1. Requisitos y normas para la presentación virtual de declaraciones tributarias
2. Plazo para que la Dian invalide una declaración tributaria presentada en papel
3. Generación y renovación de firma electrónica para declaraciones tributarias
4. Procedimiento para obtener el instrumento de firma electrónica
5. Vigencia del instrumento de firma electrónica emitido por la Dian
Diego Guevara, especialista en Impuestos y líder de investigación tributaria de Actualícese, explica este tema en el consultorio tributario del 10 de julio, titulado Lo esencial para declarar renta virtualmente: puntos críticos, Dian, firma electrónica y más.
Presentar la declaración de renta de manera virtual ya no es una opción, sino una obligación formal para todas las personas naturales.
Este consultorio ofrece una guía clara sobre los aspectos esenciales que deben considerarse en 2025 para cumplir correctamente con este proceso digital, desde el uso adecuado de la firma electrónica hasta cumplir con los requisitos formales y el periodo de firmeza. Se abordan puntos críticos que te ayudarán a evitar errores en esta etapa clave del calendario tributario.
Para escuchar cada pregunta con su respuesta, ve al video y busca el minuto que te señalamos en cada una.
A continuación describimos las respuestas de este interesante tema:
1. Requisitos y normas para la presentación virtual de declaraciones tributarias
Pregunta: ¿cuáles son las normas que facultan a la Dian a señalar a los contribuyentes que quedan obligados a presentar sus declaraciones tributarias únicamente de forma virtual?
Las normas que facultan a la Dian para exigir que los contribuyentes presenten sus declaraciones tributarias únicamente de forma virtual se encuentran en el artículo 579-2 del ET, que establece la obligatoriedad de hacerlo de manera electrónica. Además, la Resolución 012761 de 2011 (con sus modificaciones posteriores como la más reciente Resolución 000139 de 2023 y el Decreto 1791 de 2007, recopilado en los artículos 1.6.1.11.1 a 1.6.1.11.11 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016) refuerza esta obligación. Estas normativas definen la obligación de presentar las declaraciones tributarias en línea, eliminando la opción de hacerlo en papel.
2. Plazo para que la Dian invalide una declaración tributaria presentada en papel
Pregunta: ¿cuál es el plazo que tiene la Dian para dar por no presentada una declaración tributaria que se presentó de forma litográfica cuando el contribuyente en realidad estaba obligado a presentarla solo de forma virtual?
Según el artículo 579-2 del ET, si una declaración tributaria es presentada en formato papel, pero el contribuyente está obligado a presentarla de manera electrónica, esta será considerada como no presentada. La norma señala que las declaraciones estructurales presentadas por un medio distinto al electrónico, cuando se está obligado a utilizar el sistema electrónico, se tendrán como no presentadas.
Sin embargo, esta declaración no se considera automáticamente no presentada, sino que debe ser revisada por la Dian dentro del periodo de firmeza de la declaración. Este plazo está regulado por el artículo 714 del ET y el beneficio de auditoría, que establece un plazo de 3 años, o incluso menos, si es una declaración de retenciones. En situaciones específicas, como la compensación de pérdidas, la Dian puede actuar dentro de un plazo de 5 años, según el artículo 117 de la Ley 2010 de 2019.
Si dentro del periodo de firmeza de la declaración la Dian no actúa, la declaración presentada en papel se considera válida. Esto se confirma en los conceptos 52996 de 2000, 38451 de junio 18 del 2003 y el último párrafo de la Circular 0066 de julio del 2008, que establecen que la administración tributaria debe actuar dentro del término ordinario de firmeza establecido en los artículos 714 o 147 del ET. Si la Dian no emite un acto administrativo dentro de este tiempo, la declaración presentada queda en firme y no puede ser considerada como no presentada.
Es importante destacar que hasta el 2023 muchas personas naturales podían presentar sus declaraciones en papel, pero con la Resolución 000139 de 2023 se les obligó a todos a presentar sus declaraciones de renta de forma electrónica. Si un contribuyente presenta su declaración en papel después de esta fecha, la Dian debe actuar durante el periodo de firmeza para considerarla no presentada, conforme a la normativa.
3. Generación y renovación de firma electrónica para declaraciones tributarias
Pregunta: ¿cuál es la norma que regula el proceso de generación y renovación del “instrumento de firma electrónica” para firmar las declaraciones tributarias que se presentan a la Dian?
La Resolución 000070 de noviembre de 2016 regula el proceso de generación y renovación del instrumento de firma electrónica que debe utilizarse para firmar las declaraciones tributarias ante la Dian. Esta resolución establece los requisitos para obtener y actualizar la firma electrónica, además de detallar su vigencia y los procedimientos relacionados. Es fundamental que los contribuyentes conozcan esta normatividad para asegurar el cumplimiento de los trámites fiscales electrónicos.
