Según el procedimiento de retención en la fuente que aplique al trabajador, ya sea el procedimiento 1 o el 2, es posible que el pago de su prima legal, si es inferior a $5.962.000, no esté sujeto a retención.
Estos son los aspectos que debes conocer en la prima de diciembre de 2024.
Todos los empleadores (sin importar si son personas jurídicas o personas naturales, o si son o no contribuyentes del impuesto de renta, o si pertenecen a los regímenes ordinario, especial o simple) deben examinar si los pagos por concepto de prima legal de servicios que efectuarán a sus trabajadores durante diciembre de 2024 quedarán o no sujetos a retención en la fuente a título de renta.
Nota: tener presente que el artículo 911 del ET establece que los empleadores que pertenezcan al régimen simple sí deben practicar retenciones en la fuente a título de renta sobre pagos laborales; en todo caso, sin importar si el empleador pertenece al régimen ordinario o al régimen simple, debe tenerse presente que el parágrafo 3 del artículo 1.2.4.1.17 del DUT 1625 (agregado con los decretos 1808 de octubre 7 de 2019 y 359 de marzo 5 de 2020) establece que solo si es una persona natural que no cumple con los criterios del artículo 368-2 del ET (es decir, no es comerciante obligado a llevar contabilidad y no tiene el monto ni de patrimonio bruto ni de ingresos brutos que allí se mencionan) queda exonerado de practicar retención en la fuente sobre rentas de trabajo, algo que en realidad viola lo indicado en la norma superior del artículo 383 del ET, pero que hasta ahora es una norma legal, pues nadie la ha demandado.
Por tanto, para efectos de calcular la retención en la fuente sobre la prima legal, es necesario distinguir si el trabajador pertenece al sector privado o al sector público, y adicionalmente si a dicho trabajador se le está aplicando el procedimiento 1 o el procedimiento 2 de retención en la fuente (ver los artículos 1.2.4.1.3 y 1.2.4.1.4 del DUT 1625 de octubre de 2016 luego de ser modificados con el Decreto 2250 de diciembre 29 de 2017).
Para ello, los artículos 385 y 386 del ET (que no han sido modificados por ninguna de las reformas tributarias recientes) indican lo siguiente (citamos la parte pertinente)
Artículo 385. Primera opción frente a la retención. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:
Procedimiento 1.
Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:
Más adelante se indica que:
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.
Por su parte, el artículo 386 del ET advierte que:
Artículo 386. Segunda opción frente a la retención. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:
Procedimiento 2
Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas…
(Los resaltados son nuestros).
Adicionalmente, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 388 del ET (reglamentado con lo dispuesto en el artículo 1.2.4.1.6 del DUT 1625 de 2016), cuando se estén efectuando las depuraciones de los pagos mensuales que se realicen a las personas naturales que perciban rentas de trabajo, se hará necesario verificar que la sumatoria de “deducciones” y “rentas exentas” no terminen superando el equivalente al 40 % de los ingresos netos totales del mes (ingresos netos que se obtienen al tomar los “ingresos brutos totales del mes” y restarles los valores que se puedan restar como “ingresos no gravados”).
En todo caso, en valores absolutos, ese 40 %, a lo largo de un mismo año fiscal, no puede ser superior a 1.340 UVT (actualmente 1.340 × 47.065 = $63.067.000; ver el artículo 336 del ET luego de ser modificado con el artículo 7 de la Ley 2277 de diciembre 13 de 2022 y reglamentado con el Decreto 2231 de diciembre de 2023).
De acuerdo con todo lo anterior, se puede concluir lo siguiente:
Tratándose de trabajadores del sector privado, y sometidos a retención en la fuente con el procedimiento 1, el pago de su prima legal de servicios (es decir, sin incluir las demás posibles primas extralegales que le lleguen a dar) no se suma con los demás pagos laborales del mes, sino que se depura por aparte (de forma independiente).
