XBRL Express, herramienta clave en la presentación de la información financiera de empresas

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Este aplicativo se lanzó en 2015 cuando la Supersociedades pidió que las sociedades del Grupo 1 y ciertas sociedades del Grupo 2, enviaran sus estados financieros de diciembre 31 de 2014 o enero 1 de 2015 elaborados con los nuevos marcos normativos bajo Normas Internacionales.

Desde el lunes 27 de marzo comenzó el reporte de información financiera de las 27.000 empresas del sector real a la Supersociedades. Por primera vez todas las compañías tendrán que presentar su información financiera bajo los nuevos Estándares Internacionales de Información Financiera.

Las primeras entidades en realizar los reportes serán las del grupo 1, cuyos vencimientos van entre el 27 de marzo y el 7 de abril; para el caso de las que conforman el grupo 2, los plazos van desde el 17 de abril hasta el 15 de mayo. La recepción de los documentos se realizará a través de plataformas digitales lo que ahorrará tiempo y esfuerzo a los empresarios. También podrán hacer uso de la herramienta Extensible Business Reporting Language, más conocida por sus siglas –XBRL–, en su versión Express.

Reportes de las Pymes (grupo 2)

La Circular 201-000010 del 24 de noviembre de 2016 indica que las sociedades comerciales que tengan la condición de vigiladas y/o controladas ante la Supersociedades a diciembre 31 de 2016, y pertenezcan al grupo 2 de la convergencia a normas internacionales, estarán obligadas a entregar los reportes mencionados en dicha circular. Lo mismo harán las sociedades de dicho grupo que solo tengan la condición de inspeccionadas ante la Supersociedades, y se les solicite mediante acto administrativo concreto dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, la entrega de la información.

Los siguientes reportes y documentos adicionales son exigidos a las sociedades obligadas a entregar la información financiera:

1. En el caso de las sociedades vigiladas y/o controladas: estas deberán utilizar por primera vez el software XBRL Express (que se obtiene tras acceder a la plataforma del Sistema Integrado de Reportes Financieros, en adelante –SIRFIN–, implementada a mediados del año 2015 por la Supersociedades). En dicho Software deberán elegir las opciones “01-40-Estados financieros-NIIF pymes-Individual”, o “01-50-Estados Financieros-NIIF pymes-Separado”. Mediante estas, entregarán la información (en miles de pesos y en forma comparativa por los años 2016 y 2015) de su Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados y Estado de Resultado integral.  Dicho reporte deberá entregarse entre el 17 de abril y el 15 de mayo de 2017 (dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT) acompañados de 4 documentos adicionales en PDF (escaneados del original), los cuales, considerados de forma individual, no deben exceder 2 megabytes de datos. Estos son: certificación de estados financieros firmado por representante legal, contador y revisor fiscal; informe de gestión de los administradores; dictamen del revisor fiscal y notas a los estados financieros.
2. En el caso de sociedades inspeccionadas: deberán efectuar los mismos reportes (también mediante el software XBRL Express) exigidos a las sociedades vigiladas y/o controladas y entregarlos en los mismos plazos. Sin embargo, en relación con los documentos adicionales en PDF, solo se les exige entregar los dos primeros mencionados en el caso anterior. De igual manera, dichas sociedades deberán tener los otros dos a disposición de la Supersociedades para entregarlos cuando esta los solicite.

XBRL Express: características para su obtención e instalación

Quienes aún no están familiarizados con el software XBRL Express deben tener en cuenta que se requieren unos pasos especiales para obtenerlo e instalarlo. Al respecto, la “Cartilla instructiva del software XBRL Express” publicada por Supersociedades, indica que para obtenerlo y realizar la respectiva activación es necesario seguir estos pasos:

1. Descargar, instalar y ejecutar un “licenciador”. Cuando se cumple este paso, la Supersociedades enviará a la cuenta de correo electrónico de la sociedad un archivo especial que luego deberá ser utilizado en el paso c).
2. Descargar, instalar y ejecutar el software del programa XBRL Express. Para operarlo la Supersociedades publicó una cartilla de 67 páginas con el respectivo “Manual de usuario”. Los pantallazos generados en la utilización del XBRL Express y el tipo de datos que solicita son muy parecidos a los que debían diligenciarse cuando se elaboraban los reportes STR en el software STORM USER. En todo caso, al final de este proceso se generará un archivo de extensión XBRL en el software XBRL Express.
3. Al utilizar por primera vez el XBRL Express será necesario adjuntar el archivo de la “licencia”(mencionado en el punto “a.” anterior) que antes fue enviado por correo electrónico por la Supersociedades. Al respecto, la entidad indica que: “La clave de activación solo le permitirá utilizar la herramienta en el computador desde el cual fue solicitada”. Por tanto, se concede una licencia a cada sociedad para instalar el software XBRL Express, así que este solo funcionará en un computador.

Una vez instalado el software es necesario esperar a que la entidad actualice la versión del mismo y estén disponibles las opciones (“01-40-Estados financieros-NIIF pymes-Individual” y “01-50-Estados Financieros-NIIF pymes-Separado”) para elaborar los dos (2) reportes exigidos. Para saber si la Supersociedades actualizó la versión de su software, será necesario ejecutar la versión instalada, pues el aplicativo se conectará vía web con el portal de esta entidad para buscar la actualización más reciente.

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