Tickelia: automatización del documento soporte en los no obligados a facturar

Cuando un adquiriente realiza transacciones con un no obligado a facturar, es necesario documentar esa transacción para poder aplicar la deducción y el impuesto descontable, y reportarlo en su declaración de renta e IVA ante la Dian. A continuación, te explicamos lo que debes tener en cuenta para este procedimiento.

Desde el 1 de agosto de 2022, la Dian estableció mediante la Resolución 488 que el documento soporte debe ser electrónico para todas las adquisiciones realizadas con los no obligados a facturar. Este documento debe contener información del prestador del servicio, su NIT, y utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Dian.

Tickelia es una herramienta que automatiza íntegramente todo el proceso de gestión de gastos de la empresa. También ofrece la posibilidad de extraer rápidamente mediante tecnología OCR todos los datos necesarios de facturas y recibos de papel, para posteriormente generar de forma digital el documento soporte de los gastos con los no obligados a facturar.

El documento soporte se utiliza para verificar y documentar transacciones entre un vendedor o proveedor de servicios y un comprador, en casos donde el vendedor o proveedor no debe emitir una factura de venta. Además, respalda costos, deducciones e impuestos descontables declarados a la Dian, proporcionando trazabilidad y transparencia, útiles para fines contables, auditorías fiscales o resolución de disputas comerciales.

¿Quién debe generar el documento soporte?

Aquellos que necesiten respaldar costos, deducciones y sean responsables del impuesto de renta o IVA. Por ejemplo, si un contribuyente del régimen simple vende a un responsable de IVA, debe emitir un documento soporte para esa transacción. Para emitirlo, se debe usar un software y luego transmitir la validación a la Dian, garantizando uniformidad e intercambio fluido de información entre sistemas.

Si los documentos no se transmiten adecuadamente desde el sistema de facturación, se podría incurrir en sanciones de más de 600 millones de pesos, como dice el artículo 651 del Estatuto Tributario. Emitir documentos que no cumplan con los requisitos podría llevar a la sanción del artículo 652. Por otra parte, no emitir los documentos requeridos podría resultar en la sanción del artículo 652-1 del mismo estatuto.

La correcta gestión y emisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar es esencial para cumplir con las regulaciones tributarias en Colombia. Dada la especificidad y detalle requeridos en este documento, desde la identificación de las partes involucradas hasta la numeración consecutiva autorizada por la Dian, es evidente la complejidad que puede representar para las empresas garantizar su adecuada emisión.

En este contexto, las herramientas tecnológicas se convierten en aliadas esenciales para las empresas. Estas soluciones digitales facilitan la generación, gestión y almacenamiento de estos documentos, asegurando su conformidad con las normativas vigentes y reduciendo el riesgo de errores humanos. Además, permiten una integración más fluida con otros sistemas empresariales y garantizan una trazabilidad y transparencia en las transacciones, lo que es fundamental para auditorías y revisiones fiscales.

En resumen, la adopción de tecnologías adecuadas es crucial para que las empresas puedan navegar con eficiencia y confianza en el complejo marco tributario colombiano.