Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La Dian definió la forma de cumplir con el reporte especial mensual que deberán entregar quienes efectúen hasta diciembre 31 de 2017 las ventas exentas de IVA que se mencionan dentro del Decreto 731 de 2017 y cuyos adquirentes sean personas naturales o jurídicas instaladas en Mocoa, Putumayo.
El pasado 14 de agosto de 2017 la Dian expidió su Resolución 000048 (publicada entre las páginas 15 a 19 del Diario oficial 50326 de agosto 15 de 2017, el cual circuló en internet el día 17 de agosto) a través de la cual se definió la forma en que se deberá elaborar y presentar el reporte especial mensual mencionado en el artículo 4 del Decreto-Ley 731 de mayo 5 de 2017 y que correrá por cuenta de todos aquellos responsables del régimen común que lleguen a efectuar entre mayo 5 y hasta diciembre 31 de 2017 las ventas exentas de IVA a que se refiere dicho decreto.
De acuerdo con el artículo 4 del Decreto-Ley 731 de mayo de 2017, si algún responsable del régimen común del IVA ubicado por fuera del municipio de Mocoa llega a vender alguno o varios de los seis tipos de bienes que se mencionan en el artículo 1 del decreto mencionado (alimentos, calzado, prendas de vestir, materiales de construcción, electrodomésticos y gasodomésticos), los cuales inicialmente se tendrían que vender como gravados con IVA, pero el comprador es alguien del régimen común o simplificado ubicado dentro del municipio de Mocoa, la venta se realizará como exenta de IVA y tendrá que entregar a la Dian un reporte mensual especial con el detalle de dichas ventas sin importar su monto.
Lo mismo tendrán que hacer los responsables del régimen común del IVA que para el día 5 de mayo de 2017 ya se encontraban instalados en Mocoa (o que para dicha fecha tuvieran establecimientos de comercio en el Municipio de Mocoa) y que lleguen a efectuar hasta diciembre 31 de 2017 ese mismo tipo de ventas exentas a todo tipo de comprador ubicado dentro del municipio de Mocoa.
En atención a lo anterior, vale la pena recordar que este mismo tipo de medidas también se habían tomado en el año 2015 cuando a través del Decreto-Ley 1818 de septiembre de 2015 se decretó un estado de emergencia económica para 40 municipios de la frontera con Venezuela y con lo cual se permitió vender ciertos bienes como exentos de IVA hasta diciembre 31 de 2015. Además, a través de su Resolución 105 de octubre 5 de 2015, la Dian también pidió en ese momento que se le entregara un reporte especial en archivos de Excel y PDF.
La Resolución 000048 de agosto de 2017 dispuso que los vendedores ubicados por fuera de Mocoa tendrán que cumplir con las siguientes tareas:
1. Elaborar un reporte especial mensual (empezando con el reporte del mes de mayo de 2017), utilizando para ello el archivo de Excel que contiene el formulario FT-FL-5216 diseñado por la Dian (el nombre de dicho formulario es: “Informe fiscal detallado de facturas y/o documentos equivalentes de proveedores que suministren bienes exentos de IVA a establecimientos de comercio en Mocoa”). Dicho archivo de Excel contendrá los datos de identificación y ubicación del contribuyente que hizo las ventas, al igual que los datos de todas y cada una de las facturas y/o documentos equivalentes a factura con que hizo las ventas mensuales de los bienes exentos hacia Mocoa. Además, y aunque junto a cada número de factura o documento equivalente a factura se pide incluir los datos sobre quién fue el adquirente de los bienes, se debe entender que cuando el vendedor haya usado tiquetes de máquina registradora no se podría incluir la información del adquirente (pues en los documentos equivalentes a factura no se incluye dicha información; ver artículo 4 del Decreto 522 de marzo de 2003 recopilado en el artículo 1.6.1.4.41 del DUT 1625 de octubre de 2016) y en consecuencia las casillas sobre los datos de identificación del adquirente se podrían diligenciar quizás con algún seudonit (como el “222222222”) y la razón social “clientes varios”.
De igual forma, la resolución no indica nada en cuanto a que el nombre con el que será grabado el archivo deba tener una estructura especial, razón por la cual cada vendedor podrá grabar su archivo con el nombre que desee (aunque se sugiere darle algún nombre que ayude a identificar al vendedor y el mes por el cual se elaboró el reporte).
2. Para entregar el archivo de Excel del punto anterior, el reportante también deberá elaborar cada mes (comenzando con el mes de mayo de 2017) un documento en PDF llamado “Formato de entrega informe fiscal de ventas”. Para la construcción del mismo, primero se puede usar otro documento en Excel que diseñó la Dian identificado como FT-FL-5217. Cuando el “Formato de entrega” se haya elaborado primero en Excel, entonces se podrá imprimir, firmar con bolígrafo (por parte del representante legal y hasta del contador o revisor fiscal) y luego convertir esa impresión en un documento PDF. A dicho archivo PDF se le puede dar cualquier nombre, pues la Resolución 000048 de agosto de 2017 no dice nada al respecto. Pero convendría llamarlo, por ejemplo: “Entrega reporte mayo 2017, Decreto 731 de 2017”
3. Una vez se tengan listos los dos documentos anteriores, los mismos serán enviados mediante un simple correo electrónico al buzón que le corresponda a cada vendedor dependiendo de la administración de impuestos a la que esté adscrito. El listado completo de los buzones de correo electrónico que se llegarán a utilizar para enviar los archivos quedó publicado en el artículo 4 de la Resolución 000048. Además, y según lo indica la resolución, en el asunto del correo se deberá indicar el código de la administración de impuestos a la que está adscrito el reportante, seguido de su número de NIT y su razón social. De esa forma, y si por ejemplo algún reportante está ubicado en Valledupar, en ese caso en el asunto del correo colocaría: 24-890.900.324-EL EJEMPLO SAS. Además, la Resolución 000048 de 2017 no da ninguna instrucción sobre cuál es la cuenta de correo electrónico desde la cual se debe enviar el correo electrónico. Pero lo conveniente sería utilizar la misma cuenta que el reportante tiene inscrita en el RUT.
