Formato de circularización de proveedores

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Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Actualizado: 5 septiembre, 2024 (hace 1 año)

Te ayudamos a realizar tus encargos de auditoría con este formato automatizado en Excel para la circularización de proveedores.

Podrás generar de forma masiva las cartas de circularización de saldos de una o varias empresas y obtener el PDF para realizar la confirmación de las cifras con los proveedores.

Este formato de circularización de proveedores en Excel te permite generar de forma automática las cartas para cada uno de los terceros de la empresa auditada a los que deseas enviar una confirmación de los saldos pendientes por pagar. Lo anterior, con el fin de verificar si coinciden con los registros dispuestos en los libros.

Recuerda que la circularización de proveedores es una de las técnicas de auditoría más empleadas en todos los procesos de revisión de estados financieros. Consiste en documentos que son remitidos directamente por el representante legal de la empresa auditada y en los que se solicita que algunos proveedores envíen información que permita la comparación y verificación de los registros.

¿Cómo utilizar el formato de circularización de proveedores?

Al momento de utilizar este formato debes tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. En la hoja “Datos iniciales” debes diligenciar los datos de la empresa auditada y de la firma de auditoría a la que perteneces, o tus datos como auditor independiente.

2. En la hoja “BD” debes diligenciar los datos de los proveedores de la empresa auditada a los que se les enviará la circularización, tales como razón social, NIT, correo electrónico, dirección, ciudad y fecha de envío de circularización.

En las columnas “J” a la “L” de esta pestaña también podrás llevar un control de los proveedores a los que se les envió la circularización, los que ya respondieron y aquellos para los que el saldo no coincide.

3. En la hoja “Informe proveedores” puedes adjuntar el reporte de las cuentas por pagar a los proveedores extraido de los libros de la empresa teniendo en cuenta su razón social, NIT, valor a pagar, fecha de facturación y fecha de vencimiento de la factura. El estado de la obligación se generará de manera automática (columna “J”).

4. Al realizar estos pasos de manera correcta se podrá generar en la hoja “Circularización proveedores” la confirmación escrita para cada uno de los terceros con los que se desea realizar este procedimiento de auditoría y que fueron previamente diligenciados en el «Informe proveedores». Para esto se puede hacer uso de los botones de «generar PDF» e «imprimir» ubicados en el lado superior derecho.

TAMBIÉN LEE: [Lista de chequeo] Planeación, ejecución y comunicación en el ejercicio de la revisoría fiscal en Colombia

► NOTA:
se recomienda no insertar hojas adicionales, eliminarlas o cambiar el orden de estas, pues podría afectar el funcionamiento de la macro mediante la cual se imprimen y generan los PDF. Además, debes tener en cuenta que la funcionalidad de impresión y generación de PDF no es compatible con el sistema iOS.

Finalmente, la carta de circularización incluirá la información del proveedor y la relación de las cuentas comerciales por pagar, detallando la fecha de corte, el saldo de las facturas adeudadas y el estado de la obligación, entre otros datos importantes.

No te vayas sin antes resolver el siguiente quiz sobre facturación electrónica y documentos equivalentes.

Te invitamos a escuchar nuestra conferencia de apoyo titulada Envíos de acuse de recibo y aceptación de facturas a crédito para que sean deducibles.

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«Se exceptúan del derecho de retracto, los siguientes casos: 4. En los contratos de suministro de bienes que, por su naturaleza, no puedan ser devueltos o puedan deteriorarse o caducar con rapidez.»

«Se exceptúan del derecho de retracto, los siguientes casos:
4. En los contratos de suministro de bienes que, por su naturaleza, no puedan ser devueltos o puedan deteriorarse o caducar con rapidez.»

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