Calculadora de monetización de la cuota de aprendizaje
La monetización es una alternativa que permite, a las empresas obligadas a contratar aprendices, pagar una cuota mensual al Sena de 1,5 veces un salario mínimo, según el artículo 23 de la reforma laboral. A cambio de no vincular directamente a los aprendices, este pago puede ser total o parcial según corresponda.
Calculadora de monetización de la cuota de aprendizaje SENA
Valor de SMMLV del año en curso
$ 1.423.500
Si se va a monetizar el mes completo, se debe ingresar 30 días en la info del mes, aunque el mes en particular tenga un número de días diferente, por ejemplo, febrero que tiene 28 o 29 días y diciembre que tiene 31 días.
Las empresas obligadas a cumplir la cuota de aprendizaje tendrán que cancelar al Sena un valor mensual que corresponderá a 1,5 smmlv por cada aprendiz que no contraten.
Pautas para el uso de la calculadora de monetización de la cuota de aprendizaje
En el campo de número total de trabajadores de la empresa, ingresa únicamente el número de trabajadores de planta.
En el campo de número total de aprendices actualmente vinculados a la empresa,ingresa el número de aprendices contratados. Si no hay ninguno, digita 0.
En el campo de días que se monetizan por cada aprendiz debes ingresar 30 días.
¿Qué es el contrato de aprendizaje?
El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, a través del cual una persona natural desarrolla una formación teórica práctica en una entidad autorizada, a cambio de que una empresa patrocinadora proporcione los medios para adquirir formación profesional, metódica y completa, requerida en el oficio, actividad, ocupación o profesión.
Siempre y cuando esto le implique desempeñarse dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propio de las actividades de la empresa, por un tiempo determinado no superior a tres (3) años, por estas labores el aprendiz recibirá un apoyo de sostenimiento mensual que dependerá de la fase en la que se encuentre, ya sea lectiva, práctica o dual.
Vigencias del contrato de aprendizaje con la reforma laboral
La Circular Externa 0083 del 18 de julio de 2025 aclara que, al no existir un régimen de transición específico en la ley, deben aplicarse el principio de favorabilidad y la regla de la “condición más beneficiosa”, consagrados en el artículo 53 de la Constitución Política.
En la práctica, esto significa que:
Los contratos de aprendizaje que estaban vigentes el 25 de junio de 2025, en adelante, comienzan a regirse por la nueva Ley 2466 de 2025, pero solo en lo que suceda a partir de esa fecha.
Los contratos de aprendizaje firmados a partir del 25 de junio de 2025 en adelante se rigen completamente por la Ley 2466 de 2025.
Apoyo de sostenimiento
El apoyo de sostenimiento mensual es un derecho propio del contrato laboral especial de aprendizaje, tiene categoría de salario y está regulado por el CST, priorizando las normas especiales del artículo 81 del CST sobre las normas generales.
El apoyo de sostenimiento mensual tiene como finalidad cubrir algunos gastos básicos asociados con la formación del aprendiz, como: transporte, alimentación, vestuario, etc.
¿Cuáles empresas están obligadas a la contratación de aprendices?
De acuerdo con el artículo 32 de la Ley 789 de 2022, las empresas obligadas a la vinculación de aprendices son las siguientes:
Las empresas privadas, personas naturales o jurídicas, que realicen cualquier tipo de actividad diferente de la construcción y que ocupen quince (15) o más trabajadores.
Las empresas industriales y comerciales del Estado –EICE– y las empresas de economía mixta –SEM– del orden nacional, departamental, distrital y municipal.
Las entidades públicas de cualquier orden diferentes de las EICE y SEM pueden vincular aprendices de manera voluntaria.
¿Cuál es el número de aprendices que deben vincular las empresas?
Para la determinación del número mínimo obligatorio de aprendices que deben ser vinculados por cada empresa obligada, deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:
Un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte.
Las empresas que tengan entre 15 y veinte 20 trabajadores tendrán un (1) aprendiz.
Por ejemplo, si una empresa tiene 52 trabajadores, debe contratar tres (3) aprendices: dos (2) aprendices por los primeros 40 empleados y un (1) aprendiz por los 12 empleados restantes.
