Francisco Moreno, contador público, docente y consultor en business analytics, te acerca en esta edición de Consultorios Actualícese al tema titulado Exógena con IA: analiza, aprende y reporta sin errores.

El uso de la inteligencia artificial se posiciona como una herramienta estratégica para optimizar el cumplimiento de la información exógena del AG 2024. Este consultorio demuestra cómo la IA puede apoyar en tareas clave como la identificación de obligados, la validación de topes, la detección de errores comunes y la generación de formatos exigidos por la Dian. Su integración permite mejorar la precisión del reporte y facilitar procesos complejos sin perder rigor técnico ni normativo.

Para escuchar cada pregunta con su respuesta, ve al video y busca el minuto que te señalamos en cada una.

A continuación describimos las respuestas de este interesante tema:

1. Novedades en los topes en UVT para personas naturales y sucesiones ilíquidas

Pregunta: ¿qué cambios introducen las resoluciones 000162 de 2023 y 000188 de 2024 en los topes de ingresos brutos para personas naturales y sucesiones ilíquidas, y cómo afectan la obligación de presentar información exógena para el año gravable 2024?

Minuto 04:57

La normatividad vigente para la exógena AG 2024 establece que los topes de ingresos brutos se expresan en UVT, no en valores absolutos en pesos. Este cambio reduce el número de obligados, aunque incluye nuevas situaciones y perfiles que amplían el universo de reportantes según la Dian.

 Detalles clave

• Las resoluciones 000162 de 2023 y 000188 de 2024 modifican la forma de calcular los ingresos brutos para personas naturales y sucesiones ilíquidas, pasando de montos en pesos a topes en UVT, lo cual impacta directamente la obligación de reportar información exógena en 2024.
• Para establecer si una persona natural debe reportar información exógena, se excluyen del cálculo los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, lo que ajusta los criterios y puede reducir el universo de obligados.
• Los nuevos topes para 2024 se expresan en UVT: 2.400 para personas naturales y 11.800 para ingresos brutos totales, lo que redefine el perfil del contribuyente obligado, incluyendo criterios como enajenaciones de títulos y operaciones ocasionales.
• Se recomienda usar herramientas como el normograma de la Dian, calculadoras de UVT y checklist de verificación para validar obligaciones según los nuevos criterios normativos y evitar errores al aplicar las resoluciones vigentes.
• La inteligencia artificial, usada con opción de búsqueda activada y modelos actualizados como GPT-4 Mini High, permite obtener respuestas normativas más precisas al consultar directamente fuentes como la Dian y otros entes especializados. Se puede emplear el prompt compartido para que la IA actúe como experta en normatividad tributaria, consulte resoluciones, identifique topes vigentes, excluya ingresos no constitutivos y evalúe si un contribuyente debe o no reportar información exógena, incluso aplicando ejemplos prácticos.

2. Inteligencia artificial para verificar obligación de reportar información exógena AG 2024

Pregunta: ¿cómo puede la IA identificar automáticamente si una empresa está obligada a presentar información exógena según los topes de ingresos definidos en la Resolución 000162 de 2023, modificada por la Resolución 000188 de 2024?

Minuto 16:31

Los modelos avanzados de IA, al ser integrados con funciones de búsqueda y razonamiento, permiten identificar de manera eficiente si una persona jurídica o natural debe presentar información exógena. Esto se logra evaluando los ingresos frente a los umbrales definidos normativamente  

 Puntos de interés

• La inteligencia artificial puede actuar como sistema de compliance tributario, identificando automáticamente si una empresa debe presentar información exógena al comparar los ingresos brutos anuales con los topes definidos en la Resolución 000162 de 2023 y su modificación en la Resolución 000188 de 2024.
• Para un funcionamiento adecuado, el modelo de IA debe tener habilitada la opción de búsqueda y operar bajo esquemas de razonamiento como «chain of thought«, permitiendo cruzar datos del contribuyente con los umbrales legales definidos en UVT.
• Los topes establecidos para 2024 determinan que una persona jurídica con ingresos brutos anuales superiores a 2.400 UVT está obligada a presentar información exógena; por ejemplo, una empresa con ingresos de 320 millones de pesos sí debe declarar, mientras una con 83 millones no.

Ejemplo práctico: Se compararon dos personas jurídicas: una con ingresos de 320 millones de pesos, que sí debe reportar, y otra con 83 millones, que no está obligada. El sistema validó los topes según la UVT, permitiendo concluir la obligación conforme a la resolución aplicable al año gravable 2024.

• Además del análisis normativo, la IA puede generar el calendario de vencimientos según el tipo de contribuyente, diferenciando entre grandes contribuyentes, personas jurídicas y naturales, y brindando fechas clave como el inicio de vencimientos desde el 14 de mayo de 2025.
• La IA no solo confirma la obligación de presentar exógena, sino que también puede consultar fuentes confiables como Actualícese y la Dian para entregar información adicional sobre reportes requeridos, como cédulas de fallecidos o estados financieros consolidados.

