La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos en Colombia. Su declaración consolidada aplica especialmente cuando existen sucursales o agencias, es un tema que genera dudas frecuentes entre empresas.
A continuación, te contamos los detalles.
El artículo 367 del Estatuto Tributario establece que la finalidad de la retención en la fuente es: “…conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”.
Por otro lado, el artículo 368 del ET menciona los agentes de retención, algunos de ellos son: las personas naturales y jurídicas, entidades de derecho público, fondos, consorcios, uniones temporales, sucesiones ilíquidas y otras figuras que puedes conocer en el siguiente análisis: Retención en la fuente: todo sobre los agentes de retención.
Recordemos que La Dian expidió la Resolución 000031 de febrero 29 de 2024 con el fin de prescribir el nuevo formulario 350 para la presentación virtual de la declaración mensual de retenciones y autorretenciones en la fuente, el cual se empezó a utilizar desde agosto de 2024.
Ahora existe una diferencia cuando se habla de declaración de retención en la fuente cuando se trata de una empresa que no tiene sucursales y cuando sí las tiene. En el caso de las segundas, existe un tratamiento especial respecto al modo de reportar y presentar dicha declaración.
Al respecto, el parágrafo 2 del artículo 32 del Decreto 2623 de 2014, establece lo siguiente (los subrayados son nuestros):
Cuando el agente retenedor, incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, tengan agencias o sucursales, deberá presentar la declaración mensual de retenciones en forma consolidada, pero podrá efectuar los pagos correspondientes por agencia o sucursal en los bancos y demás entidades Autorizadas para recaudar ubicados en el territorio nacional.
Esto quiere decir que si existe un mismo NIT que opera por medio de varias sucursales, la Dian exige (salvo excepciones normativas puntuales) una única declaración mensual consolidada de las retenciones practicadas por todas las sucursales.
Respecto a las excepciones en el mismo decreto, en el parágrafo 3 del artículo 32 se lee (los subrayados son nuestros):
Cuando se trate de entidades de derecho público, diferentes de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta, se podrá presentar una declaración de retención y efectuar el pago respectivo por cada oficina retenedora.
A continuación, compartimos un breve resumen ilustrativo de cómo funciona este mecanismo:
Paso
¿Qué hacer?
Detalles específicos / elementos a verificar
1. Identificación de sucursales/agencias
Listar todas las oficinas, sucursales o agencias que dependan del mismo NIT / agente retenedor.
Verificar que no tengan NIT distinto; si lo tienen, no son sucursales para estos efectos.
2. Recopilar retenciones realizadas por cada sucursal
Consolidar todas las retenciones practicadas por concepto (renta, IVA, timbre, etc.), separadas por tipo de retención, durante el mes.
Usar sistemas contables para extraer datos: retenciones por concepto de servicios, arrendamientos, compras, dividendos, etc. Todas las sucursales deben reportar.
3. Verificar documentación soporte
Tener comprobantes de retención, certificados de retención, facturas, soportes electrónicos, etc.
Asegurar que todos los pagos objeto de retención tienen soporte. Verificar tarifas aplicadas correctamente.
4. Revisar si aplica presentación por oficina retenedora (entidades públicas no industriales/comerciales / sociedades de economía mixta)
Si eres entidad de derecho público diferente de empresa industrial o comercial del Estado o de sociedad de economía mixta, revisar si conviene declarar por oficina en vez de consolidado.
Esto aparece en el parágrafo 3 del artículo 32 del Decreto 2623 de 2014.
5. Diligenciar el formulario 350
Completar todas las casillas requeridas: datos del agente retenedor, periodo (mes / año), retenciones discriminadas por tipo de beneficiario (persona natural / jurídica), por cada concepto.
Usar la versión más reciente del instructivo del formulario 350. Hay cambios recientes que exigen separar retenciones a personas naturales vs. jurídicas, etc.
6. Consolidación de datos
Sumar los valores de retención de todas las sucursales para cada concepto, para reportarlos en el mismo formulario.
Tener un resumen interno por sucursal para verificar sumas, evitar duplicaciones o exclusiones.
7. Verificar plazos de presentación y pago
Confirmar el vencimiento según el calendario Dian para el dígito del NIT. Presentar la declaración en la fecha debida, y pagar la totalidad de la retención.
Recordar que si se presenta sin pago total, puede no tener efecto legal si no se cumplen condiciones especiales. Verificar si hay saldo a favor que pueda compensarse.
8. Pago de la retención
Realizar el pago en los bancos autorizados o medios electrónicos que la Dian tenga habilitados. Si se realiza por sucursal, asegurarse de que la imputación se registre correctamente.
Guardar comprobantes de pago, fechas, valores exactos.
9. Archivo de respaldo
Archivar soportes de retenciones, pagos, declaraciones previas, certificados.
Mantener físicos o digitales según normatividad de conservación de documentos.
10. Revisar y actualizar cambios normativos
Estar pendiente de normas / decretos / instructivos nuevos que modifiquen el formulario, tipos de tarifa, plazos o requisitos adicionales.
La Dian publica cada año posibles cambios en el formulario 350, instructivos, guías.
