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Reforma laboral: pagos a los aprendices del Sena ahora se deberán reportar en nómina electrónica


Aprendices Sena

Aquí hablaremos sobre...

  • ¿A partir de cuándo los pagos a aprendices del Sena pasan a ser pagos laborales?
  • Efectos en la nómina electrónica de los pagos a aprendices Sena

Antes de la Ley 2466 de junio de 2025 los pagos realizados a los aprendices del Sena no tenían característica de un pago laboral y no se tenían que reportar en la nómina electrónica para su deducción. Luego de dicha ley, esto cambia y ahora sí deberán incluir en la nómina electrónica para deducirlos.

La recientemente expedida reforma laboral,  contenida en la Ley 2466 de junio 25 de 2025, introdujo un cambio muy importante en el manejo de los pagos o abonos en cuenta efectuados a los aprendices del Sena, el cual tiene una repercusión directa en el campo tributario.

¿A partir de cuándo los pagos a aprendices del Sena pasan a ser pagos laborales?

Con el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 se modificó el artículo 81 del Código sustantivo del Trabajo, estableciendo que a partir del 25 de junio de 2025 los pagos o abonos en cuenta realizados a los aprendices Senapasan a hacer parte de la categoría de pagos laborales.

Antes de esta ley dichos pagos no tenían esa característica y eran considerados como simples apoyos de sostenimiento (ver los artículos 30 a 41 de la Ley 789 de 2002).

Para ilustrar lo anterior, a continuación, se presenta de forma comparativa el texto del artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo, con énfasis en las secciones modificadas, las cuales se encuentran subrayadas para mayor claridad.

Versión anterior de la norma

Nueva versión de la norma

Artículo 81. Definición. (Notas del Editor – Derogatoria tácita a partir de la vigencia de la Ley 789 de 2002). Contrato de aprendizaje es aquel por el cual un empleado se obliga a prestar servicio a un empleador, a cambio de que este le proporcione los medios para adquirir formación profesional metódica y completa del arte u oficio para cuyo desempeño ha sido contratado, por un tiempo determinado, y le pague el salario convenido.

Artículo 81. Naturaleza y características de la relación de aprendizaje. (modificado con artículo 21 Ley 2466 de junio 25 de 2025). El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, que se rige por las normas sustantivas del Código Sustantivo del Trabajo, mediante la cual una persona natural desarrolla formación teórica práctica en una entidad autorizada a cambio de que una empresa patrocinadora proporcione los medios para adquirir formación profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad, ocupación o profesión y esto le implique desempeñarse dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario de las actividades de la empresa, por cualquier tiempo determinado no superior a tres (3) años, y por esto reciba un apoyo de sostenimiento mensual.

Son elementos particulares y especiales del contrato de aprendizaje.

a) La finalidad es la de facilitar la formación del aprendiz, de las ocupaciones o profesiones en las que se refiere el presente artículo.

b) La subordinación está referida exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje.

c) La formación se recibe a título estrictamente personal.

d) El apoyo del sostenimiento mensual tiene como fin garantizar el proceso de aprendizaje. Durante toda la vigencia de la relación, el aprendiz recibirá de la empresa un apoyo de sostenimiento mensual así:

Si es una formación dual, el aprendiz recibirá como mínimo durante el primer año el equivalente al setenta y cinco por ciento (75 %) de un (1) salario mínimo legal mensual vigente y durante el segundo año el equivalente al cien por ciento (100 %) de un (1) salario mínimo legal mensual vigente.

Si es formación tradicional, el aprendiz recibirá como mínimo en la fase lectiva el equivalente al setenta y cinco por ciento (75 %) de un (1) salario mínimo mensual vigente y en la parte práctica, el apoyo del sostenimiento será equivalente al cien por ciento (100 %) de un salario mínimo mensual legal vigente.

En ningún caso el apoyo de sostenimiento mensual podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbitrales recaídos en una negociación colectiva.

Si el aprendiz es estudiante universitario, el apoyo de sostenimiento mensual no podrá ser inferior al equivalente a un (1) salario mínimo legal vigente, sin importar si la formación es o no dual.

Durante la fase lectiva, el aprendiz estará cubierto por el sistema de seguridad social en salud y riesgos laborales, pagado plenamente por la empresa como dependiente. Durante la fase práctica o durante toda la formación dual, el aprendiz estará afiliado a riesgos laborales y al sistema de seguridad social integral en pensiones y salud conforme al régimen de trabajadores dependientes, y tendrá derecho al reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral.

El aporte al riesgo laboral corresponderá al del nivel de riesgo de la empresa y de sus funciones.

