Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Con la rendición de cuentas, un proceso civil, es posible obligar a una parte de un contrato o negocio a que rinda informe sobre la gestión y los frutos de un contrato o negocio. Esto también aplica para administradores y representantes legales.
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El proceso de rendición provocada de cuentas tiene por objeto específico que todo el que, conforme a la ley o al contrato, esté obligado a rendir cuentas de su gestión o administración, lo haga si espontánea o voluntariamente no ha procedido a ello.
Tal obligación se fundamenta en la cláusula contractual o cuerpo normativo que imponga esa obligación, por lo que el destinatario de las cuentas es quien está legitimado para demandar a quien debe rendirlas.
Por ejemplo, el ordenamiento jurídico impone la obligación de rendir cuentas a los secuestres, a los administradores de comunidades, a los mandatarios, a los comodatarios, a los guardadores de los incapaces o a quienes por un acto unilateral lícito como en la agencia oficiosa representan a otro, entre otros.
También hay casos en el ordenamiento jurídico, como el del administrador, en los que se debe rendir cuentas de la gestión, no periódicamente, sino al terminar el encargo (artículo 2181 del Código Civil –CC–).
La génesis de lo anterior radica en el mandato contenido en el artículo 1494 del CC, el cual enseña que:
Las obligaciones nacen, ya del concurso real de las voluntades de dos o más personas, como en los contratos o convenciones, ya de un hecho voluntario de la persona que se obliga, como en la aceptación de una herencia o legado y en todos los cuasicontratos; ya a consecuencia de un hecho que ha inferido injuria o daño a otra persona, como en los delitos; ya por disposición de la ley, como entre los padres y los hijos de familia.
El comúnmente llamado contrato de administración está reglado en el artículo 2142 del CC y consiste básicamente en la gestión de negocios realizada por una persona, que se llama mandatario, en nombre y representación de otra, que se denomina comitente o mandante.
Al respecto, ha dicho la jurisprudencia que son elementos esenciales del mandato:
Por consecuencia, es legitimado para comenzar la demanda de rendición provocada de cuentas quien, de acuerdo con la ley o con la convención, tenga derecho a exigirlas ante quien, debido a un encargo o gestión, deba rendirlas.
En concordancia con esos preceptos, la Ley 222 de 1995, que modificó el régimen de sociedades consagrado en el Código de Comercio –CCo–, regula en su artículo 45 que:
Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión. La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales.
En ese sentido, el artículo 46 del CCo consagra dicho deber una vez “terminado cada ejercicio contable.”
En adición, hay que indicar que no es necesario que el actual administrador de una empresa mercantil requiera autorización de su asamblea de accionistas para exigir a un anterior gerente, por vía judicial, la rendición de cuentas que este omitió.
También hay que destacar que es deber de todo administrador actuar con la diligencia de un buen hombre de negocios, en desarrollo de lo cual será menester que realice los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social (artículo 23 de la Ley 222 de 1995).
Para dichos efectos, existe la autorización de la asamblea de accionistas o socios al actual administrador, para que este exija a uno anterior la rendición de cuentas que difirió, aun cuando fuere por vía judicial, toda vez que la responsabilidad de aquel es importante para el desarrollo de la empresa.
Precisamente, en concordancia con ese deber, el artículo 196 del CCo regula que se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad.
En otros términos, es deber de todo representante velar por el buen funcionamiento de la compañía, lo cual no solo se logra de cara a los actos que en el futuro deberá desplegar el ente moral, sino también observando su pasado, los convenios en ejecución o que sea indispensable acometer ulteriormente para remediar situaciones en curso o mejorar el desempeño social, lo cual, naturalmente, mostrará a la asamblea de socios.
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