esta herramienta (capacidad, operatividad, eficiencia, interfase con el aplicativo contable, etc.), puesto que por ser gratuita tiene ciertas limitaciones en su uso (procesos manuales no automatizados para la generación de la factura electrónica).

Responsabilidad: dado el caso en que el cliente establezca que es el contador quien debe realizar este proceso, entendiendo que hace parte de la función contable, es indispensable definir en el alcance del contrato este tipo de actividades, ya que generalmente facturar no se encuentran dentro de las funciones del contador; su función principal es recopilar, controlar y presentar información tributaria y financiera, mas no ejecutar operaciones de facturación; se puede realizar esta función con un previo acuerdo sobre honorarios, ya que esto generará mayor operatividad y responsabilidad.

Así las cosas, se sugiere seguir, entre otros, los anteriores pasos, para que este nuevo requerimiento sea exitoso. No obstante, es necesario que exista una planeación y preparación, para poder enfrentar las nuevas tecnologías, los requerimientos de los entes de control y los retos profesionales.
[1] Guía del Usuario Servicio “Facturación Gratuita DIAN”; www.dian.gov.co

John Jairo Bohórquez Cárdenas
Tomado de Contrapartida – De Computationis Jure Opiniones
Número 3852, octubre 1 de 2018