El contrato de aprendizaje podrá versar sobre ocupaciones semicalificadas que no requieran título o calificadas que requieran título de formación técnica no formal, técnicos profesionales, o tecnológicos o profesionales, de instituciones de educación reconocidas por el Estado y trabajadores aprendices del Sena.

El Contrato de aprendizaje podrá versar sobre estudiantes universitarios para los casos en que el aprendiz cumpla con actividades de 24 horas semanales en la empresa y al mismo tiempo cumpla con el desarrollo del pensum de su carrera profesional, o que curse el semestre de práctica. En todo caso la actividad del aprendiz deberá guardar relación con su formación académica.

Parágrafo 1. Para los departamentos de Amazonas, Guainía, Vichada, Vaupés, Chocó y Guaviare, como también para los departamentos fronterizos de La Guajira, Norte de Santander y Arauca, el Gobierno incluirá una partida adicional en el Presupuesto General de la Nación que transferirá con destino al reconocimiento del pago de los contratos de aprendizaje.

Parágrafo 2. Para efectos de la presente ley, se entiende como formación dual, el proceso de formación profesional integral planeado, ejecutado y evaluado de manera conjunta entre el sector privado y el Sena o la institución de educación a partir de un programa de formación acordado según las necesidades de la respectiva empresa.

Para el desarrollo de esta, la institución y la empresa deberán acordar un esquema de alternancia entre los ambientes de aprendizaje de la institución y la empresa, el cual debe ser en su totalidad planeado, ejecutado y evaluado conjuntamente con base en el programa de formación acordado, según las necesidades de la empresa.

Parágrafo 3. El tiempo correspondiente a la fase práctica o dual deberá ser certificado por la empresa y se reconocerá como experiencia laboral para el aprendiz.

Parágrafo 4. Los hogares infantiles y las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuya personería jurídica esté reconocida por el ICBF, que presten servicios de atención integral a la primera infancia en cualquier modalidad de atención reconocida dentro del municipio o distrito no serán objeto de regulación de la cuota de aprendices.

Efectos en la nómina electrónica de los pagos a aprendices Sena

Efecto en el campo tributario antes de la Ley 2466 de 2025

En razón de dicho cambio, es importante señalar que,  antes de la Ley 2466 de junio 25 de 2025, la Dian –en la respuesta a la pregunta 4.2.3.6 de su Concepto 0106 de agosto de 2022– había indicado que los pagos por “apoyos de sostenimiento” a los aprendices del Sena  no se debían incluir en el “documento de nómina electrónica” regulado por la Resolución 000013 de febrero de 2021.

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Lo anterior porque el documento de nómina electrónica solo se exige para los pagos que se originen de una “relación laboral” que pretendan ser tomados como deducibles en las declaraciones de renta del régimen ordinario o del régimen especial.

En dicho concepto la Dian dijo lo siguiente:

Así las cosas, si el sostenimiento no constituye salario, no debe regirse por las normas propias del contrato de trabajo y, en especial, del artículo 53 constitucional. Por lo cual, los pagos o abonos en cuenta correspondientes al apoyo de sostenimiento mensual efectuado por las empresas patrocinadoras a los aprendices, en razón de las actividades realizadas dentro del contrato de aprendizaje, no deberán ser soportados con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Lo anterior, toda vez que entre dichas empresas patrocinadoras y los aprendices no existe una relación laboral o legal y reglamentaria en los términos de la legislación vigente.

Efecto en el campo tributario después de la Ley 2466 de 2025

Por consiguiente, si a partir de junio 25 de 2025 los pagos a los aprendices sí empiezan a tener las mismas características de los pagos originados de una relación laboral, se hará necesario empezar a incluirlos en el “documento de nómina electrónica” para que puedan ser aceptados como deducibles en las declaraciones de renta.

Además, también se hará necesario que al final del año gravable 2025 y siguientes, al momento de elaborar los reportes de información exógena tributaria para la Dian (ver la Resolución permanente 000162 de octubre de 2023),  los pagos que se hayan realizado a los aprendices ya no se reporten en el formato 1001 sino en el formato 2276.

En el caso particular de la información exógena del año gravable 2025 lo que sucederá es que los pagos efectuados entre el primero de enero y el 24 de junio de 2025 sí quedarían reportados en el formato 1001 (y al mismo tiempo en el formato 1011 con el concepto 8249), pero los que se realicen entre el 25 de junio hasta el 31 de diciembre terminarían reportados en el formato 2276.

Así mismo, para los reportes de exógena del año gravable 2026 y siguientes ya no se necesitará seguir utilizando el concepto 8249 dentro del formato 1011.

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