Mediante el Concepto 106 de 2022, la Dian aclaró que el reembolso de gastos en los contratos de mandato no causa la obligación de expedir factura electrónica de venta o documento equivalente, dado que dicho concepto no se origina en la venta de un bien o en la prestación de un servicio.
Los contratos de mandato son aquellos en los cuales una de las partes, denominada “mandante”, encarga a otra, denominada “mandataria”, que le represente en la ejecución de algunas operaciones previamente establecidas en los mismos.
El artículo 1.6.1.4.9 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016 establece la manera en que se maneja el cubrimiento de los costos en los contratos de mandato que son para el mandante. Según este artículo, en este tipo de contratos las facturas de ventas y/o documentos equivalentes se deben expedir en todos los casos por el mandatario si este adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del contrato de mandato.
De acuerdo con lo anterior, a manera de ejemplo, el Dr. Diego Guevara Madrid, líder de investigación tributaria de Actualícese, señala que cuando una inmobiliaria administra bienes raíces establece un contrato de mandato en el cual los propietarios de los inmuebles son el mandante y la inmobiliaria es el mandatario. Por tanto, de acuerdo al artículo 1.6.1.4.9 del DUT 1625 de 2016 mencionado anteriormente, si la inmobiliaria compra bienes y/o servicios, como materiales, artículos o servicios para el mantenimiento de la propiedad, la factura de venta o documento equivalente deberán ser expedidos a nombre del mandatario (inmobiliaria). Esto significa que este último puede cubrir costos y gastos de forma autónoma. Sin embargo, si durante el mes no se recibieron ingresos, la inmobiliaria puede solicitar al mandante reponer los gastos, lo cual se traduce como el reintegro de los costos y gastos en los que incurrió el mandatario.
Finalmente, según menciona el conferencista mediante el numeral 1.1.2.8 del Concepto General de Facturación 106 de agosto de 2022, la Dian confirmó que no es necesario elaborar una factura de venta por el reintegro que realice el mandante para saldar las obligaciones propias del contrato de mandato, debido a que esto se trata de un reembolso de gastos que en ningún momento implica la venta de bienes o la prestación de un servicio entre las partes.
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