El ABC de la Factura Electrónica

  • Publicado: abril 6, 2011
  • Última Actualización: abril 6, 2011

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Muchas empresas le han dicho adiós a la montonera de papeles y le han dado la bienvenida a la Factura Electrónica. De esta manera, las compañías están obteniendo beneficios generados por la reducción de costos relacionados con el papel, el proceso administrativo y control de flujo.

Desde el segundo semestre del 2009, en Colombia se viene adoptando el sistema de facturación electrónica. Se trata de un documento tributario generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico, pero tiene un valor legal idéntico a este. El sistema lo que hace es reducir costos de operación.

El Decreto 1929 del 20 de mayo del 2007 reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario relacionado con la aplicación de la factura electrónica y el Artículo 26 de la Ley 962 de 2005 permitiendo la neutralidad tecnológica y a los empresarios expedir esta factura.

¿Qué es?

Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito.

¿Quiénes están obligados a facturar?

Persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarías tiene la obligación de facturar, y que tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador en los términos del artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 o las normas que lo modifiquen, entregándola al adquirente y conservándola para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente decreto.

Número de la Factura Electrónica

Número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización.

Para quienes están obligados

El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición, entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001: 2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

¿Y si es microempresa o pequeña empresa?

Con el fin de asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación electrónica, éste podrá optar por certificarse en la norma NTC 6001: 2008 o las normas que la sustituyan o adicionen.

Cuando se superen los parámetros establecidos para estas categorías, y el obligado opte por seguir facturando electrónicamente, deberá obtener la certificación en la norma NTC ISO-9001: 2008 o las normas que la sustituyan o adicionen.

Contenido fiscal de la factura electrónica

Deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor. La factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997.

Proceso para expedición y aceptación de facturas electrónicas

Debido a que la factura electrónica es un documento que servirá para soportar operaciones de ventas de bienes y/o servicios si las mismas eran expedidas, entregadas, aceptadas y conservadas en medios y formatos electrónicos, se tendrá que usar un proceso de facturación que garantice la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas y las notas crédito desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

El proceso tiene que contar con la Certificación de Calidad ISO 9001:2000. Además, las facturas electrónicas sólo se pueden expedir si primero el adquirente del bien o servicio está de acuerdo en aceptarlas. Por consiguiente, la Resolución 14465 ratifica que la persona natural o jurídica que desee expedir facturas electrónicas deberá comunicar a la DIAN tal intención.

Pero antes se debe haber obtenido la mencionada Certificación de Calidad. Y si va a utilizar los servicios de un tercero, este será entonces el que deba contar con la respectiva Certificación de Calidad ISO 9001:2000.

Algunas exclusiones

No hay lugar a factura electrónica cuando: Se expide factura de exportación, se expide factura en talonario o en papel y se expide factura por computador u otra forma de factura o documento equivalente, para ser generada y entregada directamente al adquirente de bienes y/o servicios que se entregan y/o consumen en el local, consultorio o establecimiento de comercio.

Sanciones

Si un obligado a facturar solo está autorizado a facturar en papel, pero no ha cumplido con entregar o enviar por correo urbano el original de cada factura emitida, en ese caso se diría que no está cumpliendo con la obligación de facturar y se expodría a las sanciones del artículo 652-1 del Estatuto Tributario, el cual remite a los artículos 657 y 658.

Hay que tener en cuenta diligenciar el siguiente documento