Lo anterior significa que al valor bruto de la prima se le podrá restar el 25 % como renta o ingreso exento (sin que ese 25 % en valores absolutos exceda de 790 UVT anuales; ver el numeral 10 del art. 206 del ET luego de ser modificado con el artículo 2 de la Ley 2277 de diciembre de 2022 y el Concepto Dian 076176 de octubre de 2005). Si el valor final que allí se obtiene supera los 95 UVT (primer rango de la tabla del artículo 383 del ET y que actualmente equivalen a 95 × 47.065 = 4.471.000), entonces sí se practicarían retenciones en la fuente con los rangos de la tabla del artículo 383 del ET (consulta nuestra herramienta: Retención en la fuente con procedimiento 1 para quienes perciban rentas de trabajo durante el 2024).
Por consiguiente, para quienes están sometidos al procedimiento 1 de retención, si el pago de su prima legal no es superior actualmente a $5.962.000, dicha prestación legal no sufriría retención en la fuente, pues el 75 % de dicha prima arroja un valor inferior a las 95 UVT.
Debe tenerse cuidado en todo caso de que durante el mes en que se cancela la prima legal se cumpla con el límite del 40 % de “rentas exentas y deducciones” al qué se refiere el artículo 388 del ET. Por tanto, aunque la prima legal se depure por aparte y no se suma con los demás pagos laborales del mes, el agente de retención sí tendría que comprobar en todo caso que los valores por “rentas exentas y deducciones” que le haya restado a la prima legal de servicios, sumado a los valores por “rentas exentas y deducciones” que le haya restado a los demás pagos laborales del mes, no terminen superando el 40 % del universo total de “ingresos netos del mes” (ingresos brutos menos ingresos no gravados) que haya percibido el asalariado. Además, en valores absolutos, ese 40 %, a lo largo de un mismo año fiscal, no puede ser superior a 1.340 UVT (actualmente 1.340 × 47.065 = $63.067.000).
Recordatorio: tenemos disponible la herramienta Retención en la fuente con procedimiento 1 para quienes perciban rentas de trabajo durante el 2024, la cual puede ayudarte con los cálculos que deberán realizarse cada mes para practicar la retención en la fuente.
Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 2, o de trabajadores del sector público sometidos al procedimiento 1 o 2, su prima legal de servicios sí se suma en una única base con los demás pagos laborales del mes para efectuar una única depuración y obtener así un único valor de pagos laborales gravables en el mes al cual se le aplicaría la tabla del artículo 383 del ET o el porcentaje fijo definido por ejemplo en junio de 2024.
Por lo anterior sería válido decir que, en la mayoría de los casos, a los trabajadores del sector privado que reciben valores pequeños por concepto de prima legal de servicios sí les va mejor cuando sus pagos están sometidos a retención con el procedimiento 1 en lugar de cuando están sometidos a retención con el procedimiento 2.
Lo anterior es así, por cuanto en el procedimiento 1 la prima legal no se suma con los demás ingresos del mes, pudiendo quedar libre de retención. En cambio, aquellos a quienes se les aplique el procedimiento 2, si el porcentaje fijo de retención que les vienen aplicando durante el semestre es superior al 0 %, terminarían sufriendo retención en la fuente sobre el 75 % de su prima legal.
Recuérdese además que según lo dicen los mismos artículos 385 y 386 del ET antes citados, es el empleador (no el trabajador) quien decide qué procedimiento de retención se aplicará a cada uno de sus trabajadores, pues incluso es posible que a algunos les aplique el procedimiento 1 mientras a los demás les aplique el procedimiento 2. No obstante, el procedimiento que se le aplique a un determinado trabajador debe ser el mismo durante todo el año fiscal (ver el Concepto Dian 2340 enero 20 de 1993).
[Liquidador] Retención en la fuente con procedimiento 1 sobre rentas de trabajo durante 2024
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