Vigilancia del revisor fiscal en la preparación de presupuestos – Carlos Sastoque M.

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  • Publicado: 1 septiembre, 2016

Para comenzar, es importante recordar que el revisor fiscal no es el responsable de la preparación de los presupuestos. Sin embargo, entre sus funciones se encuentra vigilar oportunamente que la empresa tenga presupuestos útiles, debidamente fundamentados, que le sirvan de guía de acción y de base para la medición de la eficiencia operacional. Con unos buenos presupuestos se minimiza el riesgo de detrimento del patrimonio de los propietarios de la empresa y de fracaso en sus negocios. Por esto es conveniente que el revisor fiscal promueva que se preparen oportuna y adecuadamente los necesarios presupuestos, verifique los avances que se hagan de esta labor, participe (si lo desea y puede) en reuniones de análisis de quienes sean responsables de estos e informe –preferiblemente por escrito– sobre las deficiencias que detecte en su contenido, para que la administración pueda ordenar las correcciones que considere indispensables.

Los presupuestos se deben preparar antes de que se inicien las operaciones del nuevo año; hacerlos en abril o mayo –como he visto que sucede en muchas empresas– no tiene lógica, pues los primeros meses se darían “palos de ciego” en los negocios, exponiéndose a riesgos innecesarios. Es aconsejable que una empresa comience a adelantar las labores de preparación de los presupuestos en los primeros días de septiembre, como las empresas bien organizadas suelen hacerlo.

Los presupuestos que se deben preparar no solamente son el de flujo de efectivo, como muchos empresarios y administradores creen equivocadamente. Este es uno de los últimos a realizar, como resultado y síntesis final de casi todos los otros presupuestos, que son por lo menos:

a) De venta de bienes y servicios.
b) De costo de venta y/o de producción de estos bienes y servicios.
c) De gastos administrativos, de ventas y no operacionales.
d) De ingresos colaterales; de inversiones en propiedades, planta y equipo.
e) De cancelación de pasivos existentes y de obtención de nuevas fuentes de financiación.
f) Por supuesto que el de flujo de efectivo.
g) De todos los estados financieros, si es posible, pero por lo menos el de resultados y el del balance general.

Los anteriores presupuestos deberían comenzar a prepararse en el orden que aquí los he citado. A su vez es necesario que los directivos y administradores de la empresa definan el volumen (en unidades) de venta de bienes y servicios que esperan, teniendo en cuenta aspectos como: situación política y económica del país (actualmente deberían tenerse en cuenta los efectos de los tratados de libre comercio que Colombia ha suscrito con varios países); los cambios que van a venir con el acuerdo de paz con las FARC; proyectos de ley en estudio y nueva normatividad legal que incidiría en la venta de bienes y servicios para el siguiente año, como el proyecto de reforma tributaria; tarifas de impuestos; capacidad adquisitiva de los posibles clientes; necesidades del país; capacidad de la empresa para mantener o incrementar los volúmenes de venta; y otras variables que resulten importantes.

Insisto en que el presupuesto de unidades de bienes y servicios a vender es la base fundamental de los demás presupuestos; de este dependen todos los que se requieran. No es aconsejable hacerlo por intuición o por deseos o caprichos de quienes dirigen la empresa; siempre debe fundamentarse en lo anotado en el párrafo anterior y en posibilidades razonables para el nuevo año. Casi todos anhelan que en el siguiente año se superen las ventas del que se está terminando, pero en ocasiones la realidad (competencia, necesidades y gustos de los clientes, etc.) hacen que sea conveniente disminuirlas. No es pertinente seguir aplicando costumbres como incrementar todos los rubros en determinado porcentaje (por ejemplo el índice de inflación proyectado por el Gobierno) cuando de preparar presupuestos útiles se trata. Seguramente este índice sirve para calcular el costo de los diferentes materiales, bienes y servicios que se han de requerir durante los siguientes doce meses, pero no debe aplicarse de forma generalizada y simplista.

Todos los presupuestos que se preparen son interdependientes entre sí; al revisarse normalmente exigen ajustes y correcciones. Posiblemente un rubro que en alguno de estos se ajuste, incide en la necesidad de hacer ajustes en otro. Por ello es conveniente prepararlos mediante hojas electrónicas que automáticamente realicen las modificaciones en las partidas interrelacionadas; por ejemplo: al aumentarse la cantidad de unidades a vender, automáticamente se debe aumentar la cantidad a producir, el costo de materia prima y de mano de obra directa, la suma de los ingresos y el valor de los egresos.

Entonces, colega revisor fiscal, si leyó esto con atención y no lo ha malinterpretado, póngase las pilas inmediatamente y aplique dichos consejitos para que pueda hacer una oportuna y eficiente labor de vigilancia independiente sobre la preparación de presupuestos para el nuevo año.

Sobre el autor

Carlos Sastoque M.

Contador Público; coautor de los libros ‘Iniciación a las NIIF’ y ‘Valor Agregado de la Revisoría Fiscal’.

De igual manera, ha ocupado los siguientes cargos: Asesor del Consejo Técnico de la Contaduría y de la Junta Central de Contadores, miembro de la Junta Central de Contadores, Director Ejecutivo del Colegio de Contadores Públicos de Colombia, Vicepresidente Técnico de la Confederación Iberoamericana de Contadores Públicos; Director Ejecutivo y Secretario General de la Confederación de Asociaciones de Contadores Públicos de Colombia, CONFECOP.



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