En septiembre de 2023, la Resolución 000139 de 2023 modificó aspectos de la Resolución 000070 de noviembre de 2016, lo que refuerza la importancia de mantenerse actualizado con respecto a los cambios en los procedimientos de firma electrónica. Estas modificaciones son cruciales para aquellos contribuyentes que deben renovar su instrumento de firma electrónica, asegurándose de que los procedimientos sean adecuados para el año en curso.
Las cartillas de la Dian, disponibles en el portal “Apréndelo en la Dian-X3”, proporcionan información detallada sobre el proceso de generación y actualización del instrumento de firma electrónica. A través de estas cartillas los contribuyentes pueden obtener una guía práctica para la correcta implementación y gestión de su firma electrónica.
El uso del instrumento de firma electrónica es personal e intransferible, lo que significa que solo el contribuyente o el representante legal debe tener acceso a ella. Los contadores no deben encargarse de firmar declaraciones en nombre de los representantes legales, ya que esto implica un riesgo significativo.
Es fundamental que los contadores se limiten a preparar borradores de las declaraciones, pero que el representante legal sea quien las firme personalmente, asegurando que solo él tenga acceso a la contraseña de su firma electrónica. Esto garantiza que las declaraciones presentadas sean de su plena responsabilidad, evitando posibles fraudes o manipulaciones de datos tributarios que podrían afectar gravemente a la empresa.
La firma electrónica también es útil para otros trámites ante la Dian, como la presentación de los reportes de exógena.
4. Procedimiento para obtener el instrumento de firma electrónica
Pregunta: ¿cuál es el procedimiento para la obtención del instrumento de firma electrónica?
El procedimiento para obtener el instrumento de firma electrónica se regula a través de la Resolución 000070 de 2016. Este proceso requiere que el usuario complete una serie de pasos a través de los servicios informáticos de la Dian, asegurando la autenticidad de su firma para transacciones electrónicas.
Elementos esenciales
El procedimiento para la obtención del instrumento de firma electrónica se encuentra regulado por el artículo 4 de la Resolución 000070 de noviembre de 2016. Este artículo detalla que el proceso comienza con la emisión, que es la gestión por la cual el usuario solicita su identidad electrónica y la habilitación del instrumento de firma para poder firmar en los servicios informáticos electrónicos de la Dian.
El trámite de generación del instrumento de firma electrónica debe realizarse a través de autogestión en los servicios informáticos electrónicos de la Dian. Este procedimiento debe ser ejecutado por las personas indicadas en el artículo 1 de la Resolución 000070 de 2016, quienes deberán cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente.
Para que el trámite sea válido, el usuario debe tener su información del RUT actualizada, según lo dispuesto en el capítulo 2, título 1, parte 6 del libro 1 del Decreto Único Tributario 1645 de 2016. Además, el usuario deberá aceptar un acuerdo que lo comprometa con las responsabilidades que implica el uso de la firma electrónica.
Es importante señalar que, una vez generado el instrumento de firma electrónica, el usuario puede realizar este procedimiento tantas veces como sea necesario, por ejemplo, si olvida su contraseña. La Dian ofrece la posibilidad de recuperar la cuenta de usuario o generar una nueva firma electrónica cada vez que se requiera, facilitando el acceso continuo a los servicios.
5. Vigencia del instrumento de firma electrónica emitido por la Dian
Pregunta: ¿cuál es la vigencia del instrumento de firma electrónica que emite la Dian?
Minuto 27:14
El instrumento de firma electrónica emitido por la Dian, regulado por la Resolución 000070 de 2016, tiene una vigencia de tres años desde su emisión. Al llegar a su fecha de vencimiento, la plataforma Muisca notifica a los usuarios sobre la necesidad de renovarlo, asegurando así la continuidad de sus operaciones tributarias.
Puntos de enfoque
El instrumento de firma electrónica que emite la Dian está regulado por la Resolución 000070 de noviembre de 2016. Según el artículo 2 de esta resolución, el instrumento se compone de una identidad electrónica y un código electrónico, y su principal propósito es facilitar el cumplimiento de los deberes formales ante la Dian. Este instrumento es clave para la presentación de declaraciones y otros trámites relacionados con la tributación electrónica.
La vigencia del instrumento de firma electrónica es de 3 años, contados a partir de la fecha en que se complete el proceso de su generación. Al llegar a su vencimiento, la plataforma Muisca de la Dian notificará al usuario sobre la necesidad de renovarlo, asegurando que el contribuyente pueda continuar con sus trámites sin interrupciones.
Es importante destacar que, tras transcurrir los tres años, la renovación del instrumento de firma electrónica no es un proceso complejo. El usuario puede gestionar esta renovación de manera sencilla a través de la plataforma, siguiendo las indicaciones disponibles en la cartilla de la Dian, la cual guía paso a paso el proceso.
Una característica clave del instrumento de firma electrónica de la Dian es su multiuso: un solo representante legal puede utilizar el mismo instrumento para firmar en múltiples sociedades. Esto facilita la gestión de las declaraciones de varios contribuyentes o la presentación de información exógena para diferentes reportantes, optimizando el tiempo y recursos del representante legal.
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