Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cuando un trabajador cumple con sus funciones por fuera de su sede de trabajo y el empleador le reconoce viáticos, estos por regla general no hacen parte de salario, pero como regla tienen su excepción. Conozca en qué situaciones sí hace parte de él.
Los viáticos «son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo: reconociendo, principalmente, gastos de transporte, de manutención y alojamiento del trabajador.» (Concepto 23959 del 13 de febrero del 2013).
Es decir, que si un trabajador sale a cumplir sus funciones laborales a un lugar distinto a donde usualmente las realiza, como asistir a una reunión por fuera de la ciudad, el empleador debe proporcionarle el transporte, la alimentación y alojamiento si es necesario.
Cuando los viáticos se hagan de forma accidental, nunca constituirán salario y por ello, nunca se tendrán en cuenta a la hora de realizar la liquidación de las prestaciones sociales, ni tampoco como base de cotización para realizar los aportes a seguridad sociales (salud, pensión, ARL), ni parafiscales.
Según el C.S.T. los viáticos podrán ser parte del salario cuando estos se den de forma permanente, por ejemplo, que el trabajador por razones del trabajo viaje todos los días o de forma muy periódica.
Pero solo entrará a ser parte del salario el dinero que hace parte de los gastos de representación y transporte.
Explica el Ministerio del Trabajo:
«En materia laboral, el Código Sustantivo del Trabajo establece que los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.” (Concepto 23959 del 13 de febrero del 2013) Esto se da en razón a qué el salario representa todo lo que le sirva al trabajador para satisfacer sus necesidades y los gastos de alimentación y alojamiento satisfacen necesidades del trabajador, explica el Ministerio de Trabajo:
“La razón, es no sólo porque la norma así lo establece, sino que además debe entenderse que el salario es todo lo que sirve para enriquecer el trabajador y con ello satisfacer sus necesidades básicas, de tal manera que la alimentación y alojamiento que se le entrega al trabajador que está fuera de su ciudad, SI hacen parte del salario, pues esté o no es su ciudad de origen, el trabajador debe destinar parte de su salario a su alimentación y los gastos en que incurre estando en su casa y dormir en ella.” (Concepto 23959 del 13 de febrero del 2013)
Existe una discusión sobre esta distinción pues la ley laboral solo indica cual constituye salario y cual no, veamos:
“Artículo 130: 1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. 2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos. 3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.»
Ya que el artículo no demuestra una diferencia clara de los tipos de viáticos que existen, esta ha sido establecida por la Corte Suprema de Justicia Sala Laboral, pues establece que para determinar si son permanentes o no, debe analizarse la actividad que va a realizar el trabajador por fuera de su lugar de trabajo, si esta actividad está enmarcada en las funciones y labores que va a realizar el trabajador según el contrato de trabajo y no debe tenerse en cuenta solo por el número de días que en el año realiza el desplazamiento el trabajador, explica la Corte Suprema de Justicia Sala Laboral:
“(…) Así se ha estimado que son viáticos permanentes aquellos que «se originan en un requerimiento laboral ordinario, habitual o frecuente», -razonando en contrario a lo que prevé la norma respecto de los viáticos accidentales- pero que de todas maneras corresponde al juez determinado, examinado en cada caso las circunstancias particulares acudiendo a criterios funcionales o cualitativos y cuantitativos. Tiene que ver el primero con la naturaleza de la actividad que va a cumplir el trabajador por fuera de su sede de labores, la cual ha de estar enmarcada dentro de ámbito de su contrato de trabajo y del desempeño de la labor subordinada, y el segundo, atañe a la periodicidad de los desplazamientos que debe ser regular y en número importante. (Sentencias 15568 de 27 de julio de 2001 y 18891 de 27 de septiembre de 2002, entre otras)».
Consecuente con lo visto, también se equivocó el sentenciador de alzada, al exigir que los desplazamientos debieron realizarse durante 180 días en un año, para de esa forma catalogados como permanentes y asignarles la respectiva incidencia salarial, no obstante que ese supuesto temporal no figura como parámetro para tal finalidad, pues tal como se advirtió en la sentencia antes transcrita, son viáticos permanentes aquellos que «se originan en un requerimiento laboral ordinario, habitual o frecuente», debiendo el juez determinarlos en cada caso concreto, de acuerdo con sus circunstancias particulares.«(Casación Laboral de la CSJ, del 14 de julio de 2009 (M.P Dr. Camilo Tarquino Gallego) Entonces, es claro que para determinar el carácter de viático permanente, se da según su función si las funciones se realizan de forma periódica, constante y es una función determinada en el contrato de trabajo estos viáticos serán permanentes y constituirán salario. De no ser así y se den de forma accidental estos no harán parte del salario, sintetiza el Ministerio de Trabajo:
“El criterio cuantitativo se refiere a la frecuencia con que el trabajador se traslada a un lugar fuera de la sede habitual de trabajo para cumplir funciones relacionadas con su labor y a la extensión de estos viajes.Si bien la jurisprudencia no establece un número exacto de viajes ni de días en que el trabajador debe permanecer fuera de su sede habitual de trabajo, se puede concluir que bajo este criterio se entiende que los viáticos son permanentes cuando se reconocen al trabajador que realiza un número importante de viajes fuera de su sede habitual durante un lapso de tiempo determinado.”(Concepto 23959 del 13 de febrero del 2013).
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
