Costos ocultos a controlar para una buena salud financiera

Los costos ocultos son aquellos que no son visibles en los estados financieros, pero si no son identificados y gestionados, generan impactos financieros negativos sobre los resultados de la empresa.

Te presentamos aquí los problemas empresariales que generan costos ocultos y cómo lograr gestionarlos.

La teoría de los costos ocultos es propuesta por el profesor Henry Savall de la Universidad de Lyon en Francia, desde 1973, quien demuestra que todas las empresas poseen un alto grado de costos ocultos que son difíciles de detectar y de cuantificar, ya que al ser invisibles no se ven fácilmente reflejados en la contabilidad financiera.

Todo costo visible debe cumplir tres características: un nombre, una medida y un sistema de control continuo. Por consiguiente, cuando un costo no cumpla con las características de un costo visible, es considerado un costo oculto.

Los costos ocultos están en todas las actividades de la empresa y surgen de factores como la mala planificación, uso inadecuado de los recursos, mala administración de personal y la falta de gestión de muchos procesos internos.

Por lo anterior, la identificación y análisis de los costos ocultos representa una gran necesidad para todas las empresas; su adecuada gestión y control no solo permite disminuir las pérdidas, sino mejorar la rentabilidad y la productividad de las operaciones.

Sigue leyendo para conocer los problemas empresariales que generan costos ocultos y los 3 pasos recomendados para gestionarlos.

Problemas empresariales que generan costos ocultos

En el entorno empresarial pueden ocurrir diversos factores que generan costos ocultos por la falta de gestión en el inventario, en el personal y en la infraestructura de la empresa, entre otros.

A continuación, te contamos los problemas empresariales que generan costos ocultos en 3 áreas de la empresa:

Veamos a mayor detalle estos tres problemas:

Problemas empresariales relacionados con el inventario

Una mala gestión del inventario puede producir pérdidas económicas para la empresa, ya que da lugar a la existencia de costos ocultos y a la toma de decisiones erróneas que pueden afectar gravemente los resultados. Por eso es importante identificar si esta se encuentra frente a problemas empresariales como:

• Deterioro de inventarios: los inventarios que manejan las empresas pueden ser sometidos a malas manipulaciones que ocasionan el deterioro de ellos y generan las pérdidas de materiales que no se pueden utilizar en la producción o comercialización.

• Obsolescencia de productos: los cambios tecnológicos o los productos que solo se venden en determinadas temporadas pueden convertirse en obsoletos y de difícil recuperación para colocarse como disponibles a la venta.

• Pérdidas o robos de materiales: un mal conteo de inventarios o la no detección de robos genera grandes pérdidas para las empresas. Una de las modalidades más comunes son los “robos hormiga”, que consisten en la sustracción de uno o pocos artículos a la vez. Con el paso del tiempo estos pueden significar un volumen representativo de artículos si no se logra detectar a tiempo.

• Costos por devolución: las devoluciones de mercancías pueden originar la perdida de fidelidad de clientes al venderle un producto que no cumplía con sus condiciones o estándar requeridos y generar insatisfacción en ellos.

• Retrasos en las entregas: los retrasos también ocasionan pérdidas de clientes al no sentirse satisfechos con el servicio prestado y generar posibles pérdidas para ellos.

Si eres suscriptor Actualícese, te invitamos a descargar el siguiente modelo y un ejercicio de Excel relacionado con los inventarios:

Problemas empresariales relacionados con el personal

La gestión del personal es uno de los factores más relevantes en todas las empresas; la falta de gestión en esta área no solo puede traer pérdidas económicas para ella, sino demandas laborales que perjudican la imagen de la empresa por tener fallas en sus prácticas corporativas.

En adición a ello, la ausencia de la gestión relacionada con el componente humano también se traduce en pérdidas de la productividad y bajo rendimiento laboral. Estos son los problemas más representativos en el área humana que conllevan a costos ocultos:

• Fallas en la comunicación: los errores en la comunicación entre los supervisores y los subordinados pueden generar pérdidas en la producción por fallas en los procesos que no iban acorde a los lineamientos de actividades propuestas.

