Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los aportes al sistema de seguridad social se liquidan con una base distinta a la empleada para calcular el pago de aportes parafiscales. Esta situación se debe considerar al momento de compensar las vacaciones, ya que de dicha base varía la obligatoriedad de pagar aportes.
Es conocimiento general que toda persona vinculada mediante un contrato individual de trabajo, tiene derecho a disfrutar de un descanso remunerado equivalente a 15 días hábiles por cada año laborado. Ahora bien, cuando se finaliza el contrato antes de que se causen o habiéndose causado pero sin que el trabajador no las haya disfrutado, el empleador deberá incluir el valor de estas en la liquidación de su empleado.
Como se dijo anteriormente, las vacaciones son un descanso remunerado de 15 días, el cual se puede tomar una vez se cumpla el año. Llegado este término, el trabajador podrá pedírselas a su empleador o este último a voluntad podrá señalarle una fecha para tomarlas. Aunque lo ideal es que la fecha de las vacaciones sea de común acuerdo, la normatividad no impide que sea el empleador quien señala la fecha.
Una vez aclarado el concepto de vacaciones, es importante recordar que estas también pueden ser compensadas. La compensación en dinero de las vacaciones hace referencia a que el empleador puede acordar con su trabajador pagarle hasta la mitad de las vacaciones. Al momento de pactar esto, es importante tener en cuenta que así el trabajador pida compensar parte de las vacaciones o acumular parte o la totalidad de estas, el Código Sustantivo de Trabajo –CST– obliga a que descanse por lo menos 6 días hábiles continuos; y en caso de no compensar los 8 días restantes sino acumularlos, esto únicamente se podrá hacer hasta por 2 años, salvo que se trate de trabajadores de confianza, técnicos, especializados o extranjeros, quienes podrán acumularlas hasta por 4 años.
Una duda habitual para el empleador cuando el vínculo de su trabajador finaliza sin que este tome sus vacaciones, es si dicho monto se debe tener en cuenta para el pago de aportes al sistema de seguridad social y aportes parafiscales.
Al respecto es importante recordar que el artículo 18 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 65 del Decreto 1998, señalan que la base para cotizar al sistema de seguridad social en pensión es lo que el trabajador perciba por concepto de salario. Por su parte, el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo señala:
“Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones”.
Ahora bien, conforme a lo anterior, tenemos que las vacaciones no son factor salarial, más aun cuando no son consideradas prestación social sino que se entienden como un derecho que tiene el trabajador por haber laborado determinado tiempo. Dicha concepción no se ve afectada por ser compensadas. Lo mismo ocurre si el pago de estas se efectúa al finalizar el contrato individual de trabajo, toda vez que el simple hecho de que sean pagadas al finalizar y no durante la relación laboral no cambia su esencia. Por lo tanto, las vacaciones compensadas no se tienen en cuenta para el pago de aportes al sistema de seguridad social.
Una situación distinta se presenta cuando se trata del pago de aportes parafiscales. Al respecto, la Ley 21 de 1982 señala que estos se deben cancelar sobre la nómina de los trabajadores, es decir, que esta comprende no solo el salario mensual sino también todo valor que el trabajador haya recibido, inclusive el pago de las vacaciones compensadas:
“Artículo 17. Para efectos de la liquidación de los aportes al Régimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Escuela Superior de Administración (ESAP), Escuelas Industriales e Institutos Técnicos, se entiende por nómina mensual de salarios la totalidad de los pagos (sic) hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales…” .
Sobre lo anterior, el Ministerio del Trabajo en Circular Externa 00018 del 18 de abril del 2012 señaló:
“En el marco de la normatividad precitada, y (sic) bajo el entendimiento que el descanso remunerado de que trata el artículo 17 de la ley 21 de 1982, comprende tanto las vacaciones disfrutadas como las pagadas en dinero y por ende en ambos casos el pago se origina en la obligación de remuneración del descanso a que tiene derecho el trabajador… las vacaciones reconocidas en dinero en cualquier momento de la relación laboral o al final de ella hacen parte los pagos verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales de que trata el artículo 17 de la Ley 21 de 1982 y, en consecuencia, hacen parte de la base para liquidar el aporte parafiscal al SENA, ICBF, y (sic) Cajas de Compensación Familiar…».
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