El máximo órgano social es quien convoca a la asamblea de accionistas o junta de socios. Para el desarrollo de estas reuniones debe darse cumplimiento a la normatividad establecida.
Nuestro compilatorio de modelos y guías contiene convocatorias, poderes, actas e informes a presentar en dichas reuniones.
La asamblea de accionistas o junta de socios es la reunión del máximo órgano social que se celebra al menos una vez al año con el ánimo de examinar la situación de una sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las actividades tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Las decisiones que se toman en dicha reunión deben constar en actas, de acuerdo con la ley comercial.
A continuación, encontrarás una compilación especial con los 5 modelos en Word más importantes para convocar, representar y elaborar informes y actas en una asamblea de accionistas o junta de socios.
Cada entidad deberá decidir si la reunión ordinaria de accionistas se desarrollará de forma presencial, no presencial o mixta, según lo establecido en los artículos 182 del CCo, 19 de la Ley 222 de 1995, 19 de la Ley 1258 de 2008 y 3 del Decreto 176 de 2021.
Recordemos que esta asamblea debe celebrarse de manera obligatoria al menos una vez al año, fecha que debe ser establecida en los estatutos de la sociedad, y dentro de los primeros tres (3) meses del año, previa notificación por escrito, con no menos de quince (15) días de antelación a la fecha fijada para la reunión.
De conformidad con lo establecido en el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, toda persona puede hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea de accionistas mediante un poder que deberá reunir ciertos requerimientos.
Aquí encontrarás una guía para elaborar correctamente el poder de representación evitando inconvenientes y contratiempos. Además, si eres el administrador de una pyme, es tu deber verificar que este documento cumpla con los requisitos señalados por el Código de Comercio, así como los previstos en el contrato social.
En la elaboración de las actas de asambleas deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio –CCo–, esto es, que las decisiones de la asamblea general de accionistas se harán constar en actas aprobadas por ella o por las personas designadas para tal efecto.
Estas actas deberán identificarse con un número en orden cronológico y en forma sucesiva y continua, de modo que el acta de la primera reunión del año lleve el número siguiente al del acta de la última reunión del año anterior.
Para efectuar la evaluación del control interno y del cumplimiento de las disposiciones estatutarias y de la asamblea de accionistas o junta de socios, el revisor fiscal debe aplicar las normas ISAE contenidas en el anexo técnico compilatorio y actualizado 4 – 2019 del DUR 2420 de 2015, modificado por el Decreto 2270 de 2019.
Con este modelo en Word del informe del revisor fiscal dirigido a la asamblea de accionistas o junta de socios que aquí te presentamos podrás dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 209 del Código de Comercio.
Finalizado cada año gravable, los administradores deberán presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios los siguientes documentos, conforme al artículo 46 de la Ley 222 de 1995:
En el desarrollo del informe de gestión se deberán incluir algunas consideraciones fundamentales para la rendición de cuentas de la gestión de los administradores durante el ejercicio, de acuerdo con lo estipulado por el artículo 47 de la Ley 222 de 1995.
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