• Alta rotación de personal: si el ingreso constante de personal es elevado, esto requiere un tiempo y esfuerzo adicional de los empleados para conocer sus funciones y cumplir con los tiempos exigidos, lo que podría ocasionar demoras en las entregas de producción y efectos negativos sobre el rendimiento laboral.

• Desmotivación de los empleados: un trabajador desmotivado no es igual de productivo que uno motivado en sus labores, pues se sabe que el bajo rendimiento en el trabajo ocasiona reprocesos en las actividades laborales.

• Accidentes de trabajo: no gestionar los accidentes de trabajo origina el tener que incurrir en costos adicionales de nuevas contrataciones para cumplir con los pedidos y estar sujeto a posibles demandas laborales si estos accidentes se derivan de condiciones inadecuadas de trabajo o controles no establecidos.

• Malas condiciones de trabajo: existen costos ocultos procedentes de trabajar bajo condiciones inadecuadas como poca iluminación, sillas no ergonómicas, mala ventilación, ruido, entre otros, debido a que el rendimiento y la productividad de los trabajadores se verá afectada.

Si eres suscriptor Actualícese te invitamos a conocer nuestroEspecial sobre accidentes laborales.

Problemas empresariales relacionados con la infraestructura

Los costos ocultos relacionados con la infraestructura se derivan de falta de controles e inspecciones en la estructura física de la empresa, tales como:

• Maquinas o equipos obsoletos: los equipos obsoletos pueden ocasionar lentitud en los procesos y, por consiguiente, efectos negativos en la productividad de la empresa, por lo que es importante la revisión periódica de ellos y, en lo posible, obtener equipos más adaptados al campo tecnológico.

• Mala calidad: la mala calidad se puede generar por fallas internas en el proceso de mejora continua que genera desperdicios en las empresas, por lo que se requieren inspecciones periódicas de los procesos y productos.  

¿Cómo lograr la gestión de los costos ocultos de la empresa?

Hemos evidenciado que la falta de controles internos ocasiona costos ocultos que afectan los resultados económicos, pero que si son gestionados logran mitigar su impacto y generar acciones que salvaguarden los recursos financieros, físicos y sociales de la empresa.

Estos son los 3 pasos recomendados para gestionar los costos ocultos y tener mejores resultados económicos:  

1. El primer paso para gestionar los costos ocultos en la empresa es su identificación o detección; pues evidenciar la existencia de ellos en cualquier actividad, como los relacionados con el inventario, el personal y la infraestructura, permite tener control sobre los procesos que afecten el desempeño financiero y operativo de la empresa.
   
2. Una vez estén identificados, se requiere cuantificarlos, pues reconocer su valor posibilita medir la pérdida que el costo oculto está generando sobre la empresa, que en muchos casos puede ser representativa.
   
   Para esto existen modelos de medición de costos ocultos que logran aproximarse a su reconocimiento, como el modelo socioeconómico propuesto por el profesor Henry Savall.
   
3. Una vez cuantificados se requiere controlarlos y gestionarlos a través de actividades que involucren a todas las áreas de la empresa, ya que la gerencia podría incurrir en malas decisiones, que se verán reflejadas en el resultado de la operación.

Actividades de gestión de costos ocultos

La gestión de los procesos empresariales permite optimizar todas las áreas de la empresa y generar acciones que vayan direccionadas hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Por eso, te recomendamos a continuación algunas actividades para gestionar los costos ocultos en tu empresa:

1. Revisa periódicamente todos los procesos internos de la empresa.
2. Establece una comunicación constante con el personal sobre la satisfacción laboral, motivación, instrucciones recibidas y sus condiciones laborales.
3. Define controles de calidad de productos e inspección de procesos.
4. Realiza mantenimientos preventivos y medición de eficiencia de los equipos.
5. Conoce a tus clientes y establece reuniones sobre la satisfacción de los servicios.

Por último, es importante tener en cuenta que existen otros costos ocultos relacionados con los factores ambientales, logísticos y demás procesos de la compañía que también requieren ser identificados y gestionados para mitigar sus impactos en los resultados de la empresa.

Te invitamos a conocer el siguiente vídeo, donde la contadora pública Liliana Delgado nos explica qué son los costos y su diferencia con los gastos:

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