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3. Formato 1001: paso a paso para principiantes con apoyo de inteligencia artificial

Pregunta: ¿cómo puedo utilizar la IA generativa para elaborar una guía para principiantes que explique paso a paso cómo extraer, limpiar, mapear y validar los pagos, abonos y retenciones de mi sistema contable y diligenciar en un solo proceso el formato 1001 de información exógena, incluyendo un ejemplo de tabla y la descripción de cada campo?

Minuto 23:53

Para quienes enfrentan por primera vez el reporte de pagos, abonos y retenciones, la IA permite construir una guía completa y dinámica para diligenciar correctamente el formato 1001. La herramienta facilita el proceso desde la extracción de datos hasta la validación final.

Aspectos esenciales

• La inteligencia artificial generativa permite crear guías detalladas para diligenciar el formato 1001 de información exógena, especialmente útiles para quienes lo hacen por primera vez, complementando los manuales existentes con pasos explicativos, normatividad y herramientas prácticas.
• La guía generada con IA incluye una introducción al formato 1001, identificación de los sujetos obligados a presentarlo, herramientas necesarias como Excel y el prevalidador de la Dian, y orientaciones normativas clave para asegurar el cumplimiento tributario.
• Se recomienda extraer los datos desde el software contable o ERP, incluyendo campos como NIT, nombre, dirección y país. Luego se deben limpiar y mapear los datos para estructurarlos según las exigencias del formato. Cada campo del formato es descrito con claridad, señalando su función y relación con el reporte exigido por la Dian.
• La validación final se realiza en el portal de la Dian, y se puede usar un ejemplo de tabla con tres filas y la descripción precisa de cada columna para orientar el proceso, incluyendo códigos y tipos de documento requeridos.
• Este proceso puede replicarse para otros formatos de información exógena, modificando el número en el prompt. Es crucial validar toda la información generada y consultar fuentes confiables.

4. Formato 1003: errores frecuentes y cómo prevenir sanciones con apoyo de IA

Pregunta: ¿de qué manera puede la IA identificar los errores comunes que debo evitar al diligenciar el formato 1003 de información exógena (retenciones en la fuente), ofrecer consejos prácticos para prevenir sanciones y proporcionarme al final una lista de recursos oficiales (resoluciones Dian, prevalidador Dian y enlaces útiles)?

Minuto 31:36

Con el uso adecuado de modelos de IA generativa es posible automatizar la detección de errores en el formato 1003 de información exógena, recibir recomendaciones prácticas para evitarlos y consultar de forma rápida los recursos oficiales que respaldan la correcta presentación del reporte.

Elementos esenciales

• Un modelo de IA puede detectar errores frecuentes al diligenciar el formato 1003, como el uso de usuarios incorrectos, montos incompletos o en abreviatura, y documentos mal tipificados. Su capacidad de búsqueda y comparación con fuentes oficiales permite validar la veracidad de los datos.
• Se recomienda diligenciar cifras completas en pesos, configurar las plantillas para mostrar valores enteros y revisar las fórmulas antes de exportar. Estas acciones previenen inconsistencias que pueden derivar en sanciones por errores en los montos reportados.
• Es crucial conciliar los datos del formato 1003 con los declarados en formularios como el 350 (retención) y 300 (IVA), así como con la contabilidad. El uso de filtros y tablas dinámicas facilita la detección de diferencias que podrían generar alertas.
• No usar el prevalidador de la Dian, presentar fuera de plazo, errores en la estructura XML, valores negativos, duplicados o ausencia de país son fallas comunes. La herramienta de IA ayuda a identificar estos errores para corregirlos antes del envío.
• El prompt desarrollado incluye una tabla a modo de resumen con 12 errores frecuentes, su descripción, acción correctiva y referencias normativas, enlaces al prevalidador Dian y recursos oficiales para consulta segura. Esta metodología puede extenderse a otros formatos de información exógena (1001, 1007, etc.). La IA puede ser instruida para analizar cada uno.

En esta herramienta elaborada en Excel por Diego Guevara se ilustra cuáles de los 56 formatos solicitados en la exógena AG 2024 debe elaborar cada tipo de informante. Se resaltan también las novedades en la información solicitada por la Dian y los cambios en los conceptos utilizados dentro de cada formato:[Matriz] Resumen con las categorías de los informantes de exógena AG 2024 y los formatos que deben usar

5. Cambios normativos y estructurales en el formato exógena 1005 de IVA descontable

Pregunta: ¿cuáles son las novedades normativas y estructurales que incorpora el formato 1005 de información exógena para el año gravable 2024 en el reporte del IVA descontable?

Minuto 38:52

Para el año gravable 2024, el formato 1005 de información exógena exige una mayor precisión en el tratamiento del IVA descontable. Se han introducido nuevas columnas y criterios para registrar devoluciones, ajustes contables y operaciones sujetas a prorrateo, conforme a lo dispuesto en las resoluciones normativas.

