La nómina electrónica es un sistema digitalizado para la generación y presentación de la información relacionada con pagos de salarios y prestaciones sociales. Su objetivo es transmitir en tiempo real la información de pagos laborales para efectos de fiscalización.
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Desde su implementación dentro del sistema de facturación electrónica, el documento soporte de pago de nómina electrónica se ha constituido como un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta, e impuestos descontables en la declaración de IVA, según sea el caso. Este documento se deriva de los pagos o abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a pensionados a cargo del empleador que esté obligado a implementarla. De ahí que sea importante analizar qué tipo de contribuyentes requiere su implementación para evitar dificultades en material fiscal.
La implementación de la nómina electrónica puede ser una herramienta valiosa para estas entidades, sin embargo, las entidades no contribuyentes de renta no están obligadas a implementar la nómina electrónica, ya que solo están obligadas aquellas entidades contribuyentes del impuesto de renta.
Para ratificar lo anterior, se puede consultar el artículo 4 de la Resolución Dian 00013 de febrero de 2021, el cual estipula que los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento son los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando aplique.
Así mismo, el Concepto Dian 106 de agosto de 2022, en su literal 4.2.3.8, establece que quienes tengan la calidad de no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios no estarán obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, de conformidad con lo dispuesto en la ley, el reglamento y la interpretación oficial de la Dian. En todo caso, esto deberá ser analizado y determinado por cada contribuyente en cada caso particular.
A continuación, el Dr. Diego Guevara Madrid, líder de investigación tributaria de Actualícese, profundiza en si las entidades no contribuyentes del impuesto de renta deben elaborar el documento de nómina electrónica:
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