Asalariados no obligados a presentar declaración de renta deben conservar cinco años su formulario 220

  • Publicado: junio 18, 2012
  • Última Actualización: julio 6, 2012

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El formulario 220 cuando queda diligenciado completamente con los datos que están a cargo del trabajador, servirá para sustentar a la DIAN las razones por las cuales el asalariado no tuvo obligación de declarar, y por tal motivo será necesario conservarlo durante 5 años.

Infografía (haz click en la imagen para ampliar)

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Cuando una persona natural asalariada concluye que no queda obligada a presentar declaración de renta por un determinado año fiscal, en ese caso el formulario 220 (certificado de ingresos y retenciones laborales) que debió haberle entregado su empleador se convierte en el documento que reemplaza esa obligación. Así lo indica la norma que cada año se repite en el decreto de fin de año, donde se señalan los plazos y obligaciones fiscales para el nuevo año que estaría por empezar. Por ejemplo, en el más reciente de esos decretos (el 4907 de diciembre 26 de 2011), su artículo 39 establece lo siguiente:

“Artículo 39. Prohibición de exigir declaración de renta y complementarios a los no obligados a declarar. Ninguna entidad de derecho público o privado puede exigir la presentación o exhibición de copia de la declaración de renta y complementarios, a las personas naturales no obligadas a declarar de acuerdo con lo establecido en los artículos 592, 593, 594-1 y 594-3 del Estatuto Tributario. La declaración de dichos contribuyentes, se entenderá reemplazada con el certificado de ingresos y retenciones en el caso de los asalariados, y cuando se trate de trabajadores independientes cuyos ingresos se encuentren sometidos a retención, con el certificado de que trata el artículo 29 del Decreto 836 de 1991.”

(El subrayado es nuestro)

Es por lo anterior que el formulario 220 contiene varios espacios (renglones 47 a 64), para que sean diligenciados directamente por el asalariado. Y si los valores que allí diligencia le sirven para comprobar que sí cumple con todos los topes de ingresos brutos del año, o consumos del año, o patrimonio bruto al cierre del año, etc. mencionados en las normas de los Artículos 593 y 594-3 del E.T. y que por eso queda exonerado de presentar su declaración de renta, en ese caso ese formulario 220 será el principal sustento para probarle a la DIAN, cuando ella lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta (y por eso incluso al final lo debe firmar el mismo asalariado;  véase también nuestro editorial: “ ¿Cuáles personas naturales se convertirán en declarantes de renta año gravable 2011?”)

El formulario 220 lo deben conservar por 5 años

De acuerdo con la norma del Artículo 632 del Estatuto Tributario, si ese formulario 220 se convierte para el asalariado en su prueba de que no estaba obligado a presentar declaración de renta, tal formulario lo deberá conservar durante 5 años.

Esa norma del Artículo 632 establece actualmente lo siguiente (citamos solo la parte pertinente):

ARTICULO 632. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS. <Ver Notas del Editor> Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:

1….

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.”

Se tratan justamente de los mismos cinco años de plazo que tendría la DIAN para perseguir a un obligado a declarar que no lo haya hecho oportunamente (ver Artículos 715 y siguientes del Estatuto).

Es por lo anterior que todo asalariado (así no tenga la obligación de presentar declaración de renta), debe preocuparse por pedirle a su empleador que le entregue su formulario 220 donde queden certificados los ingresos por todo el año o la fracción de año fiscal en que haya tenido vínculo laboral. Y todo empleador debe emitirlo y entregarlo, incluso sin tener que esperar que el asalariado primero se lo venga a pedir (ver fallo del Consejo de Estado 12859 de febrero de 2003).

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