El debido proceso laboral es uno de los pilares del derecho del trabajo contemporáneo. Este principio garantiza que antes de imponer cualquier sanción disciplinaria a un trabajador, el empleador deba salvaguardar los derechos fundamentales de defensa, contradicción y presunción de inocencia.

En otras palabras, el empleador no puede sancionar de manera arbitraria ni sorpresiva, sino que debe informar previamente los hechos, brindar un tiempo razonable para ejercer la defensa y sustentar de manera motivada cualquier decisión.

Durante muchos años, el CST solo exigía de forma muy básica escuchar al trabajador antes de imponerle una sanción. Sin embargo, la experiencia práctica y la jurisprudencia demostraron que esa fórmula resultaba insuficiente para garantizar de manera efectiva el derecho constitucional al debido proceso.

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Contexto histórico del debido proceso laboral en Colombia

La Constitución Política de Colombia 1991, en su artículo 29, estableció que el debido proceso debe aplicarse a toda clase de actuaciones, tanto judiciales como administrativas y privadas. Esto significó que las actuaciones disciplinarias de las empresas privadas también debían respetar los principios de defensa, legalidad, contradicción y motivación.

El artículo 115 del CST disponía que antes de imponer sanciones disciplinarias, el empleador debía escuchar al trabajador, y en el caso de empleados sindicalizados, permitir la presencia de dos representantes sindicales.

Sin embargo, no establecía etapas concretas ni tiempos mínimos, dejando amplios vacíos sobre cómo debía desarrollarse el procedimiento.
La Corte Constitucional y la Corte Suprema de Justicia desempeñaron un papel clave en llenar esos vacíos, por vía jurisprudencial. Se estableció que el debido proceso disciplinario en el ámbito laboral debía incluir la notificación clara de los cargos, la posibilidad de controvertir pruebas, la presunción de inocencia y la proporcionalidad de las sanciones.

No obstante, estos lineamientos no estaban sistematizados en una ley clara, lo que dejaba un margen amplio a la interpretación de jueces y empleadores.

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Debido a lo anterior, en ausencia de una regulación detallada, muchas empresas incorporaban en sus reglamentos internos un procedimiento disciplinario que incluía comunicación de cargos, descargos, audiencias y decisión motivada, pero otras en cambio se limitaban a cumplir con el requisito mínimo de “escuchar al trabajador”, lo que generaba conflictos y reclamaciones.

Con la nueva norma, las empresas están obligadas a revisar y ajustar sus reglamentos internos para reflejar estas nuevas exigencias. Ya no basta con incluir disposiciones genéricas: ahora el reglamento debe especificar principios, etapas, términos y la posibilidad de impugnación.

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Cambios en debido proceso disciplinario con la reforma laboral

El artículo 7 de la ley de reforma laboral 2466 de 2025 introdujo un procedimiento disciplinario laboral mínimo de obligatorio cumplimiento basado en los siguientes principios rectores:

• Legalidad: solo pueden sancionarse conductas previamente definidas en el reglamento interno, el contrato o la ley.
• Proporcionalidad: la sanción debe corresponder a la gravedad de la falta.
• Presunción de inocencia: el trabajador es inocente hasta que se demuestre lo contrario.
• Contradicción: el trabajador puede controvertir pruebas y presentar las suyas.
• No ser juzgado dos veces por los mismos hechos: principio de non bis in ídem.
• Motivación: la decisión debe estar razonada y fundamentada en hechos y pruebas.
• Impugnación: se reconoce la posibilidad de recurrir a la decisión ante otra instancia distinta a la que la impuso.

¿Cuál es el procedimiento mínimo obligatorio con la reforma laboral?

La norma establece una ruta clara que los empleadores deben cumplir al momento de aplicar sanciones disciplinarias:

1. Comunicación de cargos: el empleador debe informar al trabajador los hechos, las normas presuntamente vulneradas y la sanción que podría imponerse.
2. Plazo para defensa: se reconoce al trabajador un tiempo no inferior a cinco días para presentar descargos y solicitar pruebas.
3. Audiencia o diligencia de descargos: el trabajador puede participar de manera personal, con acompañamiento sindical o incluso por medios electrónicos, garantizando su derecho de defensa.
4. Decisión motivada: el empleador debe analizar pruebas, valorar la defensa y comunicar una resolución clara y proporcional.
5. Recurso o impugnación: el trabajador tiene derecho a apelar la decisión ante una autoridad distinta dentro de la empresa, lo que introduce una forma de doble instancia en el ámbito privado.

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Alcance y excepciones del debido proceso disciplinario laboral

El procedimiento completo es obligatorio para la mayoría de empleadores privados. No obstante, la reforma prevé excepciones, las cuales son:

• Trabajo doméstico.
• Micro y pequeñas empresas con menos de 10 trabajadores.

En estos casos, aunque no es obligatorio cumplir con todas las etapas, sí se mantiene la obligación de garantizar el núcleo esencial del debido proceso: informar al trabajador sobre los cargos y darle la oportunidad de ser escuchado antes de sancionarlo.

Además, la ley contempla que el Ministerio de Trabajo implemente programas de apoyo y acompañamiento a estos empleadores para fortalecer la protección de derechos sin imponer cargas excesivas.

La incorporación del debido proceso disciplinario laboral en la Ley 2466 de 2025 representa un avance sustantivo en la protección de los derechos de los trabajadores. Deja atrás el modelo minimalista que solo exigía escuchar al trabajador y establece un procedimiento detallado, que además contribuye a la seguridad jurídica de las empresas.

Entre los principales impactos se destacan:

• Fortalecimiento de la defensa de los trabajadores, quienes ahora cuentan con un plazo mínimo para preparar descargos, posibilidad de aportar pruebas y derecho a impugnar.
• Mayor seguridad jurídica para empleadores, pues al seguir un procedimiento regulado por la ley reducen el riesgo de nulidad de sanciones y de litigios costosos.
• Cultura de transparencia y formalidad en las relaciones laborales, al obligar a que todas las sanciones estén motivadas y documentadas.
• Flexibilidad razonable para pequeños empleadores, a quienes se les exige menos formalidad, pero sin perder de vista la esencia del debido proceso.

¿Deseas obtener más información sobre este tema? Consulta nuestro editorial Procedimiento disciplinario laboral: reglas para tener en cuenta en un debido proceso.

En conclusión, el artículo 7 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025 establece reglas claras, uniformes y equilibradas para empleadores y trabajadores en el proceso disciplinario laboral.

Se trata de un cambio normativo que busca reducir arbitrariedades, prevenir conflictos y garantizar que las sanciones disciplinarias en el ámbito laboral se adopten bajo parámetros de justicia, proporcionalidad y respeto por los derechos fundamentales.

En este consultorio laboral, la abogada Sandra López Vergel aborda los ejes de cambio más relevantes, los principios que rigen esta reforma y las consideraciones técnicas que deben asumir empleadores, trabajadores y asesores jurídicos para una adecuada adaptación normativa.

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