Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Si los usuarios de una empresa prestadora de servicios públicos no aceptan recibir la factura electrónica en su formato de generación, entonces esta deberá enviarles una representación gráfica de dicha factura para que esta sea considerada válida.
Respondamos a la siguiente pregunta: Si una empresa de servicios públicos opta por expedir facturas electrónicas conforme a lo establecido en el Decreto 2242 de 2015, pero sus usuarios no la reciben de manera electrónica: ¿la factura electrónica es válida?
Puede suceder que una empresa de servicios públicos obligada a facturar de manera electrónica, o que decide expedir sus facturas bajo dicha modalidad de forma voluntaria, no logre hacerlo porque sus usuarios (que pueden ser industriales, comerciales o residenciales) no están en la capacidad de recibirlas, debido a que estas consisten en un archivo con formato XML especial que debe cumplir con las disposiciones contenidas en la Resolución 00019 de febrero de 2016 (como el tipo de formato, numeración consecutiva autorizada por la DIAN, código único de factura electrónica y firma), y, por tanto, podría resultar incompatible con las herramientas tecnológicas al alcance de dichos usuarios o estos podrían tener dificultades para comprenderla.
Sin embargo, el parágrafo 1 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 indica que debe entregarse al usuario una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o digital, en otras palabras, un documento que pueda ser entendido con facilidad en lugar de un archivo difícil de comprender. Lo anterior deberá realizarse cuando el adquirente de bienes o servicios opte por no recibir la factura electrónica en formato electrónico de generación. De esta manera, si los usuarios de la empresa de servicios públicos no aceptan recibir dicha factura, entonces esta deberá imprimir una representación gráfica de la misma y enviarla al usuario por correo electrónico o subirla a su portal para que sea descargada por el usuario. Dichas medidas tienen como propósito que la factura electrónica sea considerada válida.
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