Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El documento soporte de nómina electrónica constituye el respaldo de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según sea el caso, derivado de los pagos relacionados con la nómina.
Te contamos los aspectos más importantes que debes tener en cuenta sobre este documento.
Desde su implementación dentro del sistema de facturación electrónica, el documento soporte de pago de nómina electrónica se ha constituido como un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta, e impuestos descontables en la declaración de IVA, según sea el caso; este se deriva de los pagos o abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a pensionados a cargo del empleador obligado a implementarla.
Tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste que se deriven se deberán generar y transmitir a la Dian de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado (ver artículo 2 de la Resolución 000013 de 2021).
La obligatoriedad de este documento soporte aplica para cada sujeto obligado en los términos del calendario de implementación previsto en el artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021, modificado por las resoluciones 000037 y 000063 de 2021, y el plazo especial dispuesto en las resoluciones 000151 de 2021 y 000028 de 2022. En los documentos soporte en mención, los valores por conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo determinado laborado, tales como prestaciones sociales, entre otros, deberán incluirse por el total reconocido (por el pago o el abono en cuenta, lo que suceda primero) en el período gravable que se pretende imputar.
Lo anterior, toda vez que la finalidad de la nómina electrónica es constituir el soporte de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA de los pagos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como los pagos a pensionados a cargo del empleador.
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse de forma mensual, independientemente de que el obligado realice pagos en períodos diferentes.
Por tanto, quien se encuentre obligado a generar dicho documento deberá acumular la información acerca de los conceptos relacionados con las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
Así, la transmisión del documento soporte deberá efectuarse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago (ver artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021).
Es importante no perder de vista que, dado que la norma no aclara la calidad de los días para la transmisión, deben entenderse como días hábiles de conformidad con lo establecido en el artículo 62 de la Ley 4 de 1913.
De acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021, se encuentran obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y por pagos a pensionados que requieran soportar los costos y deducciones e impuestos descontables. Según lo anterior, se diría que son muchos los empleadores a los cuales no les correspondería esta tarea; entre ellos figuran:
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
Los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte y las respectivas notas de ajuste, que adquieran esta obligación después de la entrada en vigor de la Resolución 000013 de 2021, tendrán un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos derivados de la vinculación laboral, para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y transmitir dicho soporte a la administración tributaria.
¡Pero eso no es todo!
Si eres suscriptor Oro o Platino y quieres acceder a todas nuestras cartillas, revistas, libros y especiales en versión digital, solo debes acceder aquí.
¡Pero eso no es todo!
Si eres suscriptor Oro o Platino y quieres acceder a todas nuestras cartillas, revistas, libros y especiales en versión digital, solo debes acceder aquí.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
