Expedición de certificados de retención en la fuente: todo agente de retención está obligado

Todo agente de retención está en la obligación de emitir certificados de retención en la fuente, conforme a lo dispuesto en el Estatuto Tributario, específicamente en los artículos 378 al 381.

Los certificados de retención en la fuente cumplen una función esencial dentro de la gestión tributaria, ya que sirven como prueba de las retenciones practicadas en un período contable específico.

Estos documentos reflejan los valores retenidos por diferentes conceptos, como compras, prestación de servicios o ingresos laborales, y se convierten en el respaldo formal que las personas naturales o jurídicas pueden utilizar al momento de presentar sus obligaciones fiscales.

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¿Para qué sirven los certificados de retención?

Los certificados de retención no solo confirman que efectivamente se efectuaron las retenciones, sino que también permiten llevar un control claro de los valores acumulados. Dichas cifras, en el proceso de la declaración de renta, pueden tomarse como un saldo que se descuenta del impuesto a pagar, lo cual contribuye a una liquidación más justa y transparente frente a la administración tributaria.

Esto depende del tipo de certificado de retención que se vaya a emitir, por ejemplo:

Expedición de certificados de retención en renta y GMF

Para el impuesto sobre la renta y complementarios y del gravamen a los movimientos financieros –GMF–, el artículo 1.6.1.13.2.40 del DUT 1625 de 2016 estipula lo siguiente:

(…) Deberán expedir los siguientes certificados, a más tardar el último día hábil del mes de marzo por el año gravable que corresponda:

1. 1. Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria a que se refiere el artículo 378 del Estatuto Tributario.
   2. Los certificados de retenciones en la fuente por conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, a que se refiere el artículo 381 del Estatuto Tributario y del gravamen a los movimientos financieros –GMF–.

El artículo 1.6.1.13.2.41 del DUT 1625 de 2016 dispone lo siguiente:

Los agentes de retención del Impuesto de timbre nacional, deberán expedir al contribuyente por cada causación y pago del gravamen, un certificado según el formato prescrito por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.

El certificado a que se refiere este artículo deberá expedirse a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en el cual se causó el impuesto de timbre nacional y debió efectuarse la retención.

(Los subrayados son nuestros).

El artículo 1.6.1.13.2.42 del DUT 1625 de 2016 señala lo siguiente: 

Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberán expedir por las retenciones practicadas, un certificado dentro los quince (15) días calendario siguientes al bimestre, cuatrimestre o año en que se practicó la retención, que cumpla los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.12.13. del presente decreto.

Cuando se trate de retenciones del impuesto sobre las ventas asumida por responsables del régimen común por operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado, el certificado deberá contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración y pago de retención respectiva.

Cuando el beneficiario del pago solicite un certificado por cada retención practicada, el agente retenedor lo hará con las mismas especificaciones del bimestral.

El Estatuto Tributario especifica el contenido de los certificados de retención dependiendo de su naturaleza.

Certificado de ingresos y retenciones

Para los certificados de ingresos y retenciones, mediante el artículo 1 de la Resolución 000022 de febrero 20 de 2024, se prescribió el formulario 220 para que los empleadores certifiquen los pagos por rentas de trabajo a sus colaboradores.

Según el artículo 379 del ET, dicho certificado debe contener los siguientes datos:

Para los certificados de retención diferentes a los originados en una relación laboral (formulario 220 visto anteriormente) el certificado deberá contener los siguientes datos:

El artículo 667 del ET indica que la sanción por no expedir los certificados será de 5 % del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.

En el siguiente video, el Dr. Diego Guevara amplía este tema:

• [Análisis] Retención en la fuente 2025: particularidades para personas naturales residentes y no residentes
• [Análisis] Plazo para expedir certificados de retención en 2025