4. Los plazos para entregar el reporte mensual fueron fijados en el artículo 4 de la Resolución 000048 y se vencerán de la siguiente forma: los reportes de los meses de mayo, junio, julio y agosto de 2017, se deberán entregar (en uno o varios correos) entre el 4 y el 7 de septiembre de 2017; el reporte del mes de septiembre se entregará a más tardar el 9 de octubre; el reporte de octubre se entregará a más tardar el 9 de noviembre; el reporte de noviembre se entregará a más tardar el 11 de diciembre; y el reporte de diciembre se entregará a más tardar el 10 de enero de 2018. La no entrega oportuna o la entrega con errores de estos reportes se sancionará de acuerdo a lo indicado en el artículo 651 del ET, artículo que fue modificado con el artículo 289 de la Ley 1819 de 2016 y sus yerros mecanográficos corregidos con el artículo 8 del Decreto 939 de junio 5 de 2017.
La Resolución 000048 de agosto de 2017 dispuso que los vendedores ubicados dentro de Mocoa tendrán que cumplir con las siguientes tareas:
1. Elaborar un reporte especial mensual (empezando con el reporte del mes de mayo de 2017), utilizando para ello el archivo de Excel que contiene el formulario FT-FL-5215 diseñado por la Dian (el nombre de dicho formulario es: “Informe fiscal detallado de facturas y/o documentos equivalentes de informantes con establecimientos de comercio en Mocoa”). Dicho archivo de Excel contendrá los datos de identificación y ubicación del contribuyente que hizo las ventas, al igual que los datos de todas y cada una de las facturas y/o documentos equivalentes a factura con que hizo las ventas mensuales de los bienes exentos dentro de Mocoa. Además, y aunque junto a cada número de factura o documento equivalente a factura se pide incluir los datos sobre quién fue el adquirente de los bienes, se debe entender que cuando el vendedor haya usado tiquetes de máquina registradora no se podría incluir tal información (pues en los documentos equivalentes a factura no se incluye dicha información; ver artículo 4 del Decreto 522 de marzo de 2003 recopilado en el artículo 1.6.1.4.41 del DUT 1625 de octubre de 2016) y en consecuencia las casillas sobre los datos de identificación del adquirente se podrían diligenciar quizás con algún seudonit (como el “222222222”) y la razón social “clientes varios”. De igual forma, la resolución no indica nada en cuanto a que el nombre con el que será grabado el archivo deba tener una estructura especial, razón por la cual cada vendedor podrá grabar su archivo con el nombre que desee (aunque se sugiere darle algún nombre que ayude a identificar al vendedor y el mes por el cual se elaboró el reporte).
2. Para entregar el archivo de Excel del punto anterior, el reportante también deberá elaborar cada mes (comenzando con el mes de mayo de 2017) un documento en PDF llamado “Formato de entrega informe fiscal de ventas”. Para la construcción del mismo, primero se puede usar otro documento en Excel que diseñó la Dian identificado como FT-FL-5217. Cuando el “Formato de entrega” se haya elaborado primero en Excel, entonces se podrá imprimir, firmar con bolígrafo (por parte del representante legal y hasta del contador o revisor fiscal) y luego convertir esa impresión en un documento PDF. A dicho archivo PDF se le puede dar cualquier nombre, pues la Resolución 000048 de agosto de 2017 no dice nada al respecto. Pero convendría llamarlo, por ejemplo: “Entrega reporte mayo 2017, Decreto 731 de 2017”
3. Una vez se tengan listos los dos documentos anteriores, los mismos serán enviados mediante un simple correo electrónico al buzón decreto731cali@dian.gov.co, pues todos los reportantes instalados en Mocoa siempre están adscritos a la administración de impuestos de Cali. Además, y según lo indica la resolución, en el asunto del correo se deberá indicar el código de la administración de impuestos a la que está adscrito el reportante, seguido de su número de NIT y su razón social. De esa forma, en el asunto del correo se colocaría algo como lo siguiente: 05-890.900.324-EL EJEMPLO SAS. Además, la Resolución 000048 de 2017 no da ninguna instrucción sobre cuál es la cuenta de correo electrónico desde la cual se debe enviar el correo electrónico. Pero lo conveniente sería utilizar la misma cuenta que el reportante tiene inscrita en el RUT.
4. Los plazos para entregar el reporte mensual fueron fijados en el artículo 4 de la Resolución 000048 y se vencerán de la siguiente forma: los reportes de los meses de mayo, junio, julio y agosto de 2017, se deberán entregar (en uno o varios correos) entre el 4 y el 7 de septiembre de 2017; el reporte del mes de septiembre se entregará a más tardar el 9 de octubre; el reporte de octubre se entregará a más tardar el 9 de noviembre; el reporte de noviembre se entregará a más tardar el 11 de diciembre; y el reporte de diciembre se entregará a más tardar el 10 de enero de 2018. La no entrega oportuna o la entrega con errores de estos reportes se sancionará de acuerdo a lo indicado en el artículo 651 del ET, artículo que fue modificado con el artículo 289 de la Ley 1819 de 2016 y sus yerros mecanográficos corregidos con el artículo 8 del Decreto 939 de junio 5 de 2017.
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