Es importante destacar que las empresas que cumplan con el número mínimo obligatorio de aprendices, o aquellas no obligadas a vincularlos, podrán vincular aprendices mediante las modalidades de contrato de aprendizaje voluntarios establecidas en el artículo 168 de la Ley 1450 de 2011.
Las empresas obligadas a cumplir la cuota de aprendizaje tendrán que cancelar al Sena un valor mensual que corresponderá a uno punto cinco (1,5) salarios mínimos legal mensual vigente (smmlv) por cada aprendiz que no contraten. En caso de que la monetización sea parcial, esta será proporcional al número de aprendices que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.
Si una empresa obligada a cumplir con la cuota de aprendizaje opta por no contratar aprendices deberá, en su defecto, cancelar al Sena una cuota monetaria mensual que puede ser:
Monetización total: cuando la empresa no contrate ningún aprendiz, deberá pagar la monetización por cada uno de los aprendices que está obligada a contratar.
Monetización parcial: ocurre cuando, por ejemplo, el empleador tiene la obligación de contratar cinco (5) aprendices, pero solo contrata tres (3). En este caso le corresponde pagar la cuota de monetización por los dos (2) aprendices restantes.
La cuota de aprendizaje se calcula, de conformidad con el artículo 33 de la Ley 789 de 2002, considerando las siguientes reglas:
La determinación del número mínimo obligatorio de aprendices se hará, en razón de un (1) aprendiz por cada veinte (20) trabajadores y uno (1) adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte (20).
Si la empresa tiene más de 20 trabajadores, deberá contratar un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte.
Por ejemplo, una empresa obligada a contratar aprendices del Sena cuenta con un número total de 210 trabajadores de planta. ¿Cómo debe calcular cuántos aprendices les corresponde contratar?
Una posible opción es esta:
Número mínimo obligatorio de aprendices
Número total de trabajadores / 20
210 / 20 = 10,5 y se aproxima a 11
En el ejemplo anterior, la empresa que cuenta con 210 empleados de planta está obligada a contratar 11 aprendices del Sena.
Si la misma empresa prefiere no contratar a los aprendices, deberá pagar la cuota de monetización que se calcula así:
Cálculo de la cuota de monetización
Número total de aprendices no contratados × (1,5 × 1 smmlv)
11 × (1.423.500 × 1,5) = 23.487.750
El valor total mensual de la cuota de monetización que deberá pagar la empresa del ejemplo anterior, por no contratar a los 11 aprendices del Sena que le correspondía vincular, es de $23.487.750.
Si la misma empresa decidió contratar solo 8 aprendices de los 11 que le corresponde, deberá hacer el cálculo anterior así:
Cálculo de la cuota de monetización
Número total de aprendices no contratados × (1,5 × 1 smmlv)
3 × (1.423.500 × 1,5) = 6.405.750
El valor total mensual de la cuota de monetización parcial que deberá pagar la empresa del ejemplo anterior, por no contratar a 3 de los 11 aprendices del Sena que le correspondía vincular, es de $6.405.750.
Destinación de los recursos para la monetización de la cuota de aprendizaje
El artículo 23 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025 estableció que el 25 % de los recursos recaudados por concepto de la monetización se destinará a apoyos económicos para los aprendices del Sena, con el fin de promover su permanencia en la formación.
Estos apoyos serán hasta un (1) salario mínimo mensual vigente, y se priorizará a aprendices en situación de pobreza, vulnerabilidad y alto riesgo de deserción.
Otro 25 % se invertirá en ampliar la cobertura de programas técnicos, tecnológicos y de formación para el trabajo dirigidos a jóvenes rurales, mediante el fortalecimiento de la presencia territorial del Sena. Para ello se podrán firmar convenios con instituciones rurales, entes territoriales y organizaciones comunitarias, con el fin de llevar la formación directamente a los territorios y evitar el desplazamiento hacia las ciudades.
El 50 % restante de estos recursos se destinará a financiar proyectos del Fondo Emprender, administrado por el Sena. Este fondo priorizará iniciativas, unidades productivas y planes de negocio presentados por asociaciones de aprendices, egresados, campesinos y personas vinculadas a la economía popular. Además, podrá recibir recursos adicionales de entidades públicas a través de convenios de cofinanciación o inversión.
