Gestión laboral de aprendices: dotación y procesos disciplinarios
Actualizado: 12 septiembre, 2025 (hace 3 minutos)
La reforma laboral, Ley 2466 de 2025, redefine la relación entre aprendices y organizaciones al otorgar un carácter más cercano a la laboralización. Aunque el contrato de aprendizaje conserva su naturaleza especial, las empresas deben asumir obligaciones equivalentes a las de un empleador formal.
Ante este panorama, aspectos como la entrega de dotación a los aprendices en etapa productiva y la aplicación de procesos disciplinarios en situaciones que lo ameriten se convierten en puntos de especial atención, pues implican deberes claros tanto para las empresas como para los aprendices.
A continuación, con el abogado Luis Miguel Merino, especialista en Derecho Laboral y Relaciones Industriales, podrás comprender en profundidad cómo la reforma laboral ha precisado obligaciones y procedimientos relacionados con los aprendices, particularmente en lo que respecta a la dotación durante la práctica productiva y a los procesos disciplinarios que pueden surgir en el entorno empresarial.
1. Procesos disciplinarios aplicables a los aprendices en las organizaciones
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Los procesos disciplinarios son mecanismos formales mediante los cuales las organizaciones corrigen conductas, omisiones o incumplimientos de quienes se encuentran bajo su vínculo laboral o formativo.
En el caso de los aprendices, estos procesos aplican como consecuencia de la laboralización de sus contratos de aprendizaje, lo que implica que deben acatar las normas de la empresa y la legislación laboral vigente.
El marco normativo que sustenta la posibilidad de aplicar procesos disciplinarios a los aprendices es parte del Código Sustantivo del Trabajo. En particular:
Artículo 62 del CST: establece las justas causas para dar por terminado un contrato de trabajo. Aunque el contrato de aprendizaje tiene particularidades, este artículo sigue siendo referente obligatorio, ya que la reforma laboral no lo modificó.
Artículo 115 del CST: regula la diligencia de descargos. Antes de la reforma laboral existía un vacío legal respecto a los pasos a seguir en un proceso disciplinario, que debió ser llenado por la jurisprudencia. Hoy en día la normativa define con mayor claridad los procedimientos.
Procedimiento disciplinario aplicable a aprendices
El proceso disciplinario, adaptado al contrato de aprendizaje, sigue una estructura que combina garantías legales con exigencias prácticas:
1. Investigación preliminar:
Se revisa la conducta, omisión o error del aprendiz.
Se recopilan pruebas y se contrastan los hechos con las funciones asignadas.
2. Confidencialidad en el recaudo de pruebas:
La empresa debe garantizar que la fase de investigación sea privada.
La entidad educativa (Sena o universidad) puede ser informada bajo estrictas reglas de confidencialidad.
3. Diligencia de descargos:
El aprendiz tiene derecho a ser escuchado y a presentar explicaciones sobre las faltas atribuidas.
Se deben seguir los pasos previstos en la legislación actual, lo que brinda mayor seguridad jurídica al proceso.
4. Resolución del proceso:
Dependiendo de la gravedad de la falta, se define la sanción o correctivo.
En casos extremos, puede evaluarse la terminación del contrato de aprendizaje, aplicando lo establecido en el artículo 62 del CST.
Importancia de vincular a la entidad educativa
Uno de los aspectos más relevantes es la articulación con la institución educativa que respalda al aprendiz. Ya sea el Sena o una universidad, su participación es clave porque:
Permite corregir deficiencias en el desempeño antes de que afecten la formación académica.
Facilita que el aprendiz culmine su etapa práctica y obtenga su título profesional.
Evita que un proceso disciplinario tenga consecuencias desproporcionadas sobre la trayectoria formativa del estudiante.
2. Entrega de dotación a aprendices dentro de la normativa laboral vigente
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La dotación es una prestación social que consiste en la entrega de vestuario y calzado necesarios para que el trabajador desempeñe sus funciones. Su finalidad consiste en garantizar condiciones de seguridad, comodidad y presentación, y aplica no solo a empleados con contrato laboral ordinario, sino también a aprendices en etapa productiva que generan valor dentro de la organización.
De acuerdo con los artículos 230 a 234 del Código Sustantivo del Trabajo, la dotación consiste en la entrega de vestuario y calzado necesarios para que el trabajador desempeñe sus funciones cada cuatro meses. Su finalidad es garantizar condiciones de seguridad, comodidad y presentación.
Esta obligación recae sobre el empleador frente a los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Contrato de aprendizaje y su naturaleza especial
El contrato de aprendizaje es un vínculo de carácter especial regulado por la Ley 789 de 2002 y el Decreto 933 de 2003, que establecen la obligación de las empresas de vincular aprendices para complementar su formación teórica con una fase práctica.
Durante la etapa lectiva, el aprendiz no desarrolla actividades productivas plenas, pero al pasar a la etapa productiva se integra a la dinámica de la organización, aportando a su productividad y, por ende, generando obligaciones adicionales para la empresa, entre ellas la entrega de dotación
Requisitos normativos aplicables a aprendices
Criterio salarial: el requisito central para acceder a la dotación es que el trabajador reciba ingresos inferiores a dos smmlv. En el caso de los aprendices en etapa productiva, este criterio se cumple automáticamente, puesto que su apoyo de sostenimiento económico está fijado por debajo de dicho umbral en virtud de la normatividad del Sena y del contrato de aprendizaje.
Finalidad de la dotación en aprendices: la dotación debe ser entregada para su uso durante el tiempo en que el aprendiz presta servicios a la organización. Su objetivo es garantizar que el aprendiz cuente con las condiciones mínimas requeridas para el desempeño de sus funciones prácticas.
Impacto de la reforma laboral
La reforma laboral, Ley 2466 de 2025, reafirma el carácter protector de las prestaciones sociales y mantiene incólume la obligación de la dotación para quienes devenguen menos de dos smmlv. Esto implica que los aprendices, al encontrarse en este rango, no pueden ser excluidos del beneficio.
La reforma, además, refuerza la visión de que los contratos de aprendizaje son relaciones especiales de carácter laboral, sujetas a los principios generales del derecho del trabajo, entre ellos la dignidad, la igualdad y la protección reforzada de quienes cuentan con ingresos limitados.
En este sentido, la aplicación de la dotación a aprendices responde tanto a una obligación normativa como a una política de justicia social en el marco de la nueva legislación.
Recomendaciones
A continuación, se comparten pautas clave que contribuyen a una gestión integral de los aprendices en la etapa productiva:
Procesos disciplinarios aplicables a aprendices
Entrega de dotación a aprendices
Permitir el llamado de atención y la vinculación formal al proceso disciplinario cuando la conducta lo amerite.
Reconocer la dotación a los aprendices que se encuentren en etapa productiva.
Garantizar que las metas y funciones asignadas sean razonables, considerando que el aprendiz está en etapa de formación.
Asegurar que la dotación sea entregada para el uso durante la prestación del servicio.
Iniciar con una investigación previa bajo confidencialidad, recopilando pruebas antes de los descargos.
Verificar que el criterio salarial se cumpla (ingresos inferiores a dos smmlv, lo cual ocurre automáticamente en los aprendices).
Realizar la diligencia de descargos con los pasos reglados tras la reforma laboral.
Incluir a los aprendices en los planes y presupuestos de talento humano para evitar…
Involucrar a la entidad educativa (Sena o universidad) para corregir deficiencias y facilitar la culminación de la práctica.
Mantener la proporcionalidad de la sanción, buscando siempre la corrección y no la exclusión.
