Diligenciamiento de los borradores de los formatos de información exógena en Excel

El prevalidador de los formatos de información exógena de la Dian tiene ciertas ventajas; sin embargo, antes de migrar los datos sugerimos diligenciar la información en un borrador en una plantilla en Excel.

Esto evitará cometer errores al diligenciar el prevalidador para generar el archivo XML.

Las plantillas en Excel serán de utilidad como hojas de trabajo para realizar ciertas operaciones que no se permiten en el prevalidador tributario (por ejemplo, sumas u ordenamiento de registros según el NIT, razón social o municipio, etc.). En ellas existen herramientas, como buscar y/o reemplazar un dato (Ctrl + B), que no funcionan cuando se trabaja en el prevalidador diseñado por la Dian y son fundamentales cuando se maneja una gran cantidad de información.

Si los datos son digitados en hojas de trabajo en Excel antes de ser trasladados al prevalidador (usando las funciones de copiar y pegar), será posible organizarlos de acuerdo con cualquier criterio (por ejemplo, el número de identificación del beneficiario). Así se facilitaría imprimir la hoja de trabajo y desarrollar posteriores verificaciones y auditorías; incluso se lograría llevarlos de forma más ordenada hasta el prevalidador (aunque esto no es obligatorio).

A continuación, te brindaremos importantes consejos para diligenciar estos formatos:

¿Qué hacer cuando faltan datos de terceros?

En ocasiones, se imposibilita que todos los datos de un tercero se registren oportunamente. Esto se convierte en un problema al preparar la información exógena tributaria. Al respecto, es importante destacar que algunos formatos de información exógena requieren datos como la dirección del tercero, mientras que otros solicitan exclusivamente el código del país de domicilio. El formato 1001 v. 10, por ejemplo, requiere la dirección solo cuando el país de residencia del tercero sea Colombia, a la vez que el formato 1007 v. 9 solo solicita el código del país de residencia o domicilio.

Tal dirección, cabe aclarar, no necesariamente debe ser aquella registrada en el RUT. Es posible que el tercero al cual se le liquidó el pago haya cambiado de residencia durante el período fiscal.

Validación del NIT en la Dian

El NIT es un número único asignado por la Dian que facilita la individualización de cada contribuyente en materia tributaria, aduanera y de control cambiario, promoviendo especialmente el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza. En el caso de las personas naturales y sucesiones ilíquidas, el NIT puede corresponder al número de cédula, registro civil, tarjeta de identidad o cualquier otro documento de identificación. Sin embargo, para obtenerlo es necesario realizar la inscripción en el RUT.

Es importante tener presente que, conforme a lo estipulado en el literal “c” del artículo 177-2 del Estatuto Tributario –ET–, sustituido por el artículo 20 de la Ley 2010 de 2019, a los contribuyentes que hayan realizado operaciones gravadas con IVA no se les aceptarán como costo o gasto, entre otros aspectos, los pagos efectuados a personas naturales cuando no se conserve copia del RUT del vendedor o prestador del servicio no responsable del IVA. Esta condición no aplica para las operaciones realizadas con agricultores y ganaderos no responsables de dicho impuesto, siempre que el comprador expida un documento equivalente.

Independientemente de si el contribuyente debe exigirle copia del RUT al vendedor o prestador del servicio, lo recomendable es solicitarlo a cualquier persona natural a quien se le haya efectuado una compra, con el propósito de realizar los respectivos reportes de información exógena. No obstante, si el reportante no cuenta con el RUT de algún tercero que sea persona natural, a través del portal de la Dian, de forma gratuita, podrá confirmar si el NIT se encuentra o no registrado.

Profundiza en los detalles del reporte de información exógena del año gravable 2021 en nuestra Cartilla Práctica Pasos para elaborar los reportes de información exógena, año gravable 2021. 

¡Pero eso no es todo!

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