 Puntos de enfoque

• El formato 1005 versión 8 para el año gravable 2024 amplía los obligados a reportar, incluyendo a todos los agentes de retención sin importar sus ingresos, conforme al artículo 1, numeral 6, de la resolución modificada en octubre de 2024.
• Se incorpora una nueva columna para reportar el IVA tratado como mayor valor del costo o gasto, específicamente cuando no es descontable, lo cual impacta directamente en los procesos de validación y extracción de datos.
• Se establecen reglas específicas para registrar devoluciones y ajustes por castigo de inventarios, lo cual exige atención técnica al diligenciar el formato, ya que cambia la estructura operativa y de presentación de los datos.
• Se exige incluir el tratamiento del IVA relacionado con gasolina y operaciones con terceros del exterior, sumando complejidad al reporte y requiriendo un análisis detallado de cada caso conforme a su base legal.

La inteligencia artificial puede analizar normatividad, consultar fuentes y estructurar el formato con base legal, cambios operativos y ejemplos. Aunque automatiza gran parte del trabajo, se requiere validación del resultado final por parte del responsable tributario.

6. Reporte de socios en exógena: cambios clave en el formato exógena 1010 versión 9

Pregunta: ¿cuáles son las principales novedades que incorpora el formato 1010 versión 9 para el año gravable 2024 en el reporte de socios, accionistas, cooperados y miembros de fondos de empleados a diciembre 31, y cómo difieren de la versión 8?

Minuto 45:32

El reporte de socios en información exógena AG 2024 se actualiza con cambios normativos importantes. La nueva versión del formato 1010 exige incluir a todos los asociados, incorpora una columna adicional sobre la prima en colocación y actualiza las etiquetas técnicas del anexo correspondiente.

 Áreas de interés

• La versión 9 del formato 1010 elimina el umbral de $3.000.000 para reportar socios, accionistas y comuneros, exigiendo que todos sean incluidos, sin importar el monto de sus aportes, conforme a la Resolución 000124 de 2021 y su modificación con la Resolución 000162 de 2023.
• Se incorpora una nueva columna para registrar el valor pagado por prima en colocación de acciones o cuotas, de acuerdo con lo previsto en el artículo 36 del ET, lo que amplía la información requerida sobre el capital recibido.
• Se actualiza el anexo técnico 17, introduciendo cambios estructurales en etiquetas, definiciones y campos, lo cual exige a los reportantes una revisión detallada del nuevo formato para asegurar el cumplimiento normativo.
• La nueva obligación implica un esfuerzo adicional para las sociedades con un gran número de socios, quienes deben ajustar sus sistemas de recolección y validación de datos para cumplir correctamente con las exigencias de la Dian.
• La inteligencia artificial puede ser entrenada para identificar estas novedades normativas, interpretarlas conforme a resoluciones vigentes y estructurar el formato automáticamente, incluyendo los datos requeridos y validaciones propias del nuevo diseño.
• Este enfoque asistido por IA permite consultar resoluciones, generar tablas ilustrativas con los campos exigidos y automatizar gran parte del proceso, aunque siempre es necesario validar los resultados para asegurar su conformidad con los requerimientos de la Dian.

7. Consolidación de ingresos y devoluciones en el formato exógena 1007 mediante IA

Pregunta: ¿de qué manera la IA generativa puede consolidar los ingresos y devoluciones registrados en mi ERP y transformarlos directamente en el formato 1007?

Minuto 52:16

El uso de inteligencia artificial generativa permite transformar registros contables extraídos del ERP en reportes estructurados para el formato 1007. A través de modelos especializados es posible consolidar ingresos y devoluciones, y mapear campos exigidos por la Dian.

Tópicos relevantes

• La IA generativa permite automatizar hasta un 90 % del proceso de consolidación de ingresos y devoluciones desde el ERP al formato 1007, minimizando errores de digitación. No reemplaza la validación humana, pero optimiza significativamente el trabajo contable.
• El procedimiento inicia capacitando la IA sobre el formato 1007, especificando que se trata de información exógena en Colombia, incluyendo estructura, campos obligatorios y normatividad vigente, asegurando que los resultados estén alineados con lo requerido por la Dian.
• Una vez contextualizada, se suministran los datos sintéticos de ingresos: código contable, nombre de cuenta, tercero y saldo fiscal. La IA identifica ausencias, sugiere homologaciones de códigos y propone la mejor forma de presentar la información: agrupada o por movimiento.
• Se instruye a la IA para que consolide y construya el formato, respetando la estructura oficial de la Dian, cargando los datos, el código de país (169 para Colombia) y campos clave como razón social, tipo de documento, ingresos brutos, devoluciones y descuentos.
• El archivo final se descarga en CSV para ser validado y pegado en la plantilla oficial. Este proceso, repetible para otros formatos (1001, 1005, etc.), representa un salto significativo en la eficiencia del cumplimiento tributario y en el uso estratégico de herramientas de IA.

Te invitamos a ver esta conferencia junto a Estefanía Pulido, quien comparte ideas claves para aquellas organizaciones que buscan innovar con IA en sus campañas y transformar el enfoque publicitario de manera positiva y sostenible: Integración de la IA en el marketing y la publicidad y cómo afecta a las empresas de forma positiva

En el siguiente análisis podrás conocer cómo automatizar pruebas de detalle y analíticas mediante prompts diseñados específicamente para cuentas contables críticas:

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