Documento de nómina electrónica y formato de exógena 2276: ¿se duplica la información?

Existen al menos dos tipos de reportantes de información exógena que no elaboran documentos de nómina electrónica pero sí elaboran el formato 2276. Por tanto, solo cuando elaboran dicho formato la Dian podrá obtener la información sobre los pagos o abonos en cuenta efectuados a los trabajadores.

Cada vez que se acerca la fecha para la presentación de los reportes anuales de información exógena tributaria a la Dian (como los que se entregarán entre abril y junio de 2025 con la información del año gravable 2024 de acuerdo con lo dispuesto por la Resolución Dian 000162 de octubre de 2023), algunos reportantes manifiestan que la Dian puede terminar violando la norma del artículo 44 de la Ley anti trámites 962 de 2005, pues dicha entidad, mediante sus formatos de exógena, sí terminaría en la práctica solicitando información que ya se le ha hecho llegar de forma previa mediante otros documentos.

En efecto, en el artículo 44 de la Ley 962 de 2005 se lee:

Artículo 44. Información sobre contribuyentes. La administración tributaria no podrá requerir informaciones y pruebas que hayan sido suministradas previamente por los respectivos contribuyentes y demás obligados a allegarlas. En caso de hacerlo el particular podrá abstenerse de presentarla sin que haya lugar a sanción alguna por tal hecho.

Los requerimientos de informaciones y pruebas relacionados con investigaciones que realice la administración de impuestos nacionales, deberán realizarse al domicilio principal de los contribuyentes requeridos.

Parágrafo. Para los efectos previstos en el presente artículo se entiende por información suministrada, entre otras, la contenida en las declaraciones tributarias, en los medios magnéticos entregados con información exógena y la entregada en virtud de requerimientos y visitas de inspección tributaria.

De acuerdo con dicha norma, si planteamos un ejemplo sencillo, se podría argumentar que si a lo largo de un año un contribuyente ya le entregó a la Dian, mediante el documento de nómina electrónica, la información sobre los pagos y/o abonos en cuenta efectuados a sus trabajadores, entonces con la elaboración al final del año del famoso formato de información exógena 2276 que contendría en la práctica esa misma información, sí terminaría entregándole a la Dian dos veces la misma información; esto, en la práctica, sí equivaldría a un incumplimiento de la norma antes citada.

Al respecto, es necesario destacar algunos puntos importantes:

1. El documento de nómina electrónica se elabora incluyendo hasta los valores que solo quedaron causados como gasto deducible para el contribuyente. Sin embargo, el formato 2276 se haría solo con los valores efectivamente pagados al trabajador asalariado. En el caso de los trabajadores independientes cuyos pagos o abonos en cuenta fueron sometidos a retención con la tabla del artículo 383 del ET, el formato 2276 sí incluiría hasta los valores simplemente causados y no solo los efectivamente pagados.
2. El documento de nómina electrónica involucra todos los valores derivados de la relación laboral que el contribuyente pretende deducir en su declaración, incluyendo algunos valores que no le forman ingreso al trabajador, como es el caso de las dotaciones laborales (ver el artículo 1 numeral 10, y el artículo 4, ambos en la Resolución 000013 de febrero de 2021; ver la respuesta de la Dian en el numeral 4.2.2.1 del Concepto General de Facturación 106 de agosto de 2022). Sin embargo, el formato 2276 solo incluye los valores que sí le forman ingreso al trabajador.
3. Existen muchos empleadores que sí tienen gastos laborales, pero no los reportan en los documentos de nómina electrónica pues no pretenden deducir dichos valores (caso por ejemplo de los empleadores que pertenecen al régimen simple, o el caso de las entidades que son no contribuyentes no declarantes de ingresos y patrimonio mencionadas en el artículo 22 del ET). Sin embargo, ese tipo de empleadores sí pueden figurar entre los obligados a entregar el formato 2276. En un caso como estos, es claro que a la Dian solo le llegaría la información de los pagos a los trabajadores mediante el formato 2276.

En vista de lo anterior, en especial por lo establecido en el punto “c” anterior, quedaría probado que no siempre la información exógena tributaria que la Dian recopila mediante el formato 2276 corresponde a una información que ya se le haya entregado previamente mediante el mecanismo de nómina electrónica. Por tanto, la Dian no estaría solicitando información duplicada.

Además, para los dos primeros casos, aunque una parte de la información que ya se había entregado a lo largo del año mediante el documento de nómina electrónica es una información que también quedaría incluida en el formato 2276, la Dian sí requiere contar con las dos informaciones al mismo tiempo, pues existen varias diferencias importantes entre ellas y cada información se utilizaría para controlar temas tributarios diferentes.

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