La Dian liberará en abril de 2025 el servicio de consulta electrónica para autollenado de datos básicos de los clientes para emitir facturas electrónicas.

Con el nuevo servicio los vendedores solo necesitarán solicitar el número de cédula o NIT del cliente y conocerán la razón social y correo electrónico.

Luego de haber anunciado desde el 13 de febrero de 2025 el respectivo “proyecto de resolución”, la Dian terminó expidiendo el pasado 31 de mazo de 2025 su Resolución 000202 para introducir una cuarta modificación a su Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023. Esta regula desde dicha fecha todos los procesos relacionados con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de las facturas de venta y documentos equivalentes a factura de venta.

La primera modificación se habían realizado con la Resolución 000008 de enero 31 de 2024 con el propósito de ampliar los plazos en los cuales se tendrían que empezar a expedir los nuevos “documentos equivalentes electrónicos” y el plazo en el cual se empezaría a aplicar la nueva versión de la factura electrónica.  La segunda modificación se hizo con la Resolución 000119 de julio 30 de 2024, con la cual también se ampliaron los plazos de expedición de algunos “documentos equivalentes electrónicos” y se hicieron otros ajustes adicionales. Y la tercera se había hecho con la Resolución 000189 de octubre 30 de 2024 para impartir instrucciones especiales que aplican a las casas de cambio y los prestadores de servicios públicos domiciliarios en municipios pequeños.

Por tanto, mediante la nueva Resolución 000202 de marzo 31 de 2025, la Dian efectuó cuatro cambios importantes, de los cuales destacamos a continuación:

Servicio de consulta electrónica para autollenado de datos básicos de los clientes en las facturas electrónicas

El artículo 5 de la Resolución 000202 de marzo 31 de 2025 reubicó los artículos 69 y 70 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023 (los cuales se relacionan con la publicación y vigencia de dicha resolución), de forma que ahora quedaron ocupando los artículos 71 y 72.

Por tanto, mediante el artículo 4 de la Resolución 000202 de marzo de 2025 se agregó una nueva versión del artículo 70 a la Resolución 000165 de 2023, en el cual se incluyó un texto totalmente nuevo. Según este, la Dian pondrá en servicio dentro de poco la consulta electrónica para autollenado de datos básicos de los clientes el cual podrá ser utilizado por los vendedores de bienes y servicios a la hora de expedir las facturas electrónicas de venta o los documentos equivalentes electrónicos.

En efecto, de acuerdo con el Comunicado Dian 026 de abril 1 de 2025, la Dian liberará en la segunda semana de abril de 2025 un nuevo servicio virtual en el cual, con solo conocer el dato del NIT o cédula de un cliente, los vendedores podrán conocer los otros dos datos básicos necesarios para poder expedir una factura electrónica o un documento equivalente electrónico, a saber, los nombres y razón social y el correo electrónico del cliente.

Al respecto, como lo explicamos en Facturación electrónica: Dian estableció los únicos 3 datos que se pueden solicitar a los clientes, mediante el artículo 3 de la Resolución 000202 de marzo de 2025, el cual agregó una nueva versión al artículo 69 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023,  se dispuso que los vendedores, al momento de expedir una factura electrónica o un documento equivalente electrónico, únicamente podrán pedir los 3 datos antes mencionados a sus clientes.

Por esta razón no será válido que los vendedores exijan al comprador entregar otros datos adicionales, pues eso violaría las normas como las del artículo 15 de la Constitución Nacional (derecho fundamental a la protección de datos personales),  la Ley 1581 de 2012 (Régimen general de protección de datos personales) y la Ley 1266 de 2008 (tratamiento de información en base de datos).

De otra parte, en la nueva versión del artículo 70 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023 se indica que los vendedores que accedan a la base de datos especial de la Dian únicamente podrán utilizar los datos de los clientes para elaborar las facturas de venta o documentos equivalentes.

Por tanto, la Dian implementará mecanismos especiales para que no sea posible hacer un uso masivo de la información y solo se permitirá hacer consultas uno a uno de los datos de los clientes.

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